La importancia de controlar la información que pasa por tus multifuncionales

La importancia de controlar la información que pasa por tus multifuncionales

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¿Has pensando alguna vez los riesgos con los datos que existen, inherentes, dentro de una empresa? ¿La cantidad de personas que pueden tener acceso a información confidencial?

Anteriormente os mostramos el porqué es importante la seguridad de vuestros equipos multifuncionales por la posibilidad de ataques externos o ciberataques. Internamente las empresas manejan multitud de información sensible. Información como datos personales de clientes, contratos con proveedores, nominas de los empleados, y así hasta un sinfín de datos. Muchas veces el equipo de impresión es utilizado por un gran número de empleados. En algunos momentos, se pueden olvidar los impresos en la multifuncional.

Los equipos multifuncionales facilitan aplicaciones y soluciones de seguridad para que estos riesgos desaparezcan, pero lo más importante es la concienciación de los propios empleados, los cuales deben ser consecuentes de la sensibilidad y riesgos que puede acarrear la exposición de esos datos.

Os vamos a facilitar una serie de consejos para minimizar los riesgos dentro de tu propia empresa.

 

1º Mantén actualizados y personalizados los perfiles de los empleados que tengan que hacer uso del equipo.

Es importante que la gestión de los usuarios sea efectiva. Que cada empleado tenga una configuración propia, a la cual solo pueda acceder él. De esta forma, se evita que cualquier otro empleado tenga acceso a la información que puede contener los impresos, que están en la cola de impresión.

 2º Forma a tus empleados en todas las opciones que tiene el equipo multifuncional.

Muchas empresas tienen un equipo multifuncional con multitud de herramientas y soluciones de seguridad. Pero sus empleados las desconocen o no saben utilizarlas. Opciones como la impresión bloqueada o el control de copias hace que los riesgos de filtraciones de datos desaparezcan. Desde Ricopia tenemos cursos específicos para la formación avanzada en la utilización de los equipos, para poder obtener el máximo beneficio que aportan.

3º Formatea el disco duro del equipo multifuncional.

¿Dejarías tu ordenador abierto, sin bloquear en mitad del office de tu empresa? Pues tu equipo multifuncional es igual, debes protegerlo para evitar los riesgos. Es recomendable formatear el disco duro interno periódicamente. Así la información que ellos contienen ya no pueda ser accesible.

4º La mejor forma de cumplir la ley GDPR es blindar todos tus datos

Tus equipos te dan opciones de seguridad, para que puedas cumplir estos requisitos de la nueva ley de protección de datos. Con la nueva legislación, tienes que tener una especial atención en la forma de gestionar cualquier tipo de información. Y tu equipo multifuncional te puede dar todo el soporte que necesitas. Asesórate siempre de un experto legal para la implantación de esta nueva normativa europea.

 

Ricopia esta a tu lado para solucionarte cualquier duda que tengas, al igual que formarte para que toda las funciones que tiene tu equipo de impresión multifuncional para conseguir ser más eficientes y más seguros. Tan importante es tener bajo control los ataques a datos que puedan proceder de agentes externos, como hacerlo a nivel interno.

El alto riesgo de seguridad de no proteger los equipos de impresión

El alto riesgo de seguridad de no proteger los equipos de impresión

“La seguridad de todos los documentos que pasan por nuestros equipos multifunción es tan importante o más como que realicen las copias con alta calidad”

La falta de seguridad de las impresoras y los equipos multifunción puede poner en riesgo a las compañías y organizaciones, ya que puede convertirse en una puerta de acceso a posibles ciberatacantes. Estos equipos, a menudo son dejados de lado desde el punto de vista de la configuración de la ciberseguridad, un descuido que, en caso de detectarse vulnerabilidades, puede suponer una vía de acceso para los cibercriminales. A través de estos dispositivos un ciberdelincuente podría acceder a información confidencial como correos electrónicos, credenciales de usuarios o documentos que contengan información sensible que hayan sido previamente escaneados.

