LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

De un tiempo a esta parte, estamos seguros que comenzaste a escuchar y leer sobre la importancia de implementar un certificado digital en la facturación de tu compañía. Pero también estamos convencidos que aún no conoces todos los beneficios que te puede aportar este certificado, sobre todo en agilidad en trámites con la administración pública. Por ello, en este artículo encontrarás las claves de trabajar con un certificado digital en tus facturas.

¿Qué es un certificado digital?

Desde hace unos años, la Administración Pública y la Agencia Tributaria (AEAT) comenzó con un proceso de actualización de sus sistemas, que ha permitido a las empresas poder comunicarse con estos entes de forma telemática.

Las ventajas para tu empresa son más que claras:

  • Optimización del tiempo para tu equipo financiero y de administración, ya que para resolver los trámites con la Administración Pública, ya no es necesario desplazarse in-situ.
  • Eficiencia en los trámites, puesto que se puede organizar mejor las gestiones sin poner en riesgo el envío de la información fuera de plazo.

Cómo conseguir el certificado digital

Seguro que conoces cuál es el proceso para conseguir este certificado, pero nunca está de más tener esta información a mano. La Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre pone a disposición diversas formas de obtener el certificado digital:

  1. Solicitud vía internet del Certificado
  2. Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro

La Facturación Electrónica en tu empresa

Hasta el momento hemos revisado cómo obtener un certificado digital, con el cual agilizar nuestros trámites con la Agencia Tributaria y otros Organismos Públicos. Pero hay muchas más gestiones que puedes digitalizar dentro de tus procesos administrativos.

Si tu volumen de facturas es alto, una muy buena solución es enviar tus facturas por correo electrónico. Pero este trámite realizado de manera convencional, tal y como hacemos el envío tradicional de mails, no es admitido por la Agencia Tributaria. Dicho de otra manera, es necesario implementar un proceso aprobado por la Administración Pública para considerar ese envío como válido.

No pienses que es un proceso complejo, sino todo lo contrario, es simplemente implementar una nueva forma de trabajo para esta área.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es exactamente te igual que la factura en papel, salvo que se envía a través de sistemas telemáticos o digitales. Desde un punto de vista estricto, la AEAT define la factura electrónica como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Para que nuestras facturas electrónicas sean completamente válidas con el Reglamento emitido por la Administración Pública, es necesario que cumplan una serie de características y campos obligatorios y comunes para todos.

Desde 2013, ya no es necesario contar con una firma digital o electrónica avanzada para el envío de las facturas, pero con el fin de evitar posibles contratiempos, desde Ricopia sí  recomendamos contar con ella. La firma electrónica o firma digital es un certificado que se implementa en tu sistema informático, mediante el cual queda verificado y validado la autenticidad de la información remitida, en este caso, una factura.

¿Qué beneficios aporta la facturación electrónica?

Gracias a la facturación electrónica, los procesos de facturación se optimizan tremendamente, ya que:

  1. La factura se envía a través de un soporte digital verificado (correo electrónico con firma digital), eliminando los procesos de impresión, plegado y envío por correos.
  2. Las facturas se entregan instantáneamente, manteniendo su validez legal.

Gracias a la facturación electrónica, te olvidarás del envío de las facturas en soporte papel por correo ordinario. La operativa se realiza de forma totalmente segura, firmando digitalmente la factura en formato PDF mediante una firma  electrónica y enviándola por e-mail a sus destinatarios.

Mediante este proceso tan ágil podrás:

  1. Tener mayor control y seguridad de los documentos enviados
  2. Eliminar archivos físicos de facturas de papel, ahorro en papel y espacio.
  3. Recuperación de información de facturas de clientes de forma rápida y sencilla.
  4. Ahorro de costes y optimación de tesorería.
  5. Reducción de los tiempos de clasificación y búsqueda.
  6. Mejora de la eficiencia.

La facturación electrónica ¿es obligatoria?

Desde enero de 2015, todas las facturas emitidas a la Administración Pública deben realizarse a través de procesos telemáticos. El principal objetivo de este sustancial cambio es evidente: tener un mayor control sobre los pagos de la Administración, agilizando a su vez el cobro a los proveedores.

