La importancia de automatizar procesos en una empresa

“Automatizar un proceso que hasta entonces ha sido manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficientes en nuestro día a día en el trabajo”

En el competitivo mercado actual,  son cada vez más las empresas que optan por automatizar sus procesos, con el fin de ser más rentables y eficientes. La automatización de gestiones administrativas es la utilización de sistemas con el fin de hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.

En general, todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que siempre nos va a indicar como fluye la información dentro de la compañía. Cuando estos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y que tareas deben desarrollar dentro del proceso, así como se conoce la información que ingresa,  como se transforma y como se entrega al final de este, se habla de un sistema. Es en este momento cuando la compañía puede comenzar a plantearse la necesidad o los beneficios que le supondría automatizar.

La automatización de procesos, tiene como objetivo principal la reducción de costes mediante la integración de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma manual.

¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?

  • Reducción de costes: Mejora la carga del equipo, disminuyendo los recursos
  • Se reduce el número de errores: Evita errores humanos o de comunicación
  • Aumento significativo de la velocidad de ejecución: Reducción significativa de tiempo
  • Posibilidad de obtener informes: De forma rápida en el momento
  • Tener seguimiento: Permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento
  • Control de resultados en tiempo real: Siempre actualizado
  • Eliminación de la acumulación de papel: Con la consiguiente reducción de costes tanto de material como de impresión.

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

  • Tenemos que conocer el proceso de punta a punta.
  • Debemos medir los tiempos que estamos empleando en cada tarea.
  • Analizar que aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.
  • Apoyarnos en software y/o aplicaciones que nos faciliten el trabajo.
  • Integración de diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.

En definitiva, haciendo un buen seguimiento y análisis del proceso, y contando con la tecnología y asesoramiento adecuados, nos aseguraremos una buena gestión dentro de la empresa e impulsaremos su crecimiento. En Ricopia apostamos por la automatización de procesos con el fin de ser más eficientes en nuestras gestiones administrativas,  garantizando así un servicio de calidad para nuestros clientes. Si tu también quieres mejorar, cuenta con nosotros para ayudarte a conseguirlo de manera totalmente adapta a tus necesidades

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Paloma Durán acumula más de 20 años de experiencia en el sector, y actualmente se encuentra al frente del proceso de nueva venta de Ricopia Technologies. 

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