¿Sabe si alguna vez alguna persona no autorizada ha tenido acceso a información confidencial depositada en la bandeja de correo de los equipos de su empresa? ¿Cómo sabe que la información que envía por correo a una persona determinada es recibida efectivamente por esa persona?¿Y cuando imprime documentos confidenciales? ¿Puede asegurar que la información que pasa por algún equipo de impresión está realmente protegida?
La seguridad de la información es un proceso clave en las operaciones de las empresas. Y no importa si éstas son grandes o pequeñas: lo que está en juego es el valor intrínseco de las operaciones que lleva a cabo. Pequeñas empresas manejan información de altísimo valor comercial e industrial que deben proteger tanto como si fueran una multinacional. El tópico es irresistible y, en efecto, el tamaño tampoco es importante en estos casos.
Un sistema de gestión de la seguridad óptimo debe proteger la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de toda la documentación e información de la empresa. Y esto es así porque la documentación ES la empresa. Una empresa es lo que hace: lo que presupuesta, lo que factura, lo que vende, lo que informa a sus clientes y todo ello, absolutamente todo…. tiene base y soporte documental.
Los documentos son el vehículo más importante con los que se transmite la información entre las organizaciones, las instituciones y las personas. En realidad son los activos de un negocio, sin ellos las empresas e instituciones no existirían tal y como las conocemos ahora. Tienen, por tanto, un papel crucial en la vida de las empresas y otorgan a éstas una ventaja competitiva si saben usarlos y tienen una gestión óptima de los mismos, lo que incluye un aspecto muy importante: la seguridad.
Hoy en día la confidencialidad y la seguridad de la información es una preocupación constante en la vida de las empresas. No sólo por posibles amenazas externas sino también por los daños y perjuicios que puede causar a una empresa la pérdida, extravío o deterioro de documentación clave. Hablamos de facturación, de albaranes de pedido o de entrega, de nóminas, de proyectos, de presupuestos, es decir, de procesos estratégicos en cualquier organización.
Hoy en día, con el avance de la tecnología, las telecomunicaciones y con la dotación HW/SW de las empresas, los sistemas de gestión de los procesos documentales tiene que fijar su atención en la seguridad: se debe garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en cualquier momento, porque la protección de esa información significa la protección misma del modelo de negocio y de la actividad de la empresa.
Las principales funcionalidades de seguridad asociadas a gestores documentales tienen que ver con elcontrol de uso, con la seguridad de las comunicaciones y con la protección de la información. Con el control de uso podrá asignar usuarios y contraseñas y permitir el acceso a funcionalidades de control de impresión o simplemente reservar el acceso a cierta información a las personas indicadas. Con el cifrado SSL de las comunicaciones evitará que se pueda leer su información en el caso de que la envíe a personas no autorizadas o si sufre alguna intrusión en el sistema. Además la información quedará protegida con el Data Over Write Security (DOS), que permite sobre-escribir sobre los datos que han sido temporalmente almacenados en el disco duro.
Los sistemas seguros de gestión de la información también permiten una recuperación segura de la información ya que incorpora la posibilidad de indexación de los documentos para facilitar su búsqueda gracias a las funciones de lecturas de códigos de barras, indexación por contenido, OCR inteligente, etc….
En todo caso, lo más importante será siempre que el proceso de gestión de seguridad de la información sea sistemático, esté documentado y que sea implantado por una empresa de solvencia y profesionalidad garantizadas.
En Ricopia Technologies, a diferencia de lo que ocurre con la mayoría de las empresas de este sector, nuestros clientes no tienen por qué adaptarse a las funcionalidades de un software complejo y a menudo caro del que acaban utilizando sólo una pequeña parte. Todo lo contrario: es nuestro software el que se va a adaptar a las necesidades concretas y diferenciadas de cada una de las empresas con las que trabajamos.
Recuerde que la información es un valor clave para las empresas; protegerla y gestionarla correctamente es imprescindible. También en la pequeña y mediana empresa.
