Desde el 15 de enero de 2015, todas las empresas y autónomos que sean proveedores de la Administración en cualquier de sus niveles (central, autonómico o local) están obligados a presentar sus facturas en formato electrónico siempre que el importe sea superior a 5.000 euros.
Como toda implantación de un nuevo sistema, lo normal es que se produzcan al principio dudas e incertidumbres sobre su alcance y funcionamiento. En esta información pretendemos resolver algunas de ellas.
Desktop computer screen with tax form or invoice
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La diferencia reside en que su soporte es digital y la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos. Legalmente es “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
La gestión informática y el sistema de envío permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad).
La factura electrónica se realiza en dos fases: primero se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos; y segundo: se firma electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura y se procede a su envío.
¿A qué nos obliga una Facturación Electrónica?
Las obligaciones que tiene la empresa que hace una factura electrónica son:
– Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
– Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
– Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
– Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
– Contabilizar la factura.
– Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida y que las conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional.
¿Cómo puedo implantar un sistema de facturación electrónica?
Ahora, la cuestión más relevante es saber cómo hacer en la práctica para expedir facturas electrónicas. Pues bien, la normativa indica tres vías:
- Mediante un programa informático (aplicación) que crea las facturas electrónicas, aunque hay que advertir que no vale cualquier programa ya que debe asegurarse que dicho servicio de facturación pueda crear facturas con lo requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica.
- Que sean creadas por el propio destinatario, la Administración en este caso, de la factura electrónica (autofacturación)
Sin duda nuestra recomendación es que se opte por el sistema más sencillo que le permita tener el control de todo el proceso. En este caso se trataría de incorporar a su sistema IT una solución de facturación electrónica homologada. Y si está asociada a una aplicación de gestión documental, será mucho más eficaz ya que le permitirá gestionar su facturación de forma automatizada, rápida y efectiva.
Una ventaja adicional de los sistemas de facturación electrónica es que permite reducir entre el 40% y el 80% de los gastos asociados a este proceso.
En resumen, una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Por ello, es crucial automatizar los procesos en este apartado y optar por una buena solución documental que contemple un sistema adecuado de facturación electrónica, ya que otorga a las empresas más agilidad, simplificación en la gestión, seguridad, optimización de los procesos, pero también innovación frente a los clientes y ventaja competitiva con respecto a la competencia, abriendo oportunidades al dinamizar los procesos de cobro y pago y mejorar la visibilidad para localizar los casos de morosidad olvidándose del almacenaje físico.
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