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Ocho de cada 100 documentos se pierde o se clasifica erróneamente. El coste laboral del tiempo que invierte un empleado al año en buscar y archivar documentos físicos es de 7.300 €.

Todas las empresas hoy en día trabajan en un entorno digital. Basta un ordenador, una conexión a internet y un equipo multifuncional para entrar de lleno en la gestión 2.0. Las derivadas de este hecho llegan hasta el punto de cambiar las formas de trabajar, el entorno de trabajo y los estándares de por, ejemplo, medición de la productividad de los empleados.

Pero una de las consecuencias prácticas y tangibles de esta transformación digital es la radical disminución del uso de papel. Los correos llegan y se editan en equipos informáticos, los documentos físicos se escanean y se convierten en archivos pdf o word. Las facturas son en su mayor parte electrónicas. Y después de trabajar con ellos, se archivan también de forma digital. Cada vez se imprime menos o, de forma más acertada, se imprime sólo lo necesario, así que contar con una gestión documental efectiva que automatice todos estos procesos, ordenando los flujos de trabajo y repartiendo las tareas adecuadamente, mejora la productividad de la organización.

Un empleado dedica 1,8 horas de media al día a manipular documentos físicos (recibir, clasificar, ordenar, archivar…). Aún así, 8 de cada 100 documentos se pierde o se archiva erróneamente. El coste en personal de estas operaciones es de 0,20 € por minuto. El coste oculto de extravíos y pérdidas, evidentemente, no es posible calcular. Y tampoco calculamos el coste, por ejemplo, de imprimir cuatro veces un mismo documento para distribuir internamente a diferentes departamentos.

Una oficina con un PC, un equipo multifuncional con las aplicaciones y soluciones adecuadas y una conexión a internet puede hacer que todos estos procesos sean completamente automáticos con el consiguiente ahorro de tiempo y de coste.

Por esta razón la gestión documental está adquiriendo un papel protagonista y hace que convertir la gestión de documentos físicos en documentos digitales sea ya una prioridad imperiosa. Junto a ello, hay que añadir la mejora de productividad y eficiencia de las organizaciones al reducir costes. Se estima que la digitalización de los documentos supondría una reducción anual de costes operativos que oscilaría entre el 5 y el 20% del volumen de negocio. Ahí es nada.

Laptop 3d and files (done in 3d)