¿Sabes cómo automatizar tus cuentas a pagar?

Automatizar el proceso de cuentas a pagar es una de las soluciones que cada vez más empresas demandan para conseguir mejorar su efectividad, un proceso que puede generar muchos problemas, entre los que destaca la falta de productividad. El estricto cumplimiento de los compromisos de pago es sin duda uno de los aspectos más valorados por los proveedores de cualquier empresa. Es por ello, que las empresas y administraciones se ven obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus proveedores, ya que cualquier factura debe ser sometida a revisión y aprobación en todas las organizaciones antes de ser pagada.

Si la gestión de las cuentas a pagar no está automatizada, supone un obstáculo que puede interrumpir la agilidad con la que se realizan algunas actividades en su organización. Todo ello debido a las grandes cantidades de tiempo que se pierden al dirigir de forma manual los procesos, los documentos, buscar autorizaciones, enlazar las facturas con sus pedidos de compra, generar apuntes en los sistemas y archivo de la documentación implicada en el procedimiento.

En Ricopia conocemos los beneficios que supone la automatización de cuentas a pagar y por eso contamos con un completo servicio que solucionará de raíz todos los problemas que un tratamiento tradicional suponen. En todas las empresas existen órdenes de compra, ya sean compras asociadas al propio negocio en si (compras de materia prima, mano de obra,…) o compras asociadas al consumo de un servicio (gastos de luz, agua,…). A continuación te explicaremos en que consiste este proceso y las ventajas que puede proporcionar a tu organización:

¿Cómo es el proceso de automatización de cuentas a pagar?

Automatizar el proceso de cuentas a pagar garantiza el poder realizar una gestión de pagos ágil y eficiente, optimizando todas las fases requeridas para este proceso. Desde el momento en el que hay una necesidad de compra, se comprueba si se requiere disponer de presupuesto asignado para la compra, se solicitan varios propuestas a proveedores, se aprueba la propuesta, se comunica al proveedor seleccionado y se recibe la compra. A continuación se valida que la mercancía o servicio recibido es el pactado, se registra la entrada en el sistema, se recibe la factura, se extraen los datos de la factura, se procede a su validación. Finalmente se produce el registro contable de aquellos importes que fueron facturados en el sistema de ERP, se puede controlar y ejecutar el pago si el sistema lo requiere.

El objetivo es lograr que todo el proceso nombrado anteriormente se realice con más eficacia y eficiencia, minimizando la intervención humana necesaria y delegando al sistema tareas que de normal son más propensas a generar error. De este modo, podrás dedicar tu tiempo y tu esfuerzo a otras tareas que realmente requieran tu talento. En un corto/medio plazo, la automatización del proceso de cuentas a pagar supone un ahorro de costes tanto humanos como de tiempo, y te permite ser mucho más eficiente y productivo, reduciendo prácticamente a cero el margen de error.

La gestión manual del proceso de cuentas a pagar, impide la pronta disponibilidad de la información relevante sobre las facturas y pagos, y  también retrasa su envío a los proveedores, afectando a la relación que se tiene con los mismos. Una mala relación con los proveedores genera una gran cantidad de consultas relacionadas con el estado de los pagos, un factor que una vez más, ralentiza los flujos de trabajo de cualquier organización. En muchas ocasiones supone un cuello de botella en muchos departamentos de administración, que mediante la automatización serían fácilmente evitables. De la misma manera, los pagos tardíos excluyen a las compañías de los descuentos por pronto pago, lo que supone un gasto adicional, que si lo extrapolamos a un flujo en el que se manejan muchas facturas, supone un alto coste para la cuenta de resultados de tu negocio.

Ventajas de automatizar el proceso de cuentas a pagar

Son muchos los beneficios de automatizar el proceso de cuentas a pagar en tu empresa. Modernizar el proceso que se utiliza para relacionarse con los proveedores ofrece las siguientes ventajas a las organizaciones:

• Proceso de planificación del efectivo de caja más efectivo
• Eliminación de pagos duplicados
• Aceleración de procesos de cierre
• Reducción de costes administrativos y operativos
• Proceso hasta un 65% más rápido
• Pagos más rápidos a los proveedores, beneficiándose con ello de los descuentos por pronto pago que estos ofrecen
• Se elimina el problema de facturas inapropiadas o perdidas
• Gestión de facturas sin órdenes de compra

Además, como valor añadido para el correcto funcionamiento de tu departamento contable, se eliminan obstáculos tradicionales en este tipo de procedimientos como las demoras, la falta de visibilidad y control sobre el proceso o la dificultad para recuperar datos de forma eficaz cuando son requeridos.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de automatizar el proceso de cuentas a pagar?

Todos estos beneficios, y muchos otros que derivan de la correcta ejecución de este proceso, son posibles gracias a las siguientes funcionalidades que vienen integradas en el sistema de automatización que desde Ricopia queremos ofrecerte:

• Reglas en el procesado de facturas
• Control de presupuestos
• Sistema de gestión controlado de excepciones
• Histórico del proceso
• Sistema de aprobación de facturas
• Pista de auditoría

¿Qué herramientas debo tener para automatizar el proceso de cuentas a pagar?

Es importante hablar de las herramientas que hacen posible la optimización del proceso que estamos comentando. Tecnologías que funcionan de forma inteligente integrándose con tu ERP para hacer funcionar correctamente la automatización de esta gestión.

Aplicación de BPM (Business Process Management)

• Creación de Workflows (flujos de trabajo)
• Gestión inteligente de documentos relacionados (albaranes, pedidos…)
• Exportación automática de datos
• Digitalización certificada de las facturas
• Conservación de facturas homologada por la AEAT
• Extracción automática de datos por OCR para identificación de información en documentos

Aplicación de OCR inteligente

• Extracción automática de datos por OCR para identificación de información en documentos
• Sin necesidad de usar plantillas
• Auto-Aprendizaje
• Eliminación de falsos positivos
• Minimiza la aparición de errores

Ahora que ya conoces todas las ventajas que puede proporcionar a tu empresa este proceso, lo interesante es que puedas ver de forma especifica cómo funciona en tu negocio. Puedes solicitarnos una demo gratuita y sin compromiso para que puedas comprobar de primera mano todas sus ventajas. Ponte en contacto con nosotros y deja que uno de nuestros consultores expertos te ayuden a ser mucho más eficiente y ganar flexibilidad en tu proceso de cuentas a pagar.