Importancia de un sistema de gestión documental en sanidad

El objetivo principal de implementar un administrador de archivos en cualquier centro médico es mejorar la atención brindada a sus pacientes. Ya sea que se trate de un gran hospital, clínica o centro médico, mejorar el acceso a los documentos puede simplificar el trabajo del personal médico.

Entonces, ¿es conveniente comprar un gestor de documentos específico para el departamento? ¿Qué funciones pueden resultar interesantes para el centro?

En instituciones médicas, miles de pacientes son atendidos cada día, cada uno con circunstancias particulares. Ante tal magnitud de información y procesos diferentes es imprescindible contar con un gestor documental automatizado y eficiente, que permita a los centros de salud, las farmacias a dar la mejor cobertura a sus afiliados en términos de tiempo, atención y calidad.

En un centro médico, cuándo entra un paciente, automáticamente, se genera una serie de documentación: los datos personales del paciente, así cómo su historial previo y el motivo de la visita actual, con las correspondientes pruebas y resultados que también deben estar documentados. Si multiplicamos por los cientos de pacientes que pueden ser hospitalizados en un gran hospital cada día, la cantidad de expedientes sólo aumentará. Un programa de gestión de documentos puede ayudar a realizar un seguimiento de todos estos documentos

Tener un buen sistema de gestión documental, específica para el sector salud, es imprescindible, no solo por la confidencialidad, sino porque al tener toda la información de un paciente en un mismo sitio, un médico puede ver rápidamente el historial clínico de un paciente y, quizás, vincular esa dolencia aparentemente aislada, con alguna afección pasada, por lo que el diagnóstico será el acertado y podría evitar al paciente, un sinfín de pruebas nuevas.

El sector de la salud se enfrenta a tres retos principales relacionados con la gestión de los documentos generados a diario:

Todos los documentos relacionados con el centro deben guardarse adecuadamente, pero se debe prestar especial atención al historial del paciente. La información contenida en él es particularmente sensible y debe mantenerse confidencial. Por tanto, es fundamental contar con un sistema seguro, porque se debe mantener en todo momento la máxima confidencialidad de los datos del paciente. Pero cuando se trata de seguridad, generalmente se pasa por alto un aspecto. La rapidez de la colaboración entre médicos de diferentes carreras o de diferentes centros también es importante para los pacientes. No para proteger la privacidad de sus datos, sino para proteger su salud e incluso salvar vidas en situaciones críticas.

La comunicación entre empleados por correo electrónico también puede comprometer la seguridad de la información. Puede adjuntar documentos sensibles o confidenciales, o hablar directamente sobre pacientes específicos. Puede confiar en la seguridad de su proveedor de correo electrónico, pero el destinatario puede no ser tan confiable. 

Hay muchos médicos que monitorean a un paciente, pero los registros del paciente deben actualizarse cuando el equipo consulta con el paciente. La tecnología ha obligado a los médicos a perder el tiempo. Es como esperar durante días los resultados de las pruebas, pero la recopilación de datos aún está en curso.

Es más fácil si todos los documentos relacionados con el paciente, independientemente de su origen, se incorporan en un solo programa. Estarán disponibles para consulta por parte de los autorizados. Los empleados, generalmente aquellos que trabajan a tiempo parcial en el centro, son abordados por la ética del trabajo en una variedad de situaciones.

De esta manera, respondieron preguntas rápidamente y dedicaron tiempo a actividades significativas. Pedir sugerencias sobre libros y documentación mejorados y no actualizados puede generar errores en el proceso de implementación.

También se pueden incluir en el gestor documental las últimas investigaciones médicas o la legislación que regula la actividad del personal que trabaja en el hospital o incluso toda la documentación legal de los propios medicamentos . Aquí entra en juego la gestión del conocimiento de los empleados del hospital. Cuando se facilita el acceso a la información que puede ser relevante para cada uno de los médicos, farmaceúticos o los propios trabajadores de los departamentos de logística, es más probable que lean la documentación que si la tienen que buscar por sí mismos.

Dependiendo de la función que desarrollan en su puesto, podrían recibir notificaciones sobre su área o sobre su tarea. Por ejemplo, los cardiólogos podrían recibir notificaciones sobre las últimas investigaciones y novedades de su especialidad, o el personal de limpieza podría conocer el cambio en un protocolo de actuación para la utilización de un producto concreto.

Debido a la gran cantidad de documentos que se encuentran en los archivos de los centros de salud, es necesario emplear mucho personal para su administración. La digitalización de los archivos sería el primer paso para facilitar su tarea. Si posteriormente estos documentos escaneados se incluyen en un administrador de documentos, el flujo de trabajo se simplificará. Y la cantidad de trabajo administrativo requerido será menor, lo que permitirá a los empleados participar en una tarea más grande. A medio plazo, esto representa una reducción significativa.

Un sistema de gestión documental ayuda a lidiar con los obstáculos que se puedan ocasionar. También ayuda a los centros sanitarios, farmacéutico, dentistas, fabricantes de medicamentos a organizar y automatizar los procesos de documentación. En Ricopia somos expertos en la Transformación Digital y la gestión documental.