El uso y trabajo en la nube ha supuesto nuevas oportunidades en cuanto al mundo de la gestión documental, especialmente cuando en escalabilidad y asequibilidad.
El trabajo en la nube consiste en utilizar una red de servidores remotos alojados en Internet en los cuales se almacena, administra y procesa los datos de tu workflow. En vez de utilizar un servidor local o un ordenador personal.
¿Pero qué sucede si unimos la gestión documental y el trabajo en la nube? Muy simple, las empresas podrán beneficiarse de las ventajas del almacenamiento digital sin tener que crear gasto de inversión en hardware.
Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental alojada en la nube, por eso te los explicamos en el siguiente apartado.
Ventajas de la gestión documental en la nube
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él online. En este caso se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet para acceder al sistema.
El coste suele implicar una tarifa mensual, no muy elevada por usuario, la cual puede ser diferente dependiendo del proveedor. La cantidad exacta dependerá de las características y la cantidad de almacenamiento que se requiera e incluirá todas las actualizaciones y el mantenimiento.
Los principales beneficios que esto implica son:
- El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- No hay grandes costes iniciales.
- No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
- Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.
- Otra ventaja es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
Inconvenientes de la gestión documental en la nube
La desventaja principal de la gestión documental en el trabajo en la nube es que dependerás de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
Desde Ricopia te recordamos que, también debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa. Por lo tanto, es importante que se pueda integrar en otro software funcional, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
La gestión documental en la nube: Un proyecto que está creciendo y cada vez consigue más importancia en el sector laboral
La gestión del trabajo en la nube se potencia como una alternativa rentable ya que consigue descartar las inversiones en infraestructura interna, tal y como ya hemos visto. Además de reducir el tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento. Por otra parte, también se debe tener en cuenta, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube y que proporciona a la empresa flexibilidad y elasticidad.
Cuando pensamos en una oficina tradicional, lo primero que se nos viene a la cabeza son varias estanterías, cajones y mesas llenas de una gran variedad de ficheros imposibles de identificar.
Con la llegada de la digitalización, la necesidad de integrar eficazmente la información ha hecho que el uso de un gestor documental se vuelva un aspecto fundamental en el día a día de cualquier empresa.
En Ricopia Technologies contamos con múltiples soluciones de transformación digital y gestión documental que nos avalan como una de las mejores empresas del sector en el ámbito nacional. Entre ellos se encuentra nuestro principal caso de éxito en este proceso el Gestor Documental Docuware