Con el fin de canalizar todos estos trámites, se ha creado un único punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración. Por ejemplo, FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.

Qué otros trámites son necesarios realizar por vía telemática

El sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), es el nuevo modelo desarrollado por la Agencia Tributaria dedicado a la  gestión electrónica de los libros registro del IVA. Este sistema, obliga a la emisión y declaración electrónica, del detalle de las facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de 4 días naturales, incluidas las facturas simplificadas (tiques).

¿En qué consiste el proceso SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT?

Tal y como avanzábamos anteriormente, el SII también es conocido como ‘IVA online’ porque el objetivo de este proceso es que las empresas suministren los registros de facturación, emitida y recibida, de forma electrónica a través de su sede electrónica. Con esos datos la AEAT irá configurando, a tiempo real, los distintos Libros de Registros. Es decir, se irán configurando de forma paulatina y online los libros contables de las empresas en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿Es posible automatizar la Gestión del SII?

Desde Ricopia hemos generado una aplicación exclusiva mediante la cual se automatizan los procesos de facturación y envío de información con la administración pública. Nuestra herramienta cuenta con dos componentes:

  1. Una aplicación para conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT. Instalada en el servidor del cliente.
  2. Una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Instalada en el servidor del cliente.

Cómo funciona la Gestión Automatizada del SII

  1. Desde tu ERP se extraerá o recibirá la información de los registros necesarios
  2. La herramienta transformará la información a formato XML , tomando como obligatorios los campos definidos por la AEAT
  3. Automáticamente, la herramienta remitirá el archivo a la Agencia Tributaria
  4. Tras la validación del documento por la agencia tributaria, la herramienta procede de manera automática a archivar y clasificar la información.

Qué beneficios te aportará la Gestión Automatizada del SII

  1. Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso
  2. Aumento de seguridad y verificación de que tus datos se han subido.
  3. Mayor control. Por la trazabilidad de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Información estadística de los datos gestionados.

 

Requisitos para el GDPR: la nueva ley de protección de datos

Requisitos para el GDPR: la nueva ley de protección de datos

El 25 de mayo es la fecha marcada en el calendario de muchas empresas como tope para estar preparadas para la entrada en vigor del GDPR. Menos de 100 días para que todas las compañías de la Unión Europea estén obligadas por ley a adaptarse a las nuevas reglas del juego en cuenta a protección de datos se refiere. Es por ello que en la recta final toca acelerar este proceso interno de adaptación para evitar sorpresas una vez puesta en vigor la nueva ley. ¿Y a día de hoy cómo están de preparadas las empresas? Las cifras son alarmantes. Tan solo el 35% de las empresas españolas han adaptado ya sus procesos internos al GDPR según un estudio realizado por IDC. Del porcentaje restante el 15% de las compañías está esperando más información y el 5% no sabe cómo ni por donde comenzar.

¿Pero qué es lo que está dificultando este cambio en las compañías? Los tres principales problemas para los negocios españoles está siendo la limitación de recursos, la ausencia de presupuesto y el desconocimiento de cómo llevar a cabo el proyecto adaptación a la nueva ley. Sin embargo, hay una tecnología clave para poner fin al problema: la nube.

El cloud se plantea como la herramienta idónea para adecuarse a los requisitos del GDPR para el 80% de las compañías, especialmente en las pymes. Esta opción además de cumplir con los requerimientos del reglamento nos permitirá una adaptación más rápida y eficiente para llegar a tiempo al 25 de Mayo de forma legal y segura. Y es aquí donde Ricopia puede ayudarte, ya que a través de nuestra área de consultoría tecnológica ofrecemos el servicio de almacenamiento en la nube de la mano de nuestros partners expertos. Cuéntanos tu situación y te ayudamos a adaptarte en tiempo y fecha a la ley sin que tengas que preocuparte más.

¿Qué medidas o requisitos del GDPR son los más urgentes que cumplir?

Aunque cada compañía tiene sus particularidades en función de su actividad empresarial y, sobre todo, del manejo que hace de datos, hay algunos requerimientos de la nueva LOPD Europea que nos apremian más a todos los negocios:

  • Registro de las actividades. La obligatoriedad de llevar un registro de las actividades que se realicen dentro de la empresa con los datos que se disponen.