Dado el riesgo de seguridad que esto plantea, las empresas de hoy en día ya no pueden funcionar sin un sistema fundamentalmente seguro de gestión de documentos y datos. Las capacidades de las impresoras de oficina y dispositivos multifunción se han multiplicado por diez en los últimos años, y por ello ahora son responsables de una gran proporción de entrada, salida y transferencia de datos comerciales y almacenamiento. En este sentido, un dispositivo multifunción que no solicite contraseña para acceder a su portal web, permite que cualquier persona que se encuentre en la red corporativa pueda tener control de la información que contiene y tener visibilidad de todos sus documentos, como sucede con aquellos que han sido escaneados.

Tres etapas de la seguridad de tu equipo de impresión en el lugar de trabajo digital

Ante el riesgo que suponen las impresoras y los equipos multifunción que no están debidamente protegidos, es clave que los responsables de seguridad de cada organización analicen exhaustivamente todas las vías por las que se podría abusar de configuraciones no seguras sobre las capacidades que ofrecen para poder proteger adecuadamente cada entorno.

  1. Control: Los controles efectivos de datos son cruciales para mantener la confidencialidad e integridad de los mismos. Como tal, Ricopia emplea una serie de autenticación de usuario y herramientas de administración de dispositivos para controlar y asegurar datos comerciales.  Con nuestros equipos es posible configurar:

Control de copia no autorizada

Impresión bloqueada

Seguridad de captura avanzada

Controles de autenticación

Seguridad del documento físico

  1. Preservación: De acuerdo con los requisitos de los nuevos reglamentos de protección de datos, las empresas deben garantizar  la confidencialidad de la información para que no pueda ser robada o filtrada, y su integridad continua. Para lograr esto, las empresas deben restringir el acceso a documentos confidenciales. La tecnología de encriptación puede seguir y proteger los datos a lo largo de su ciclo de vida. De este modo, controlamos la información de la empresa mediante:

Cifrado de datos

Validación de firmware

Gestión de contraseñas

Restricción de acceso de usuario

Función de bloqueo del usuario

  1. Destrucción: La eliminación segura de datos es una parte esencial de cualquier defensa integral de la seguridad cibernética. Es fácil de caer en la trampa de asumir responsabilidades comerciales cuando los datos dejan una organización. Las regulaciones estipulan que la destrucción de datos debe ser un proceso integral, eliminando cualquier riesgo de robo o mal uso posterior. En Ricopia ofrecemos un servicio para eliminar datos de estas impresoras al final de su vida útil. Esto incluye información pasada por alto como la configuración de red guardada, datos del usuario, datos del disco duro. Esto puede realizarse mediante:

Sobreescritura de imagen

Servicio de limpieza al final de su vida útil

Reemplazo de disco duro y almacenamiento extraíble

Por ello es importante siempre antes de adquirir un equipo tecnológico de cualquier tipo, especialmente si es un equipo de impresión o multifuncional, atender a sus capacidades de seguridad. Es muy importante que esta característica se incluya como beneficio del equipo, y por ello en Ricopia trabajamos con los mejores productos del mercado de la mano de RICOH para garantizar a todos nuestros clientes un correcto almacenamiento y control de toda la documentación que circula por los multifuncionales de la compañía.

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Santiago Miguel Peréz cuenta con más de 20 años de experiencia gestionando la parte técnica de nuestros productos tecnológicos, además de liderar el departamento de Servicio Técnico de Ricopia desde el año 2012

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Requisitos para el GDPR: la nueva ley de protección de datos

Requisitos para el GDPR: la nueva ley de protección de datos

El 25 de mayo es la fecha marcada en el calendario de muchas empresas como tope para estar preparadas para la entrada en vigor del GDPR. Menos de 100 días para que todas las compañías de la Unión Europea estén obligadas por ley a adaptarse a las nuevas reglas del juego en cuenta a protección de datos se refiere. Es por ello que en la recta final toca acelerar este proceso interno de adaptación para evitar sorpresas una vez puesta en vigor la nueva ley. ¿Y a día de hoy cómo están de preparadas las empresas? Las cifras son alarmantes. Tan solo el 35% de las empresas españolas han adaptado ya sus procesos internos al GDPR según un estudio realizado por IDC. Del porcentaje restante el 15% de las compañías está esperando más información y el 5% no sabe cómo ni por donde comenzar.

