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La digitalización de los procesos documentales y la gestión integral del documento iguala a la PYME con las grandes empresas.

Todo los expertos coinciden en que una parte importante del valor del negocio se encuentra en los documentos o, mejor dicho, en la información contenida en documentos. Digitalizar este contenido, distribuirlo adecuadamente en un workflow y poder manejarlo de forma colaborativa mejora sin lugar a duda el proceso de toma de decisiones, la eficiencia de los procesos y, en consecuencia, la competitividad de las empresas. Tomen nota de este dato: el 84% de los directivos de las organizaciones empresariales españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%.

En este camino, el tamaño no importa. Existen soluciones en el mercado capaces de dotar a una PYME de las mejores herramientas de gestión documental cuyo coste puede oscilar entre los 5.000 y los 15.000 euros, según la complejidad de la empresa y las funcionalidades deseadas. Si la implementación de estas tecnologías digitales supone además una reducción real de costes de hasta un 20% del volumen de facturación, es evidente que el retorno de la inversión y la amortización de la inversión es muy favorable.

Por ello, la digitalización del archivo físico y la incorporación de procesos de gestión documental debería ser una prioridad para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que, paradójicamente, llevan ventaja en este campo. Su tamaño, flexibilidad y capacidad de adaptación hace que puedan detectar esta necesidad y moverse mucho más rápido que las grandes corporaciones. Se estima que casi un 60% de las PYMES españolas esperan haber digitalizado todo su archivo documental en los próximos tres años. Esta cifra se reduce al 45 % cuando hablamos de grandes empresas.

Para que estos cambios sean posibles, es crítico contar con un “partner”, un socio tecnológico, que pueda guiar el proceso de transformación hacia la gestión de los procesos documentales de forma efectiva y sin que esta evolución pueda afectar o restar tiempo a la actividad normal de la empresa.