Aunque nuestra experiencia como proveedores de este tipo de servicios nos lo apuntaba año tras año, ahora el estudio realizado por IDC demuestra que en España una buena gestión documental va mucho más allá de gestionar y mover papeles: la gestión documental avanzada ayuda a las empresas a mejorar en eficiencia y reducir los costes asociados a esta tarea en cualquier organización.
Según se detalla en el informe, las compañías españolas dedican hasta el 5% del presupuesto total de TI a partidas correspondientes a impresión, desconociendo la mitad de las empresas consultadas cuáles son los costes reales aparejados. Por tanto, se hace absolutamente necesario que las empresas establezcan estrategias específicas para crear un sistema de impresión eficiente, con políticas definidas y contando con el compromiso y la participación de todos los empleados.
Además, las recomendaciones de este informe señalan que las organizaciones deben canalizar sus esfuerzos en acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio y esto pasa ineludiblemente por tener una gestión documental eficiente, siendo ésta uno de los principales objetivos de losCIO de cara a este nuevo año.
Hay que reducir, por tanto, los costes vinculados a los procesos de papel, agilizando los flujos documentales al suponer un ahorro directo la eliminación de los documentos físicos (y su almacenaje), reduciendo así notablemente los tiempos de llegada al mercado. Por ello, la digitalización es ya una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días.