¿Pero qué es lo que está dificultando este cambio en las compañías? Los tres principales problemas para los negocios españoles está siendo la limitación de recursos, la ausencia de presupuesto y el desconocimiento de cómo llevar a cabo el proyecto adaptación a la nueva ley. Sin embargo, hay una tecnología clave para poner fin al problema: la nube.

El cloud se plantea como la herramienta idónea para adecuarse a los requisitos del GDPR para el 80% de las compañías, especialmente en las pymes. Esta opción además de cumplir con los requerimientos del reglamento nos permitirá una adaptación más rápida y eficiente para llegar a tiempo al 25 de Mayo de forma legal y segura. Y es aquí donde Ricopia puede ayudarte, ya que a través de nuestra área de consultoría tecnológica ofrecemos el servicio de almacenamiento en la nube de la mano de nuestros partners expertos. Cuéntanos tu situación y te ayudamos a adaptarte en tiempo y fecha a la ley sin que tengas que preocuparte más.

¿Qué medidas o requisitos del GDPR son los más urgentes que cumplir?

Aunque cada compañía tiene sus particularidades en función de su actividad empresarial y, sobre todo, del manejo que hace de datos, hay algunos requerimientos de la nueva LOPD Europea que nos apremian más a todos los negocios:

  • Registro de las actividades. La obligatoriedad de llevar un registro de las actividades que se realicen dentro de la empresa con los datos que se disponen.

 

  • Portabilidad de los datos. Todas las empresas estarán obligadas a realizar la portabilidad de los datos de un servicio a otro en el caso de que el cliente lo solicite. Esto se traduce en la libertad de las personas para retirar sus datos al cancelar una suscripción o trasladarlos  a otra compañía si la nuestra deja de ser su proveedor de servicio.

 

  • Evaluaciones de impacto. Será obligatorio realizar  evaluaciones de impacto siempre que la compañía se proponga llevar a cabo algún tipo de acción que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas en cuanto a la privacidad  de sus datos (como pueden ser cuestiones ideológicas o datos referentes a la salud o la sexualidad). Para su vigilancia será imprescindible realizar una consulta previa a la Autoridad de control, que es el organismo al que el país en cuestión deberá acogerse para controlarlo.

 

  • Delegado de Protección de Datos. Todas las compañías que traten datos sensibles  deberán tener este perfil dentro de su organización: Delegado de Protección de Datos, que se encargará de supervisar el cumplimiento de lo estipulado en el GDPR.

Recuerda además que la implantación de la ley de protección de datos GDPR en tu empresa va más allá de lo puramente tecnológico, si no que aplica también a la cultura empresarial y la metodología de trabajo con datos de todos los trabajadores que los manejan. Todo con el fin último de proteger la confidencialidad y transparencia del gran volumen de información que manejas las empresas. Por ello, si estás aún en ese alto porcentaje de empresas que no ha comenzado su adaptación, contacta con nosotros para que podamos ayudarte a conseguirlo de la mejor forma posible. Recuerda que la fecha tope marcada por la Unión Europea para cumplir los requisitos del GDPR es el 25 de Mayo, por lo que no hay tiempo que perder.

12 Cosas a tener en cuenta al adquirir un equipo de impresión

12 Cosas a tener en cuenta al adquirir un equipo de impresión

Si estás inmerso en un proceso de compra o renovación del parque de impresión de tu empresa hay una serie de puntos clave que debes valorar para tomar la mejor decisión. Te contamos 12 aspectos importantes que deberás preguntarte para escoger la solución que más se adapte a tus necesidades.

