La importancia de automatizar procesos en una empresa

La importancia de automatizar procesos en una empresa

“Automatizar un proceso que hasta entonces ha sido manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficientes en nuestro día a día en el trabajo”

En el competitivo mercado actual,  son cada vez más las empresas que optan por automatizar sus procesos, con el fin de ser más rentables y eficientes. La automatización de gestiones administrativas es la utilización de sistemas con el fin de hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.

En general, todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que siempre nos va a indicar como fluye la información dentro de la compañía. Cuando estos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y que tareas deben desarrollar dentro del proceso, así como se conoce la información que ingresa,  como se transforma y como se entrega al final de este, se habla de un sistema. Es en este momento cuando la compañía puede comenzar a plantearse la necesidad o los beneficios que le supondría automatizar.

La automatización de procesos, tiene como objetivo principal la reducción de costes mediante la integración de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma manual.

¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?

  • Reducción de costes: Mejora la carga del equipo, disminuyendo los recursos
  • Se reduce el número de errores: Evita errores humanos o de comunicación
  • Aumento significativo de la velocidad de ejecución: Reducción significativa de tiempo
  • Posibilidad de obtener informes: De forma rápida en el momento
  • Tener seguimiento: Permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento
  • Control de resultados en tiempo real: Siempre actualizado
  • Eliminación de la acumulación de papel: Con la consiguiente reducción de costes tanto de material como de impresión.

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

  • Tenemos que conocer el proceso de punta a punta.
  • Debemos medir los tiempos que estamos empleando en cada tarea.
  • Analizar que aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.
  • Apoyarnos en software y/o aplicaciones que nos faciliten el trabajo.
  • Integración de diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.

En definitiva, haciendo un buen seguimiento y análisis del proceso, y contando con la tecnología y asesoramiento adecuados, nos aseguraremos una buena gestión dentro de la empresa e impulsaremos su crecimiento. En Ricopia apostamos por la automatización de procesos con el fin de ser más eficientes en nuestras gestiones administrativas,  garantizando así un servicio de calidad para nuestros clientes. Si tu también quieres mejorar, cuenta con nosotros para ayudarte a conseguirlo de manera totalmente adapta a tus necesidades

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Paloma Durán acumula más de 20 años de experiencia en el sector, y actualmente se encuentra al frente del proceso de nueva venta de Ricopia Technologies. 

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¿Por qué necesitas automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

¿Por qué necesitas automatizar el proceso de gestión de tus facturas de proveedores?

El proceso de pago a un proveedor  exige determinadas tareas: la introducción de los datos de la factura,  verificación de datos contra albarán, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Este proceso  realizado de forma manual, supone un coste adicional desde el momento en el que se reciben las facturas; y requiere a veces de algunos días o semanas para poder finalizarlo.

Además la entrada manual de los datos en el sistema puede dar lugar a errores humanos, pérdida de descuentos comerciales por pronto pago, deterioro de la relación con los suministradores etc.

Introducir, en este tipo de procesos,  soluciones basadas en tecnología de: captura automática de datos, sistemas de OCR Inteligente (extracción automática de datos) y flujos de trabajo personalizados, supone un cambio importante en la cuenta de  resultados de las organizaciones:

Y con una ventaja adicional esta herramienta, está diseñada  para integrarse de forma sencilla con el ERP que tenga instalado la  empresa.

 

Extracción automática de datos de documentación

Extracción automática de datos de documentación

El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología utilizada para la gestión documental de las empresas. Permite la eficiencia de la transformación de diferentes tipos de documentos en información estructurada para incorporarse a los procesos de tu negocio.

Se reemplazan los procesos manuales de clasificación y entrada de datos, por la extracción de datos automáticas. Permitiendo ahorrar en costes de mano de obra, mejorar la productividad y calidad de la información y acelerando los procesos de trabajo.

Esta solución es capaz de automatizar el proceso de gestión de documentos: clasificar los documentos de forma automática (útil cuando enviamos cientos de documentos al gestor documental), etiquetar (con  metadatos ) los documentos utilizando una relación predefinida, comenzar un flujo de trabajo (workflow) de forma automática basado en las reglas de negocio de la organización, etc.

Esto constituye una disminución de tiempos en la gestión documental radicalmente superior a la conseguida por los vendedores de plataformas de software de gestión documental tradicionales. Potente herramienta para automatizar procesos impulsados por documentos de empresa. Con la tecnología  de reconocimiento de documentos se pueden clasificar, separar y extraer cualquier documento, sin importar su tipo, incluyendo:

Agiliza la gestión de tus facturas de proveedor

Agiliza la gestión de tus facturas de proveedor

Sabemos los posibles problemas con los que te enfrentas en tu día a día con la gestión de las facturas de tus proveedores, porque son los mismos con los que nos hemos encontrado nosotros, y los que nos han ido trasladando diferentes clientes. Es por ello que podemos ayudarte! Descubre como dar un paso más para mejorar la productividad de tu empresa!

