La gestión eficaz de los procesos de facturación para clientes o proveedores es de gran importancia. La organización de estas tareas y el control de las mismas pueden incluso llegar a ser ventajosas de cara a diferentes aspectos de la gestión del negocio.
Entre los beneficios que podemos encontrar como más obvios, están la mejora del cash flow debido a una exitosa gestión de cobros y el control de costes de compra. Aún así, existe otro beneficio si esta gestión se realiza de una manera eficiente y muchos no lo tienen ni en cuenta, pero se podría decir que es el verdaderamente más importante. ¿Sabes a cuál nos referimos? Efectivamente, la mejora de relaciones sociales entre proveedores y clientes, un lazo de confianza necesario para próximas gestiones.
A través de una búsqueda rápida en internet obtenemos estos 4 resultados sobre problemáticas a la hora de tramitar facturas.
- Retrasos a la hora de pagar facturas.
La ventaja que se obtiene sobre esta consiste en un registro visual de la entrada de todas las facturas, de modo que se puede filtrar para tramitar las facturas más antiguas primero. - Pérdida de control sobre los procesos de facturación.
Con la inserción queda un registro claro de todas y cada una de las facturas validadas por el departamento, con una búsqueda rápida a través de cualquier dato validado. - Falta de un soporte sólido para atender peticiones.
A través de los registros en el gestor documental, se puede encontrar cualquier factura que reclame el proveedor y detectar errores o validar la fecha en la que entró en nuestro sistema. - Complejidad a la hora de usar un programa para facturar.
Con Kofax los datos se extraen de un modo simple, con un formulario sencillo y cercano al usuario, facilitando con listas de proveedores, receptores, tipos de Iva y centros de coste.
¿Cómo solucionar los problemas de facturación con proveedores en dos pasos?
Con nuestro proceso para facturas de proveedores se solventan estas problemáticas y solamente consta de dos pasos:
El primero es facilitar la extracción de los datos de las facturas y hacer de una tarea difícil y laboriosa algo mucho más automático; con nuestro programa controlaremos tanto los usuarios como los proveedores e incluso podemos comprobar que los importes que el usuario introduzca sean correctos, poniendo las medidas que se considere oportuna.
Con nuestros chequeos evitaremos que algún dato recogido de forma manual sea erróneo, de modo que ninguna factura se quedará con un proveedor que no esté recogido en tu base de datos. Y conforme más facturas valides, más aprenderá nuestro programa, gracias a su motor de matching learning. De modo que algunos de tus proveedores se extraerán prácticamente sin ayuda humana.
Con nuestro proceso ya implementado en muchos clientes, podremos extraer las líneas de detalle y chequearlas contra las bases de datos, buscando los pedidos pendientes y facilitando que tu base de datos se quede organizada y completamente actualizada. Una vez finalizada la factura podremos generar un fichero que facilitará la integración con tu sistema.
El segundo paso del proceso conlleva la aprobación de facturas. Una vez validadas las facturas, es necesario que lleguen a los departamentos apropiados, hacer esto en papel conlleva un gasto de tiempo y recursos que podemos solventar. Implementando nuestro proceso, las facturas se dirigirán automáticamente a los departamentos apropiados, dónde, cualquier miembro del grupo, podrá revisarlas, aprobarlas y comentarlas, antes de continuar.
En caso de ser necesario un chequeo por parte de un supervisor, se podrá configurar un filtro por cantidades totales o proveedores, para que las revise antes de llegar a contabilidad y generar el asiento contable correspondiente.
Por último, todas las facturas quedarán registradas en un gestor documental, donde podrás encontrarlas fácilmente, consultar sus datos e incluso revisar quien la aprobó y sus comentarios, haciendo que una tarea que manualmente sería ardua y costosa sea completamente autónoma y sencilla.