Plantéate todos estos puntos para escoger el mejor equipo de impresión

¿Por qué es necesaria una solución de gestión documental para adaptarse al RGPD de la Unión Europea?

¿Por qué es necesaria una solución de gestión documental para adaptarse al RGPD de la Unión Europea?

Una solución de gestión documental puede resultarte de gran ayuda para hacer frente al nuevo panorama legal en relación a las bases de datos. Desde abril del pasado año 2016 la Unión Europea reforzó la protección de datos con la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Una férrea medida para salvaguardar la información de los ciudadanos europeos que supondrá grandes sanciones para aquellas empresas e instituciones que no la cumplan.

La mayoría de compañías son susceptibles a esta normativa, ya que afecta a todo tipo de empresas que manipulen, procesen, recopilen, almacenen u analicen datos de carácter personal. Con la aprobación del RDPD se pretende que tengan un control muy exhaustivo de toda la información para que pueda ser protegida e identificada en determinados momentos en los que sea necesario. Hasta ahora, la mayoría de negocios no eran conscientes del gran volumen de datos importantes que manejaban y por ende tampoco prestaban atención a su correcto almacenamiento. La otra gran novedad es la obligatoriedad de que las empresas permitan que las personas puedan ejercer su derecho de supresión para eliminar su información personal de las bases de datos en el momento en el que así lo deseen. Por ello, están obligabas a poner a disposición de esas personas el procedimiento para hacerlo.

Closeup of electronic circuit board with CPU microchip electronic components background

Hasta el mes de mayo de 2018 transcurre el periodo transitorio, para la puesta en marcha de manera práctica en las empresas de esta normativa. A partir de ahí, las Unión Europea podrá sancionar a aquellas compañía e instituciones que no se hayan adecuado a la ley, con multas de hasta 20 millones de euros.

Soluciones de gestión documental para una correcta gestión de datos

Para facilitar este nuevo procedimiento de almacenamiento de datos, las soluciones de gestión documental de Ricopia son una magnifica oportunidad de para poner en marcha estas medidas en tu negocio. Con un software de gestión de datos podrás gestionar automáticamente y de manera más eficaz las diferentes tareas en las que intervienen  los datos de carácter sensible. Conseguirás una mayor protección de estos así como una mayor optimización al tener más trazabilidad, lo que permitirá a tus empleados llegar a la información que necesitan de manera más rápida.

Además de cumplir con la normativa del RDPD, las soluciones de gestión documental ayudan a estructurar de una manera más precisa nuestras bases de datos, y a tener todo en formato digital, evitando las posibles pérdidas que supone almacenar esta información de manera física. También permite tener un control de quién y cómo acceden a esos datos, bloquear modificaciones, suprimir de forma automática aquellos datos que así necesitemos borrar, etc.

Recuerda que para la fecha tope marcada por la Unión Europea tendrás que tener la implantación totalmente completada en tu empresa, así que es muy recomendable que comiences el proceso de automatización de todos tus datos cuanto antes para evitar posibles sustos.

¿Sabes cómo prepararte para la normativa GDPR?

¿Sabes cómo prepararte para la normativa GDPR?
Closeup of business woman hand typing on laptop keyboard

La reforma de la ley tiene como principal objetivo asegurar los derechos de las personas, en cuanto a la protección de sus datos personales se refiere, en la era digital en la que estamos sumergidos, asegurando también, el desarrollo de la economía digital.

