LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

De un tiempo a esta parte, estamos seguros que comenzaste a escuchar y leer sobre la importancia de implementar un certificado digital en la facturación de tu compañía. Pero también estamos convencidos que aún no conoces todos los beneficios que te puede aportar este certificado, sobre todo en agilidad en trámites con la administración pública. Por ello, en este artículo encontrarás las claves de trabajar con un certificado digital en tus facturas.

¿Qué es un certificado digital?

Desde hace unos años, la Administración Pública y la Agencia Tributaria (AEAT) comenzó con un proceso de actualización de sus sistemas, que ha permitido a las empresas poder comunicarse con estos entes de forma telemática.

Las ventajas para tu empresa son más que claras:

  • Optimización del tiempo para tu equipo financiero y de administración, ya que para resolver los trámites con la Administración Pública, ya no es necesario desplazarse in-situ.
  • Eficiencia en los trámites, puesto que se puede organizar mejor las gestiones sin poner en riesgo el envío de la información fuera de plazo.

Cómo conseguir el certificado digital

Seguro que conoces cuál es el proceso para conseguir este certificado, pero nunca está de más tener esta información a mano. La Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre pone a disposición diversas formas de obtener el certificado digital:

  1. Solicitud vía internet del Certificado
  2. Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro

La Facturación Electrónica en tu empresa

Hasta el momento hemos revisado cómo obtener un certificado digital, con el cual agilizar nuestros trámites con la Agencia Tributaria y otros Organismos Públicos. Pero hay muchas más gestiones que puedes digitalizar dentro de tus procesos administrativos.

Si tu volumen de facturas es alto, una muy buena solución es enviar tus facturas por correo electrónico. Pero este trámite realizado de manera convencional, tal y como hacemos el envío tradicional de mails, no es admitido por la Agencia Tributaria. Dicho de otra manera, es necesario implementar un proceso aprobado por la Administración Pública para considerar ese envío como válido.

No pienses que es un proceso complejo, sino todo lo contrario, es simplemente implementar una nueva forma de trabajo para esta área.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es exactamente te igual que la factura en papel, salvo que se envía a través de sistemas telemáticos o digitales. Desde un punto de vista estricto, la AEAT define la factura electrónica como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Para que nuestras facturas electrónicas sean completamente válidas con el Reglamento emitido por la Administración Pública, es necesario que cumplan una serie de características y campos obligatorios y comunes para todos.

Desde 2013, ya no es necesario contar con una firma digital o electrónica avanzada para el envío de las facturas, pero con el fin de evitar posibles contratiempos, desde Ricopia sí  recomendamos contar con ella. La firma electrónica o firma digital es un certificado que se implementa en tu sistema informático, mediante el cual queda verificado y validado la autenticidad de la información remitida, en este caso, una factura.

¿Qué beneficios aporta la facturación electrónica?

Gracias a la facturación electrónica, los procesos de facturación se optimizan tremendamente, ya que:

  1. La factura se envía a través de un soporte digital verificado (correo electrónico con firma digital), eliminando los procesos de impresión, plegado y envío por correos.
  2. Las facturas se entregan instantáneamente, manteniendo su validez legal.

Gracias a la facturación electrónica, te olvidarás del envío de las facturas en soporte papel por correo ordinario. La operativa se realiza de forma totalmente segura, firmando digitalmente la factura en formato PDF mediante una firma  electrónica y enviándola por e-mail a sus destinatarios.

Mediante este proceso tan ágil podrás:

  1. Tener mayor control y seguridad de los documentos enviados
  2. Eliminar archivos físicos de facturas de papel, ahorro en papel y espacio.
  3. Recuperación de información de facturas de clientes de forma rápida y sencilla.
  4. Ahorro de costes y optimación de tesorería.
  5. Reducción de los tiempos de clasificación y búsqueda.
  6. Mejora de la eficiencia.

La facturación electrónica ¿es obligatoria?

Desde enero de 2015, todas las facturas emitidas a la Administración Pública deben realizarse a través de procesos telemáticos. El principal objetivo de este sustancial cambio es evidente: tener un mayor control sobre los pagos de la Administración, agilizando a su vez el cobro a los proveedores.

Con el fin de canalizar todos estos trámites, se ha creado un único punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración. Por ejemplo, FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.

Qué otros trámites son necesarios realizar por vía telemática

El sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), es el nuevo modelo desarrollado por la Agencia Tributaria dedicado a la  gestión electrónica de los libros registro del IVA. Este sistema, obliga a la emisión y declaración electrónica, del detalle de las facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de 4 días naturales, incluidas las facturas simplificadas (tiques).

¿En qué consiste el proceso SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT?

Tal y como avanzábamos anteriormente, el SII también es conocido como ‘IVA online’ porque el objetivo de este proceso es que las empresas suministren los registros de facturación, emitida y recibida, de forma electrónica a través de su sede electrónica. Con esos datos la AEAT irá configurando, a tiempo real, los distintos Libros de Registros. Es decir, se irán configurando de forma paulatina y online los libros contables de las empresas en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿Es posible automatizar la Gestión del SII?

Desde Ricopia hemos generado una aplicación exclusiva mediante la cual se automatizan los procesos de facturación y envío de información con la administración pública. Nuestra herramienta cuenta con dos componentes:

  1. Una aplicación para conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT. Instalada en el servidor del cliente.
  2. Una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Instalada en el servidor del cliente.

