Impresión y seguridad: soluciones a los riesgos más importantes

La primera impresora de alta velocidad podía imprimir 600 líneas de texto por minuto. A partir de ahí estos aparatos de copias masivas de todo tipo de documentos se convirtieron en una compra de la que ninguna empresa podía prescindir. 

La impresora es un dispositivo electrónico que permite reproducir cualquier texto, gráfico o documento almacenado en un formato electrónico, hace que esos formatos electrónicos (como el PDF) pasen a ser formatos físicos (como el papel), para ello utiliza cartuchos de tinta o tecnología láser. 

Además existen impresoras multifunción que también realizan funciones como escaneo, fax, impresión o copia y son muy útiles para cualquier negocio que quiera ahorrar tiempo, costes y a su vez ayudar al medio ambiente. 

Aunque estos aparatos son imprescindibles para cualquier empresa, debemos de tener en cuenta la seguridad de las mismas, ya que de no ser así podrían causarnos muchos problemas.

Si estos datos caen donde no tienen que caer, supone un riesgo muy alto para la empresa que tarde o temprano deberá dar explicaciones, y para su entorno. Estos son algunos de los riesgos que nuestra empresa puede correr si no cuenta con unos equipos de impresión seguros y altamente protegidos:

• Acceso a la impresora de personal no autorizado, a través de redes/fax o del panel: si dejamos que nuestra impresora sea utilizada por personal que no tiene autorización, documentos o firmas confidenciales tienen el riesgo de ser sustraídas.

• Obstrucción de los datos que se están enviando: ataques o robos de información que se producen en el envío o movimiento de documentos de una impresora a otra.

• Documentos impresos que dejamos en la bandeja de salida: estos documentos pueden terminar en manos de alguien que no tenga fines morales para los mismos.

• Control de la seguridad de la impresora: si no controlamos y ajustamos bien los parámetros de seguridad, nuestro dispositivo podría quedar expuesto a ataques externos o impresiones manipuladas con datos manipulados a su vez.

• Ataques procedentes del exterior de la empresa: ciberataques, la competencia puede aprovechar que nuestras impresoras carecen de seguridad y utilizarlas como puerto de entrada a nuestra red y a su vez a nuestros datos e información.

• Robo o alteración de información almacenada en el disco duro a través del panel.

• Controla los datos que circulan por tus impresoras y así evitarás manipulaciones: protege los dispositivos de entrada y captura de datos, su almacenamiento y su circulación por la red. Protege las copias, Identifica y autoriza a los usuarios, restringe los accesos y bloquea las impresiones, protege tus dispositivos contra. 

• Preservación y destrucción de datos: tus datos tienen que tener un dato seguro, tienes que asegurarte que los protocolos de seguridad no afectan a la productividad, funcionalidad o a la innovación de tu empresa. La mayoría de las empresas por falta de tiempo o de conciencia deja datos almacenados innecesariamente, que ya fueron utilizados en su momento y que ya no sirven, pero que contienen datos posiblemente valiosos para otras personas. Destruye los que no necesites.

• Integra y gestiona tu información en el sistema: El mejor sistema de sincronización y uso compartido de archivos no servirá de nada si la información que necesitas se encuentra en un archivador. Una solución de escaneo a la nube podrá enviar los documentos de forma inteligente directamente al servicio que desees y almacenarlos de forma segura. Escanea a la nube de forma fácil y segura con los servicios en la nube de Ricopia, y gestiona toda tu documentación con las mejores soluciones de gestión documental.

• Asegúrate de que tu impresora tenga un buen soporte: para una buena seguridad de impresión lo primero es tener una buena impresora, la cual su soporte nos asegure seguridad. 

• Evita que la información confidencial caiga en las manos equivocadas: Algunas medidas de seguridad básicas, como el cifrado de datos, la autenticación del usuario y los cajones cerrados, pueden marcar la diferencia entre un dispositivo de impresión/escaneo que puede suponer una amenaza de seguridad y otro que es un activo clave a la hora de proteger tus datos confidenciales. 