 

  • Portabilidad de los datos. Todas las empresas estarán obligadas a realizar la portabilidad de los datos de un servicio a otro en el caso de que el cliente lo solicite. Esto se traduce en la libertad de las personas para retirar sus datos al cancelar una suscripción o trasladarlos  a otra compañía si la nuestra deja de ser su proveedor de servicio.

 

  • Evaluaciones de impacto. Será obligatorio realizar  evaluaciones de impacto siempre que la compañía se proponga llevar a cabo algún tipo de acción que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas en cuanto a la privacidad  de sus datos (como pueden ser cuestiones ideológicas o datos referentes a la salud o la sexualidad). Para su vigilancia será imprescindible realizar una consulta previa a la Autoridad de control, que es el organismo al que el país en cuestión deberá acogerse para controlarlo.

 

  • Delegado de Protección de Datos. Todas las compañías que traten datos sensibles  deberán tener este perfil dentro de su organización: Delegado de Protección de Datos, que se encargará de supervisar el cumplimiento de lo estipulado en el GDPR.

Recuerda además que la implantación de la ley de protección de datos GDPR en tu empresa va más allá de lo puramente tecnológico, si no que aplica también a la cultura empresarial y la metodología de trabajo con datos de todos los trabajadores que los manejan. Todo con el fin último de proteger la confidencialidad y transparencia del gran volumen de información que manejas las empresas. Por ello, si estás aún en ese alto porcentaje de empresas que no ha comenzado su adaptación, contacta con nosotros para que podamos ayudarte a conseguirlo de la mejor forma posible. Recuerda que la fecha tope marcada por la Unión Europea para cumplir los requisitos del GDPR es el 25 de Mayo, por lo que no hay tiempo que perder.

¿Por qué necesita tu empresa automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

¿Por qué necesita tu empresa automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

A la hora de realizar el pago y la gestión de facturas de proveedores, intervienen diferentes factores que debes tener en cuenta: introducción de los datos de la factura, verificación de los datos contra albarán, aprobación, contabilización, autorización de pago, archivo. Todo este proceso realizado de forma manual, supone un coste adicional desde que se reciben las facturas, y requiere a veces, de algunos días o semanas para poder finalizarlo.

Además a todo ello, hay que sumarle que: la entrada manual de datos pueda dar lugar a errores humanos, se pueden perder descuentos comerciales por pronto pago, deterioro de la relación con los proveedores…

Introducir, en este tipo de procesos,  soluciones basadas en tecnología de: captura automática de datos, sistemas de OCR Inteligente (extracción automática de datos) y flujos de trabajo personalizados, supone un cambio importante en la cuenta de  resultados de las organizaciones.

Y además…

  • Eficiencia de procesos: Se simplifican y reducen los recursos necesarios para la gestión de facturas.
  • Optimización: evita errores humanos derivados de la transcripción manual.
  • Incremento de la seguridad: la documentación tiene formato digital, evitando su pérdida, además hay una mayor confidencialidad de los datos.
  • Control y seguimiento: podrás conocer en todo momento, en qué parte del flujo está y quién lo esta gestionando en ese momento.
  • Sencillez: Simplifica la asignación de documentos a distintas divisiones, áreas o departamentos, así como la tramitación de las aprobaciones.
  • Mejora del trato con tus proveedores, reduciendo tiempos de ejecución y automatización de distintas notificaciones.

 

¿Cómo funciona?

gestión de facturas de proveedores

 

 

¿Vas tarde con la adaptación al nuevo modelo de Gestión del IVA (SII)?

¿Vas tarde con la adaptación al nuevo modelo de Gestión del IVA (SII)?

La cuenta atrás ha empezado!

El nuevo modelo de suministro de IVA entra en vigor el próximo 1 de Julio, si formas parte del colectivo de empresas que deben adaptarse al SII, Ricopia te lo pone fácil.

Nuestra aplicación para la gestión del SII, automatiza los procesos de generación y envío de los libros de registros de IVA, ayudándote en la adaptación al nuevo modelo de gestión del IVA.

