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Los actuales equipos multifuncionales incorporan una serie de aplicaciones que le permiten hacer frente de forma sencilla y ordenada a cualquier necesidad de la gestión del personal.

La vieja fotocopiadora ya no es lo que era. Los modernos equipos multifuncionales, además de imprimir, son capaces de convertirse en herramientas muy potentes que nos ayudan a gestionar nuestra empresa. Una de las aplicaciones menos conocida es la que tiene que ver con la gestión de personal.

Todo el proceso de gestión de recursos humanos tiene una fuerte base documental: se envían, se leen y se archivan curriculums; se firman, se dan de alta, se modifican y se archivan contratos; se elaboran y se distribuyen nóminas; se piden y conceden vacaciones, días libres, etc…. Todo ello necesita además de la aplicación de un “worflow” o flujo de trabajo que mueve de forma automática y segura la información de un departamento a otro: de personal a administración, de contabilidad a jurídico o de facturación a nóminas….

Todos estos procesos se pueden llevar a cabo de forma eficaz aplicando soluciones de gestión documental sobre la infraestructura de equipos que haya en su empresa.

Las organizaciones que han empezado a utilizar estas nuevas funcionalidades en Recursos Humanos, destacan que una de las ventajas más destacadas que encuentran tiene relación con un significativo ahorro de costes para el empleador al administrar, por ejemplo, electrónicamente todos los contratos y también la accesibilidad a los mismos, para la realización de consultas, o modificaciones. La creación de sistemas de alertas en la herramienta de gestión documental permite asimismo una mayor control de finalización de contrato o de renovaciones.

Otra de las ventajas tiene que ver con la seguridad. Y es que se aplica un mayor control en todo el proceso, de manera que disminuyen las probabilidades de errores en los documentos e incluso reducen las posibilidades de pérdidas y extravíos.

También permite generar así un archivo único de personal con todas las cuestiones relativas a la vida laboral de cada uno de los empleados. De esta forma, además, cada empleado puede acceder mediante password y contraseña a un área privada donde podrá seguir todo lo relativo a su expediente y consultar o solicitar cualquier cuestión relacionada con su puesto de trabajo, desde las vacaciones a su certificado de retenciones, por ejemplo.

Es evidente que la utilización de herramientas de gestión documental asociadas a equipos MFP tiene una serie de ventajas indiscutibles: reducción de tiempo, reducción de papel, reducción de recursos aplicados y, por consiguiente, mejora de la eficacia, mejora de la productividad y mejora de los resultados.

Pero también existen otras ventajas de naturaleza intangible: como la satisfacción de los empleados, la posibilidades de aplicación a la comunicación interna, la identificación del personal con procesos tecnológicos eficientes… lo que apunta a sostener una serie de valores reputacionales que son también un activo para la compañía.