Cada día, en cualquier oficina del mundo, los empleados utilizan los equipos de impresión en sus tareas como una herramienta más. Sin embargo, los procesos de impresión implican la producción, copia o escaneo de documentación y datos, información sensible e importante para cualquier compañía. Es aquí donde nos paramos a reflexionar sobre el punto de fuga que puede suponer un equipo de impresión en una empresa, por el que diariamente circulan datos personales, información de empresas, contabilidad, etc.
Es por ello, que desde hace años los principales fabricantes de impresoras del mundo invierten en innovar en esta materia en sus nuevos productos, como es el caso de los nuevos equipos inteligentes multifuncionales de RICOH. La seguridad y la productividad se convierten en ejes clave de estos nuevos sistemas de impresión profesionales que buscan ayudar a las empresas a automatizar la gestión de los documentos que se usan a diario. Los negocios que miran hacia el futuro necesitan impresoras multifuncionales con la más ultima tecnología, que puedan actualizarse de forma autónoma para que sus funcionalidades crezcan a la vez que tu compañía.
Los nuevos dispositivos inteligentes de RICOH continúan ofreciendo al usuario una calidad de impresión, copia, escáner y fax muy alta, a la vez que incorpora nuevas tecnologías que benefician a la compañía con un extra de seguridad, fiabilidad y eficiencia.
Todos los datos que circulan por la impresora bajo control
El 60% de las empresas de Europa y EE.UU han sufrido una filtración de información confidencial de la compañía por culpa de una impresión no segura por parte de los usuarios de los equipos. Por ello, es importante que las empresas se conciencien de la vulnerabilidad que puede suponer no tener bajo control la actividad de sus empleados con los sistemas de impresión.
Los nuevos equipos inteligentes de RICOH destacan principalmente por los grandes esfuerzos del fabricante en esta cuestión, el compromiso con la prevención de riesgos de seguridad del tejido empresarial. La seguridad pasa a ser parte protagonista de todos los procesos y herramientas con los que se trabaja en una compañía, y por qué no iba a serlo también en los procesos de impresión, copia y escáner. Para ello, Ricoh habilita el acceso seguro a los datos al mismo tiempo que garantiza que estas nuevas funciones y productos de seguridad no entorpezcan la innovación, funcionalidad o productividad que ofrecen las máquinas de la nueva gama IM/C.
Funcionalidades de seguridad los equipos multifuncionalidades RICOH
Además, otro aspecto fundamental a tener en cuenta es que esta seguridad sea permanente, es decir, proteger los datos de la empresa a lo largo de toda la vida útil del dispositivo. Para ello son varias las funcionalidades avanzadas que desde el fabricante japones proponen con los nuevos equipos inteligentes.
Por un lado encontramos soluciones como la autenticación del usuario, que impide la visualización, copia o envío de documentos confidenciales a usuarios no autorizados. De este modo, además de evitar miradas curiosas en documentación personal, puedes evitar el miedo común a que antes de llegar al equipo alguien ya haya recogido tu impresión.
También encontramos los servicios de borrado de datos del disco duro para los dispositivos una vez alcanzado el fin de su vida útil. En muchas ocasiones, cuando cambiamos de equipo o renovamos nuestras impresoras no somos conscientes de que entregamos el viejo equipo al proveedor que nos hace la retirada con toda la información de nuestra compañía en el interior del disco duro. Aunque no es una práctica habitual, si puede ser peligroso ya que no sabemos en manos de quién estamos dejando todos los datos que han circulado por la impresora durante años. Por ello, borrar los datos del disco duro es algo imprescindible hoy en día para salvaguardar la seguridad de nuestro negocio.
Una funcionalidad avanzada muy innovadora de los equipos RICOH es el sistema de Sobrescritura de datos del disco duro (DataOverwriteSecurity System, DOSS). Esta opción de los nuevos sistemas inteligentes se ha diseñado para sobrescribir las zonas del disco duro utilizadas para el procesamiento de imágenes después de cada trabajo de impresión, copia, escaneo o fax. Gracias a ella el disco duro queda liberado de ese espacio de almacenamiento que únicamente precisa de manera temporal, otorgándole más vida útil.
Otra manera de proteger los documentos confidenciales es con la función de acceso seguro Streamline NX que permite que solo los propietarios de los documentos tengan acceso a la impresión de dichos documentos.
Seguridad, sencillez e inteligencia en un único equipo de impresión
Las nuevas impresoras multifuncionales de RICOH incluyen acceso a Ricoh Smart Integration, la plataforma que permite desarrollar y usar aplicaciones instaladas en la nube desde el propio dispositivo. Gracias la conectividad cloud de la máquina, los usuarios pueden descargar e instalar en el panel de control nuevas aplicaciones, funciones y actualizaciones directamente siempre que lo necesiten. Además, Ricoh Smart Integration es también una vía de automatización y digitalización de los procesos internos de las empresas, ya que el equipo multifuncional puede conectarse a servicios en la nube externos como Google Drive, OneDrive, Office 365, Box y Dropbox. Así, permite trabajar y compartir información con total movilidad y de manera más eficiente y rentable, fomentando el trabajo en equipo en cualquier momento y lugar y a través de cualquier dispositivo.
El lanzamiento de estos dispositivos inteligentes va alineado con la estrategia de Ricoh de fomentar los puestos de trabajo digitales y sigue al reciente lanzamiento de las multifuncionales inteligentes A3 color IM C2000-6000. Los nuevos equipos incorporan el nuevo Smart Operation Panel de 10,1 pulgadas de Ricoh, un panel táctil intuitivo y rápido que permite la automatización de procesos gracias a las aplicaciones que incorpora. Además, el soporte remoto Ricoh Intelligent Support garantiza actualizar el software rápidamente y a distancia a través del panel. Así se optimiza el tiempo de los usuarios y la productividad de la empresa.