A tan sólo 14 meses para que entre en vigor, son muchas las organizaciones que todavía no están preparadas. Si gestionas datos de ciudadanos europeos y todavía no has tomado ninguna medida, te contamos algunos pasos recopilados por SealPath, para adaptarte a la nueva regulación de protección de datos europea:

  1. ¿Qué datos de terceros gestiona tu empresa? Deberás analizar qué datos posees y donde se almacena, algo que no ten será muy difícil porque ya tendrás el trabajo casi hecho con la LOPD. Por lo que sólo tendrás que revisar e incluir datos con email, IP…
  2. Es momento de revisar la política de privacidad. Revísala, en cada punto dónde solicites datos de usuarios. El consentimiento de la cesión de datos por parte del usuario, debe de ser libre, específico y claro.
  3. ¿Necesitas un delegado de protección de datos? Si tu empresa tiene más de 250 empleados, procesa y gestiona datos de terceros o gestiona datos de categorías especiales (raciales, étnicos, políticos…), es el momento de nombrar un delegado de protección de datos. Será el encargado de asesorar e informar a la compañía de sus obligaciones, monitorizar y analizar políticas y posibles fugas. Siempre podrás contar con el asesoramiento de una empresa externa.
  4. Tendrás que notificar pérdidas o fugas de datos. Deberás notificar la posible pérdida de datos o fugas a las autoridades superiores en un plazo de 72 horas. Las multas a las que te puedes exponer son muy cuantiosas.
  5. Implanta controles de seguimiento, gestión y protección de datos. El usuario tiene derecho a saber donde se almacenan sus datos, eliminarlos o pedir una copia digital.

Por último es importante recalcar que si los datos están encriptados de manera que no puedan leerlos ninguna persona que no esté autorizado y puedes demostrarlo, en caso de fuga no deberás notificarlo. Después de esta pequeña guía solo te queda dar el último paso, ¡ponerte al día para cumplir la nueva regulación!

Y si quieres tener la información de tu empresa más segura, en Ricopia te ofrecemos soluciones que te ayudan a ganar en seguridad.

Fuente: http://www.muycomputerpro.com

Datos recopilados por: SealPath, compañía especializada en la creación de soluciones para la protección y el control de la información confidencial.

Aplicación Ricopia para la Gestión Automatizada del SII.

Aplicación Ricopia para la Gestión Automatizada del SII.
Objects at workplace
La nueva aplicación de Ricopia para la gestión del SII, automatiza los procesos de generación y envío de los libros de registros de IVA, ayudándote en la adaptación al nuevo sistema de información del SII, que entra en vigor el próximo 1 de Julio.

¿En qué consiste?

Tiene dos componentes:

  • Una aplicación para conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT. Instalada en el servidor del cliente.
  • Una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Instalada en el servidor del cliente.

¿Cómo funciona?

¿Cómo mejorarás?

 Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso.

Seguridad. Aumento de seguridad y verificación de que tus datos se han subido.

Mayor control. Por la trazabilidad de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.

Informes. Información estadística de los datos gestionados.

 

¿Eres una de las 63.000 empresas obligadas a suministrar sus registros de facturación de forma electrónica?

¿Eres una de las 63.000 empresas obligadas a suministrar sus registros de facturación de forma electrónica?

 

Writing lecture
A partir del 1 de Julio, entre en vigor el Suministro inmediato de información (SII), es el nuevo sistema de gestión del IVA, que apoyándose en las nuevas tecnologías, permite que la información se remita de forma telemática en un breve plazo de tiempo.

A través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT), las empresas tendrán que suministrar los registros de facturación (no las facturas) de forma electrónica.

Descubre los puntos más importantes del nuevo sistema en esta infografía.

Si formas parte de este colectivo o bien quieres adherirte de forma voluntaria, en Ricopia te ayudamos con nuestra aplicación para gestión automatizada de integración al SII. No solo en la comunicación y envío de toda la información según los requerimientos, además, tendrás una sitio web que te ofrecerá en tiempo real información sobre el estado de toda la información. Los principales beneficios que obtendrás con nuestra herramienta son:

  1. Ahorro de tiempo. Gracias a la automatización de los procesos.
  2. Aumento de seguridad, en todos los datos se suben a la AEAT.
  3. Trazabilidad de todos registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Informes. Información estadística de todos los datos gestionados.
Y para que ganes en agilidad, tenemos soluciones para la optimización de procesos que harán las gestiones más eficientes, permitiéndote cumplir con los nuevos plazos establecidos por la AEAT.