Cómo funciona la Gestión Automatizada del SII

  1. Desde tu ERP se extraerá o recibirá la información de los registros necesarios
  2. La herramienta transformará la información a formato XML , tomando como obligatorios los campos definidos por la AEAT
  3. Automáticamente, la herramienta remitirá el archivo a la Agencia Tributaria
  4. Tras la validación del documento por la agencia tributaria, la herramienta procede de manera automática a archivar y clasificar la información.

Qué beneficios te aportará la Gestión Automatizada del SII

  1. Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso
  2. Aumento de seguridad y verificación de que tus datos se han subido.
  3. Mayor control. Por la trazabilidad de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Información estadística de los datos gestionados.

 

¿Te has adaptado ya a las novedades del Suministro Inmediato de Información? El plazo acaba el 20 de julio

¿Te has adaptado ya a las novedades del Suministro Inmediato de Información? El plazo acaba el 20 de julio

La nueva versión 1.1 lanzada por la Agencia Tributaria lleva en pruebas desde el mes de mayo, pero este próximo viernes 20 de julio será la única que podrás utilizar en tu empresa para cumplir con la obligación de suministro de los Libros de Registros del IVA en tiempo real. Además de algunas novedades, el nuevo SII trae de nuevo cambios en los procesos administrativos de las compañías que deben adaptarse en tiempo record si no lo han hecho ya para cumplir con la legalidad obligatoria.

Tras pasar los 12 primeros meses desde la entrada en vigor del SII, todos los contribuyentes se ven ahora en la necesidad de ajustar nuevamente sus procesos internos a los cambios introducidos por la nueva Orden Ministerial HFP/187/2018. Aunque desde el 3 de mayo han estado conviviendo en la sede electrónica ambas versiones, desde el 20 de julio solo se aceptarán como válidos únicamente mensajes bajo el encabezado correspondiente a la nueva versión 1.1. Es decir, sólo  podrás subir registros de facturas emitidas y recibidas bajo la versión anterior hasta esa fecha.

¿Cómo automatizar la gestión del SII para olvidarte de estos cambios y obligaciones?

Por ello, desde Ricopia queremos ayudarte a que este cambio no suponga un trauma en tu proceso de contabilidad, no solo informándote de las novedades a tener en cuenta, si no recomendándote automatizar este proceso de gestión de suministro del SII con una solución sencilla que te facilitará el trabajo. La mejor manera de evitar problemas y errores con algo tan sensible para tu empresa como es la presentación del IVA a Hacienda es llevando a cabo esta tarea de manera automática. Con la aplicación de la Gestión Automatizada del SII de Ricopia tendrás conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT, así como una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Todo ello instalado de forma sencilla en tu propio servidor, para evitar que tengas que depender de proveedores terceros y la información esté totalmente segura.

¿Imaginas que de forma automática pudieras preparar los documentos con el formato y los datos que la Agencia Tributaria solicita sin perder el tiempo? Esto es lo que tendrás con el software de automatización del SII de Ricopia. Sumándole que además el propio programa se encarga de extraer los datos del ERP, enviarlos a la plataforma de la AEAT, permitirte llevar el seguimiento de las validaciones de una forma cómoda y almacenar las respuestas de la AEAT para que puedas tenerlas siempre a tu disposición con un simple clic.

¿Qué beneficios disfrutaré con la gestión automatizada del SII?

Aunque son muchas las ventajas que automatizar cualquier tipo de proceso interno en una empresa supone, cuando se trata de algo que además no depende únicamente de nosotros si no que debe cumplir con la normativa estatal de la Agencia Tributaria, los beneficios son aún más importantes:

  • Ahorro de tiempo
  • Aumento de la seguridad y protección de nuestros datos contables
  • Mayor trazabilidad de nuestras facturas
  • Mayor confianza en el cumplimiento de los plazos marcados por la Agencia Tributaria
  • Ahorro de coste de personal dedicado
  • Adaptación automática a las nuevas versión del SII que AEAT pueda ir presentando

¿Cuáles son las novedades que trae consigo la versión 1.1 del SII?

Algunas de las novedades que más pueden afectar a tu compañía son:

  • En los supuestos de sucesión de entidades como consecuencia de procesos de reestructuración empresarial, se incorpora un campo identificativo del NIF de la entidad sucedida para el registro por parte de la sucesora de facturas todavía emitidas o recibidas a nombre de aquella.
  • En las liquidaciones complementarias del IVA de importación practicadas por parte de la Aduana, se añade una nueva clave de factura en el libro registro de facturas recibidas, con el fin de reflejar adecuadamente este extremo de forma separada del resto de documentos aduaneros.
  • Se añaden marcas específicas para identificar facturas simplificadas “cualificadas”, con obligación de identificar al destinatario, así como facturas completas en las que, de acuerdo con la norma, no sea obligatoria dicha identificación.
  • Un nuevo campo de texto libre denominado “referencia externa” -con el fin de poder incorporar otras referencias del documento.
  • Marcador para identificar determinados casos en los que el contribuyente no ha podido cumplir con los plazos de envío por una razón plenamente justificada.
  • Nuevo procedimiento, alternativo al ya existente, para informar sobre devoluciones del IVA en el régimen de viajeros; o, con el fin de evitar errores

En resumen, estos y el resto de cambios hacen de la gestión de los registros del IVA un proceso cada vez más complicado en las empresas. Para todas aquellas que continúan haciéndolo de forma manual, y apenas terminan ahora de adaptarse a la normativa, ya tienen en mano estos nuevos cambios que deben poner en marcha. Por ello, desde Ricopia, creemos que es el momento de poner en marcha la automatización del proceso para que no tengas que preocuparte más por el SII. ¡Contacta con nosotros y te informamos sin compromiso!