¿Cómo funciona?

¿Qué ventajas obtendrás?

  1. Ahorro de tiempo. Gracias a la automatización de los procesos.
  2. Aumento de seguridad, en todos los datos se suben a la AEAT.
  3. Trazabilidad de todos registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Informes. Información estadística de todos los datos gestionados.

Si vas tarde con el SII, no te lo pienses más, solicita información y disfruta de condiciones especiales hasta el 30 de Junio.

Porque Ricopia, llega a tiempo para ayudarte a cubrir tus necesidades!

Aplicación Ricopia para la Gestión Automatizada del SII.

Aplicación Ricopia para la Gestión Automatizada del SII.
Objects at workplace
La nueva aplicación de Ricopia para la gestión del SII, automatiza los procesos de generación y envío de los libros de registros de IVA, ayudándote en la adaptación al nuevo sistema de información del SII, que entra en vigor el próximo 1 de Julio.

¿En qué consiste?

Tiene dos componentes:

  • Una aplicación para conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT. Instalada en el servidor del cliente.
  • Una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Instalada en el servidor del cliente.

¿Cómo funciona?

¿Cómo mejorarás?

 Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso.

Seguridad. Aumento de seguridad y verificación de que tus datos se han subido.

Mayor control. Por la trazabilidad de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.

Informes. Información estadística de los datos gestionados.

 

¿Eres una de las 63.000 empresas obligadas a suministrar sus registros de facturación de forma electrónica?

¿Eres una de las 63.000 empresas obligadas a suministrar sus registros de facturación de forma electrónica?

 

Writing lecture
A partir del 1 de Julio, entre en vigor el Suministro inmediato de información (SII), es el nuevo sistema de gestión del IVA, que apoyándose en las nuevas tecnologías, permite que la información se remita de forma telemática en un breve plazo de tiempo.

A través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT), las empresas tendrán que suministrar los registros de facturación (no las facturas) de forma electrónica.

Descubre los puntos más importantes del nuevo sistema en esta infografía.

Si formas parte de este colectivo o bien quieres adherirte de forma voluntaria, en Ricopia te ayudamos con nuestra aplicación para gestión automatizada de integración al SII. No solo en la comunicación y envío de toda la información según los requerimientos, además, tendrás una sitio web que te ofrecerá en tiempo real información sobre el estado de toda la información. Los principales beneficios que obtendrás con nuestra herramienta son:

  1. Ahorro de tiempo. Gracias a la automatización de los procesos.
  2. Aumento de seguridad, en todos los datos se suben a la AEAT.
  3. Trazabilidad de todos registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Informes. Información estadística de todos los datos gestionados.
Y para que ganes en agilidad, tenemos soluciones para la optimización de procesos que harán las gestiones más eficientes, permitiéndote cumplir con los nuevos plazos establecidos por la AEAT.

¿Sabes qué es el Suministro de información de IVA (SII)?

¿Sabes qué es el Suministro de información de IVA (SII)?
Concluding contract
El denominado “IVA online” o Suministro Inmediato de Información (SII) es un procedimiento más ágil y moderno de gestión telemática u online de los libros contables.

¿Por qué ahora?

Después de 30 años funcionando correctamente, existen nuevas tecnologías, que permiten abordar este cambio.

A través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT), las empresas tendrán que suministrar los registros de facturación (no las facturas) de forma electrónica.

A partir del 1 de julio de 2017, un total de 63.000 empresas estarán obligadas a suministrar sus registros de facturación de forma electrónica.

En Ricopia te ayudamos a adaptarte al nuevo sistema de gestión del IVA, con nuestra plataforma de integración al SII. No solo te ayudamos en la comunicación y envío de toda la información según los requerimientos, además, tendrás una plataforma web que te ofrecerá en tiempo real información sobre el estado de toda la información. Y para que ganes en agilidad, tenemos soluciones para la optimización de procesos que harán las gestiones más eficientes, permitiéndote cumplir con los nuevos plazos establecidos por la AEAT.