• Refuerza la seguridad de los datos: Cuando hayas identificado el quién, el qué, el cómo y el porqué de los datos personales que almacena y procesa tu empresa, fortalecer la seguridad de estos datos es esencial para el cumplimiento del GDPR. Con los niveles más elevados de certificación industrial, los productos multifuncionales de Ricoh integran funciones de seguridad diseñadas para proteger tus datos.

• Conciencia y forma a tus empleados: si la plantilla de nuestra empresa no sabe del tema, es normal que ocurran fallos y surjan grietas en la seguridad de nuestra impresión. El 32% de los incidentes de seguridad de impresión estaban relacionados con equivocaciones de los usuarios. En Ricopia ofrecemos un servicio de formación incluido con la puesta en marcha del equipo multifunción.

• Imprime sólo cuando lo necesites: A pesar de la comodidad y la flexibilidad que ofrecen los archivos digitales, siempre hay tiempo y lugar para las copias impresas. Asegúrate de que la información correcta caiga siempre en las manos adecuadas.

• Organiza tus registros (digitales) para la llegada del GDPR y tómatelo como una oportunidad: Los registros en papel pueden suponer un riesgo para tu empresa, y no solo desde el punto de vista de la seguridad. Esto podría complicar los problemas relacionados con el cumplimiento, y sufrir la pérdida de registros de clientes importantes puede llegar a ser tan perjudicial como el robo de los mismos. Si sabe con exactitud dónde están los registros, estos estarán más seguros y podrás acceder a ellos con mayor facilidad cuando los necesites. Descubre cómo los servicios de consultoría de Ricoh pueden ayudarte a digitalizar, organizar y proteger tus documentos. Pregúntanos cómo podemos facilitarte el proceso de cumplimiento normativo y de seguridad de la información.

Una vez vistos los riesgos y cómo podemos solventarlos, ahora veremos los múltiples beneficios que tu empresa pasará a tener a raíz de obtener una de estas impresoras multifunción, siempre y cuando la obtenga mirando por la seguridad de la misma.

Las ventajas que supone para cualquier empresa poseer estos aparatos tan multifuncionales son muchas, pero entre otras: 

• Seguridad: estas impresoras llevan integrado un programa de impresión bloqueada sin los datos de acceso, soluciones seguras de escaneo y una copia de todos los datos de una forma segura.
• Comodidad: el ahorro de tiempo para tu negocio es infinito, tanto como las opciones que tienes con estos dispositivos multifuncionales (fax, escaneo, impresión…).
• Ahorro de energía: pueden hacer miles de copias a una velocidad increíble, además de varias funciones prácticamente paralelas, por lo que te ahorrarás el tener otro equipo conectado a la luz. Además, tienen un modo de ‘suspensión’ con el que no consumirás energía innecesaria.
• Conexión: puedes conectar unos equipos con otros compatibilizándolos via bluetooth o WiFi para poder imprimir remotamente, desde cualquier dispositivo como por ejemplo un móvil o una tablet.
• Ahorro de espacio: puedes ahorrarte tener varios dispositivos que sólo cumplan una función, sustituyéndolos por estas impresoras multifuncionales.
• Inversión rentable: un aparato multifuncional supone menos dinero que el precio total de todos los aparatos por separado que cumplirían con estas funciones.

Aunque ya hemos visto los beneficios que supone para un negocio tener estos aparatos en su equipo, lo que muchos no saben es que también pueden suponer ciertos riesgos para nuestra empresa si el equipo o la empresa fabricante no es de total fiabilidad. En este sentido, Ricopia ofrece sólo impresoras RICOH, fabricante líder en la producción de equipos multifuncionales, con calidad y seguridad 100% garantizadas. 

La seguridad de tus datos y documentos no volverá a ser una preocupación.