Gestión y control de impresión. Un paso más en tu transformación digital

Gestión y control de impresión. Un paso más en tu transformación digital

El gran avance en tecnología,  la necesidad de las empresas de mantenerse al día en cuanto a inversión de hardware se refiere, y la dificultad de las organizaciones para controlar los gastos asociados a la impresión, son algunos de los motivos por los que la solución de gestión y control de impresión, es cada vez más demandada.

Como consecuencia de esto, se está reforzando también, la demanda de servicios de gestión documental, ambos relacionados con la transformación digital y la mejora de procesos dentro de las organizaciones.

Las organizaciones cada vez se centran más en mejorar sus flujos de información y en la eliminación y optimización de los procesos existentes, y los servicios de impresión gestionados, responden a está demanda. Valoran en invertir en soluciones que les ayude a ahorrar e invertir sus recursos de manera eficiente.

Además, la puesta en marcha de políticas de impresión, permiten importantes ahorros: la impresión a doble cara, restricciones de impresión a color por usuarios, fijación de cuotas… Esto unido a que además puedes medir y gestionar todo, con informes detallados, hace no sólo que puedas ir modificando estas políticas, sino que además puedes medir tu impacto medioambiental, lo que contribuye a garantizar un mayor respeto por el medio ambiente.

En resumen, con la impresión gestionada tendrás:

  • Un ahorro económico, gracias a las políticas de impresión que te ayudan a tener un mayor control de tu entorno de impresión.
  • Mayor productividad: se reducen los tiempos inoperativos, se simplifica la configuración…
  • Aumento de la seguridad: control en la liberación de trabajos, encriptación de datos…
  • Mejora medioambiental

La gestión y control de impresión,  beneficia  a todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño. En Ricopia te ofrecemos este tipo de soluciones, que no solo te ayudarán a ahorrar costes y a tener un mayor control, también te ayudarán a ganar en movilidad, porque podrás imprimir desde tu Smartphone o Tablet.

Fuente: http://www.revistabyte.es

Imagen: Freepik

¿Qué problemas pueden afectar al rendimiento de tus equipos de impresión?

¿Qué problemas pueden afectar al rendimiento de tus equipos de impresión?

Hay muchos factores que afectan al rendimiento de nuestros equipos de impresión, provocando problemas graves en el funcionamiento de los mismos.

A continuación, te detallamos algunos de los más comunes y que más afectan al buen estado de nuestros equipos de impresión:

  1. Equipos obsoletos. Nuestras necesidades de impresión y funcionalidad, van cambiando: número de copias, qué hacer con el documento, criterios de impresión…Además, la tecnología va cambiando y salen al mercado nuevas soluciones, que pueden ayudar a aumentar el rendimiento de nuestros equipos. Es por eso, que mantener equipos obsoletos, puede incrementar nuestros costes de manera innecesaria.
  2. Uso de consumible no originales. El uso de consumible que no sea el original del fabricante, puede provocar manchas, sacrifica la calidad de la impresión, y lo más importante, puede provocar fallos en los equipos, haciéndonos perder tiempo y dinero.
  3. Por último, una seguridad inadecuada, también nos expone a riesgos graves, no tener las reglas de impresión adecuadas y encriptación de los documentos, puede suponer: pérdidas de documentos, aumento de costes por un mal uso de los equipos, vulnerabilidad ante posibles amenazas…

Estos problemas son los que más afectan a nuestros equipos, a nuestro trabajo y a nuestro bolsillo. En Ricopia, te asesoramos para que consigas un entorno de impresión profesional, hacemos seguimiento sobre el estado y rendimiento de tu equipo, ofreciéndote siempre nuevas opciones y soluciones, para mejorar tu entorno de impresión y ayudarte a ahorrar costes en tu empresa.

Fuente: http://www.muycomputerpro.com