Mejora la eficiencia en la gestión de facturas de proveedor

Mejora la eficiencia en la gestión de facturas de proveedor

El próximo 16 de Febrero tienes una cita! Tenemos mucho que contarte… ¿Sabes que tu empresa va a tener que comunicar el detalle de las Facturas Recibidas a la Sede Electrónica de la AEAT en un periodo de 4 días? ¿Estás preparado para ello? ¿Es tu gestión lo suficientemente ágil y precisa como para cumplir con esta ley que entra en vigor el 1 de Enero de 2017? Leer más

Managed Document Services: Optimiza la gestión de tus documentos

Managed Document Services: Optimiza la gestión de tus documentos

Sabemos lo importante que es para las empresas la mejora continua de procesos y el incremento de la eficiencia. Con el fin de ayudar en esta transformación, Ricopia ofrece la solución completa Managed Document Services “MDS”.

El enfoque de MDS se basa en comprender y mejorar el modelo de gestión de documentos, dar soporte en latransformación de dicho modelo, gobernarlo y optimizarlo de forma proactiva para generar mejora continua y convertirnos así en el socio tecnológico de nuestros clientes.

Para ayudaros a comprenderlo os presentamos una infografía con un breve resumen del proceso.

La factura electrónica ahorra 280.000 horas de trabajo

La factura electrónica ahorra 280.000 horas de trabajo

La incorporación de la facturación electrónica en las empresas está produciendo un impacto favorable en la productividad de las mismas. Según todos los estudios realizados hasta ahora, en especial el Informe de SERES, las empresas españolas han generado más de 100 millones de facturas electrónicas en 2013, lo que ha supuesto un ahorro de 550 millones de euros y más de 280.000 horas de trabajo reiterativo e improductivo para los departamentos administrativos de empresas e instituciones públicas. Sólo el ahorro en papel supone evitar la tala de más 3.000 pinos.

Aunque el tamaño de la empresa es importante, hay que destacar que las ventajas de la Factura Electrónica no son exclusivas de grandes empresas o empresas multinacionales (de hecho sólo el 12% de este tipo de empresas utiliza la e-Factura), sino que el beneficio paras las PYME’s es también indiscutible: el ahorro medio de una factura electrónica respecto a otra en papel es de 4,95 euros en la recepción y de 2,82 euros en la emisión. Son precisamente las pequeñas y medianas empresas las que más utilizan la factura electrónica, un 56,3%. En total, unas 130.000 empresas recibieron y emitieron facturas digitales en el periodo de tiempo que abarca el estudio de Seres.

El Sector Servicios, con un 56%, lidera el uso de este tipo de factura, seguido por la Industria con un 39,5%.

Por Comunidades Autónomas, las empresas radicadas en Cataluña y Madrid son las que encabezan la emisión y recepción de facturas digitales con un 15% y un 22% respectivamente. Las empresas catalanas, por ejemplo, facturan electrónicamente un 50% más que las andaluzas y un 75% más que las vascas. Lo mismo ocurre con las empresas de Madrid, que doblan o triplican el número de e-facturas con respecto de Andalucía y el País Vasco, dos comunidades que, a pesar de ello, ocupan el tercer y cuarto puesto del ranking de facturación electrónica. Castilla-La Mancha, con un 3,5%; Extremadura, con un 1,7%; La Rioja, con un 1,5% y Baleares, con un 1,2% ocupan las últimas posiciones de la tabla.

La Factura Electrónica será obligatoria entre las Administraciones y sus proveedores a partir de  enero de 2015.

 

Pequeñas trabajando como grandes

Pequeñas trabajando como grandes

La digitalización de los procesos documentales y la gestión integral del documento iguala a la PYME con las grandes empresas.

Todo los expertos coinciden en que una parte importante del valor del negocio se encuentra en los documentos o, mejor dicho, en la información contenida en documentos. Digitalizar este contenido, distribuirlo adecuadamente en un workflow y poder manejarlo de forma colaborativa mejora sin lugar a duda el proceso de toma de decisiones, la eficiencia de los procesos y, en consecuencia, la competitividad de las empresas. Tomen nota de este dato: el 84% de los directivos de las organizaciones empresariales españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%.

En este camino, el tamaño no importa. Existen soluciones en el mercado capaces de dotar a una PYME de las mejores herramientas de gestión documental cuyo coste puede oscilar entre los 5.000 y los 15.000 euros, según la complejidad de la empresa y las funcionalidades deseadas. Si la implementación de estas tecnologías digitales supone además una reducción real de costes de hasta un 20% del volumen de facturación, es evidente que el retorno de la inversión y la amortización de la inversión es muy favorable.

Por ello, la digitalización del archivo físico y la incorporación de procesos de gestión documental debería ser una prioridad para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que, paradójicamente, llevan ventaja en este campo. Su tamaño, flexibilidad y capacidad de adaptación hace que puedan detectar esta necesidad y moverse mucho más rápido que las grandes corporaciones. Se estima que casi un 60% de las PYMES españolas esperan haber digitalizado todo su archivo documental en los próximos tres años. Esta cifra se reduce al 45 % cuando hablamos de grandes empresas.

Para que estos cambios sean posibles, es crítico contar con un “partner”, un socio tecnológico, que pueda guiar el proceso de transformación hacia la gestión de los procesos documentales de forma efectiva y sin que esta evolución pueda afectar o restar tiempo a la actividad normal de la empresa.