En esta nueva entrega queremos describir las razones por las que debes invertir en la transformación digital de tus archivos y documentos.
Seguro que no es la primera vez que escuchas o lees sobre el nuevo paradigma que supone invertir en gestión documental. La organización de archivos es indispensable para el buen funcionamiento de un negocio, y eso como empresario sabemos que lo sabes. Pero es necesario adaptarse a los nuevos tiempos, y adaptar también el modelo de negocio y de gestión del mismo.
Si aún con esto no te hemos convencido de dejarte envolver por la transformación digital, permítenos presentarte una serie de razones de peso, que conseguirán explicarte mucho mejor el por qué debes dedicar recursos económicos para sustituir los archivos físicos por su versión en digital.
Archivo físico o archivo digital
Una de las mejores formas de aprender por qué hemos de invertir tiempo y dinero en este aspecto es comparar el archivo físico con el archivo digital. Hallar la diferencia entre archivar nuestros documentos de forma tradicional frente a hacerlo de forma digital.
Bien, la diferencia principal entre estos dos modelos de gestión documental es muy simple y radica en el formato del propio documento, un archivo físico que nos muestra las 6 primeras razones:
- Es más proclive a ser robado o a que personas sin acceso autorizado a él puedan leer su contenido.
- Puede destruirse por accidentes como incendios o inundaciones sin opción a recuperarlo.
- O deteriorarse por causas como el simple paso del tiempo.
Por otro lado, el archivo o formato digital te permite:
4. Archivar una cantidad ingente de documentación sin ocupar ni el más mínimo espacio en tus oficinas, por lo que el aspecto a la hora de recibir posibles clientes en tu departamento será mucho más cuidado y profesional.
5. Facilidad de acceso a los archivos desde cualquier lugar en el tengas un dispositivo electrónico, es decir, desde tu propio smartphone.
6. Firmar electrónicamente.
Migración documental: gestión documental
En el ámbito de la productividad de nuestra empresa, es imprescindible pararse a pensar que la digitalización de la gestión documental y la organización de archivos serán un factor clave para el trabajo del personal de administración. Este modelo de trabajo no solo es más eficaz y eficiente para los trabajadores también es más económico para la compañía ya que no necesitará tanto personal de archivo y con el tiempo de productividad que ahorrarán sus profesionales, podrá utilizarlos para realizar otro tipo de tareas más rentables para el negocio.
La digitalización de archivos permite también que diferentes personas o departamentos puedan trabajar de forma colaborativa y segura sobre la misma documentación. Por ejemplo, de forma online, lo cual (conlleva las razones 7,8 y 9):
7.Agilizará los plazos de los proyectos y mejorará los resultados,
- Permitirá un análisis posterior más rápido y eficiente,
- Acortará los tiempos de realización de los proyectos,
Y como consecuencia de todo esto el pago de las facturas por los servicios prestados también será más rápido.
Mapa documental y Flujos documentales
Ya nos hemos parado a analizar las diferencias entre los formatos de los dos modelos de archivos: físico y digital y también las principales razones que explican el por qué, a día de hoy, miles de empresas han decidido ya dar este paso a la digitalización de sus archivos.
A continuación, queremos darte 3 consejos básicos que te serán muy útiles a la hora de diseñar el nuevo mapa documental y los flujos documentales digitales y que completarán las últimas 3 razones de las 12 para conseguir resultados 100%.
10. Antes de lanzarte a la piscina con este proceso de migración digital consulta con una empresa asesora experta en este tipo de servicios, que estudie tu caso concreto y te asesore de la mejor forma posible. Este paso es fundamental para asegurarte de que el proceso se lleva a cabo de la forma más adecuada para las necesidades de tu negocio.
11. Explica bien y ten siempre informado a tu equipo humano de cómo se llevará a cabo el proceso de digitalización de la gestión documental. La actitud proactiva de todos los empleados de la empresa es esencial para el éxito de este proyecto.
12. Selecciona una suite ofimática potente, pero que cuente con una curva de aprendizaje sencilla. Este consejo es clave para todas las empresas, sobre todo para las que cuentan con una plantilla senior los cuales no están familiarizados a trabajar con las nuevas tecnologías.