Y para que te pongas al día sobre todo lo concerniente a la ley, el próximo 23 de Marzo te invitamos a un desayuno tecnológico, donde podrás conocer todo lo concerniente a la ley, de la mano de Sayma, empresa líder en la prestación de servicio legal y fiscal, asesoría y consultoría, y te daremos a conocer nuestra plataforma de integración al SII. No te lo pienses más y reserva tu plaza aquí.

¿Está tu empresa preparada de forma ágil y precisa para el SII?

Te informamos de los puntos más importantes en esta infografía.

Gestión y control de impresión. Un paso más en tu transformación digital

Gestión y control de impresión. Un paso más en tu transformación digital

El gran avance en tecnología,  la necesidad de las empresas de mantenerse al día en cuanto a inversión de hardware se refiere, y la dificultad de las organizaciones para controlar los gastos asociados a la impresión, son algunos de los motivos por los que la solución de gestión y control de impresión, es cada vez más demandada.

Como consecuencia de esto, se está reforzando también, la demanda de servicios de gestión documental, ambos relacionados con la transformación digital y la mejora de procesos dentro de las organizaciones.

Las organizaciones cada vez se centran más en mejorar sus flujos de información y en la eliminación y optimización de los procesos existentes, y los servicios de impresión gestionados, responden a está demanda. Valoran en invertir en soluciones que les ayude a ahorrar e invertir sus recursos de manera eficiente.

Además, la puesta en marcha de políticas de impresión, permiten importantes ahorros: la impresión a doble cara, restricciones de impresión a color por usuarios, fijación de cuotas… Esto unido a que además puedes medir y gestionar todo, con informes detallados, hace no sólo que puedas ir modificando estas políticas, sino que además puedes medir tu impacto medioambiental, lo que contribuye a garantizar un mayor respeto por el medio ambiente.

En resumen, con la impresión gestionada tendrás:

  • Un ahorro económico, gracias a las políticas de impresión que te ayudan a tener un mayor control de tu entorno de impresión.
  • Mayor productividad: se reducen los tiempos inoperativos, se simplifica la configuración…
  • Aumento de la seguridad: control en la liberación de trabajos, encriptación de datos…
  • Mejora medioambiental

La gestión y control de impresión,  beneficia  a todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño. En Ricopia te ofrecemos este tipo de soluciones, que no solo te ayudarán a ahorrar costes y a tener un mayor control, también te ayudarán a ganar en movilidad, porque podrás imprimir desde tu Smartphone o Tablet.

Fuente: http://www.revistabyte.es

Imagen: Freepik

¿Por qué necesitas automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

¿Por qué necesitas automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

El proceso de pago a un proveedor  exige determinadas tareas: la introducción de los datos de la factura,  verificación de datos contra albarán, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Este proceso  realizado de forma manual, supone un coste adicional desde el momento en el que se reciben las facturas; y requiere a veces de algunos días o semanas para poder finalizarlo.

Además la entrada manual de los datos en el sistema puede dar lugar a errores humanos, pérdida de descuentos comerciales por pronto pago, deterioro de la relación con los suministradores etc.

Introducir, en este tipo de procesos,  soluciones basadas en tecnología de: captura automática de datos, sistemas de OCR Inteligente (extracción automática de datos) y flujos de trabajo personalizados, supone un cambio importante en la cuenta de  resultados de las organizaciones:

Y con una ventaja adicional esta herramienta, está diseñada  para integrarse de forma sencilla con el ERP que tenga instalado la  empresa.

 

Firma Biométrica: seguridad, facilidad y gran aceptación

Firma Biométrica: seguridad, facilidad y gran aceptación

La firma biométrica  es un sistema  de identificación para la firma de documentos digitales, se recoge las características físicas de la firma, es decir los rasgos biométricos del firmante.

Compara las características físicas de la firma original con las subsiguientes para proceder a su validación.

Los datos biométricos capturados durante el proceso de firma son la presión del lápiz, la velocidad de escritura y la aceleración. Los dispositivos electrónicos que permiten la captura de datos biométricos y la gran aceptación de los Smarthphones y Tabletas hacen que el uso de la firma biométrica simplifique y reduzca costes de los procesos. Además permite incrementar la productividad.

Esta solución es muy apropiada para los sectores financiero, logística, seguros, sanitario o distribución.

VENTAJAS