La gestión documental es fundamental en un mundo que continuamente está transformándose digitalmente. Ya que en los últimos años estamos viendo que son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en papel.
Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un caos generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas.
Es cierto, que hay organizaciones que todavía no tienen un sistema de gestión documental y aunque seguiremos unos años con una gestión mixta de la documentación. Pero también, hay sectores que necesitan una gestión avanzada. Aquí os dejamos 3 sectores que necesitan una gestión avanzada.
Gestión Documental en el Sector Sanitario
El objetivo primordial de la implantación de un gestor documental avanzado en cualquier centro sanitario es la mejora de la atención prestada a sus pacientes. Da igual que sea una clínica, un centro de salud o un gran hospital, la mejora del acceso a la documentación es fundamental para poder agilizar el trabajo del personal sanitario.
La gestión documental en el sector sanitario ayuda al sector en cuatro retos que se generan diariamente:
1. Seguridad de la información
Todos los documentos relativos al centro se mantienen seguros. Los historiales de los pacientes tienen información especialmente sensible y debe ser confidencial. Además, ayuda con la rapidez en la colaboración con médicos de otros centros o especialidades.
2. Gran volumen de documentos
La gran cantidad de documentos que se llegan a acumulan en los archivos de los centros sanitarios, necesitan emplear mucho personal para su administración. Al digitalizar los archivos el flujo de trabajo se agiliza. Además, la cantidad de trabajo administrativo es menor y supone a medio plazo una reducción considerable de los costes.
3. Documentación actualizada
Los datos de pacientes tienen que estar al día cuando el médico necesita consultarlos, incluso si hay varios especialistas haciendo un seguimiento del mismo paciente. Un sistema desactualizado obliga al médico a perder tiempo y esperar a que lleguen los resultados de unas pruebas que alomejor, ya estaban listas desde hace días, pero cuya documentación aún está en proceso. Al disponer de todos los documentos relacionados en un mismo programa, es todo más sencillo.
También, puedes incluir en el gestor documental la legislación que regula la actividad del personal que trabaja en el hospital. Aquí entra en juego la gestión del conocimiento de los empleados del hospital. Cuando se facilita el acceso a la información que puede ser relevante para cada uno de los trabajadores, es más probable que lean la documentación que si la tienen que buscar por sí mismos.
4. Aumento de la productividad
Cuando el paciente entra en la consulta, el médico debería poder ver su historial clínico completo lo más rápidamente posible. Y la cantidad de pacientes que un médico ve al día es muy alta, especialmente en el sector público, y manejar documentos físicos ralentiza el trabajo.
Disponer del documento que se necesita en cualquier ordenador o dispositivo portátil del centro, sin tener que desplazarse para buscarlo, ahorra tiempo. Gracias a ello el tiempo de consulta se puede dedicar al paciente, no a encontrar y descifrar documentos.
Gestión Documental en el Sector de Transporte y Logística
Una empresa que se dedica a la logística recibe cientos de documentos al día y la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental en el sector logístico facilita su trabajo.
1. Usar dispositivos móviles
La solución principal es entregar a los transportistas un dispositivo móvil, como puede ser un móvil o una tablet. Gracias a él, el repartidor podría hacer una captura del albarán firmado por el cliente una vez se ha realizado una entrega.
Ya que suelen llevar manuales para firmar entregas, horarios de llegada y salida, así como lo que se envía, a dónde y a qué hora. Al realizar esa fotografía se envía de manera automática al gestor documental, quedando disponible para el personal de administración.
2. Albarán electrónico
Un sistema de gestión documental también facilita la administración del ciclo de vida de los documentos de la empresa, especialmente de albaranes y facturas. No sólo quedarían disponibles para todos los usuarios con acceso al sistema, sino que además se da la posibilidad de ver en qué fase del proceso se encuentran.
Si un documento necesita ser revisado y aprobado por varias personas en distintos departamentos, te facilita el seguimiento del proceso. Con esto se evita hacer copias para cada uno de los departamentos, ya que todo el mundo trabaja consultando el mismo documento en la red.
3. Seguridad
La digitalización no sólo evita que otras personas puedan acceder a la información, también se evita que en caso de que ocurra un accidente, como un incendio o inundación, esos documentos resulten dañados o destruidos.
Una vez los albaranes y las facturas se han digitalizado, los administrativos deberían realizar una clasificación de los documentos o automatizar dicho proceso.
Gestión Documental en el Sector Industrial y Productivo
Las empresas de manufacturas este tipo de empresas tienden a centrarse más en el proceso de producción y dejan de lado la protección de la documentación crucial.
La producción de bienes debe alinearse con las necesidades y demandas de los clientes. Dicho esto, es vital encontrar el enfoque más rentable para recopilar datos del cliente y garantizar que lo que se fabrica satisface al consumidor. Además, si la información confidencial del cliente es robada o expuesta a desastres, la organización podría incurrir en pérdidas.
Un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos ayuda a prevenir tales circunstancias. También ayuda a las empresas fabricantes a organizar y automatizar los procesos de documentación.
En Ricopia somos expertos en la gestión documental y llevamos más de 30 años ayudando a todo tipo de empresas en su proceso de digitalización.
