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¿Imprimir menos o imprimir mejor? Al estilo del “ser o no ser” shakespeareano muchas empresas se plantean la cuestión de impresión como un debate entre cantidad y ahorro de costes. Pero, según Gartner, este es un debate bastante miope.

Según los análisis de la esta consultora, el enfoque sobre las políticas de impresión en la empresa debe pasar por encima de la planificación clásica en función de los volúmenes de impresión actuales y tratar de centrarse en anticipar la demanda futura a partir de considerar el impacto que para su actividad van a tener las nuevas formas de trabajar. Por ejemplo, ¿se va a necesita dar soporte de impresión móvil a los trabajadores? ¿Va a ir avanzando en la “oficina sin papeles” y, en consecuencia, cuáles van a ser las implicaciones de escaneo y flujo de documentos digitales? Este tipo de preguntas pero, sobre todo, las respuestas, son las que nos indicarán cuánto y cómo deben cambiar las políticas de impresión.

Es evidente que las nuevas tendencias tecnológicas (movilidad, Big Data, Cloud, etc…) tendrán una incidencia directa en las necesidades de impresión, en el trabajo compartido y en el consumo de papel, por ejemplo. Por eso, las empresas que deseen obtener una ventaja competitiva significativa deberán optimizar sus procesos de trabajo de forma significativa.

Una de las formas de hacer frente a estos retos es la implantación de soluciones tecnológicas para la gestión documental y para la gestión de políticas de impresión o MPS (Managed Print Services) que permiten optimizar o gestionar la emisión de documentos, entender el flujo de información de la organización, disminuir costos, mejorar la eficiencia y productividad, y reducir la carga de trabajo del equipo de IT.