La importancia de controlar la información que pasa por tus multifuncionales

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¿Has pensando alguna vez los riesgos con los datos que existen, inherentes, dentro de una empresa? ¿La cantidad de personas que pueden tener acceso a información confidencial?

Anteriormente os mostramos el porqué es importante la seguridad de vuestros equipos multifuncionales por la posibilidad de ataques externos o ciberataques. Internamente las empresas manejan multitud de información sensible. Información como datos personales de clientes, contratos con proveedores, nominas de los empleados, y así hasta un sinfín de datos. Muchas veces el equipo de impresión es utilizado por un gran número de empleados. En algunos momentos, se pueden olvidar los impresos en la multifuncional.

Los equipos multifuncionales facilitan aplicaciones y soluciones de seguridad para que estos riesgos desaparezcan, pero lo más importante es la concienciación de los propios empleados, los cuales deben ser consecuentes de la sensibilidad y riesgos que puede acarrear la exposición de esos datos.

Os vamos a facilitar una serie de consejos para minimizar los riesgos dentro de tu propia empresa.

 

1º Mantén actualizados y personalizados los perfiles de los empleados que tengan que hacer uso del equipo.

Es importante que la gestión de los usuarios sea efectiva. Que cada empleado tenga una configuración propia, a la cual solo pueda acceder él. De esta forma, se evita que cualquier otro empleado tenga acceso a la información que puede contener los impresos, que están en la cola de impresión.

 2º Forma a tus empleados en todas las opciones que tiene el equipo multifuncional.

Muchas empresas tienen un equipo multifuncional con multitud de herramientas y soluciones de seguridad. Pero sus empleados las desconocen o no saben utilizarlas. Opciones como la impresión bloqueada o el control de copias hace que los riesgos de filtraciones de datos desaparezcan. Desde Ricopia tenemos cursos específicos para la formación avanzada en la utilización de los equipos, para poder obtener el máximo beneficio que aportan.

3º Formatea el disco duro del equipo multifuncional.

¿Dejarías tu ordenador abierto, sin bloquear en mitad del office de tu empresa? Pues tu equipo multifuncional es igual, debes protegerlo para evitar los riesgos. Es recomendable formatear el disco duro interno periódicamente. Así la información que ellos contienen ya no pueda ser accesible.

4º La mejor forma de cumplir la ley GDPR es blindar todos tus datos

Tus equipos te dan opciones de seguridad, para que puedas cumplir estos requisitos de la nueva ley de protección de datos. Con la nueva legislación, tienes que tener una especial atención en la forma de gestionar cualquier tipo de información. Y tu equipo multifuncional te puede dar todo el soporte que necesitas. Asesórate siempre de un experto legal para la implantación de esta nueva normativa europea.

 

Ricopia esta a tu lado para solucionarte cualquier duda que tengas, al igual que formarte para que toda las funciones que tiene tu equipo multifuncional para conseguir ser más eficientes y más seguros. Tan importante es tener bajo control los ataques a datos que puedan proceder de agentes externos, como hacerlo a nivel interno.

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