Para poder controlar los procesos comerciales y adaptarlos correctamente a su negocio, es fundamental poder tener un control sobre ellos mediante el uso de flujos de trabajo automatizados. Para implementar dichos flujos al trabajo diario de su compañía te sugerimos empezar por entender qué es un proceso, y qué es un flujo de trabajo ¿Lo tienes claro? ¿Sabrías decir qué función ejercen sus documentos en ellos?
Por si eres de los que no sabría contestar a estas preguntas, desde Ricopia te traemos la respuesta. Como ya imaginarás estos dos términos no significan lo mismo, aunque la gente de vez en cuando los utilice de manera similar para referirse a temas de gestión documental.
Proceso: esta palabra nos ayuda a identificar la gestión empresarial basándose en las etapas ordenadas que se deben cumplir para llegar a conseguir un resultado concreto.
Flujo de Trabajo: Por su parte, esta otra palabra se utiliza para referirnos a la ejecución técnica y automatizada de aquellas tareas que necesitan el uso de un software específico. Éstas se caracterizan por su transparencia, estandarización y perceptibilidad.
El beneficio principal de los flujos de trabajo
Una de las principales ventajas de los flujos de trabajo automatizados, es su capacidad de control y mapeo hasta de los procesos más complicados que te permiten, además, incluir una gran variedad de escenarios para llevar a cabo la tarea.
También, tienen la opción de incluir desde diversas fuentes, cierta información que garantice, entre otras cosas, que ninguna de las tareas/etapas se quede pendiente de terminar una vez falten los trabajadores.
¿Cuánto dura la vida útil de un documento que tiene como punto de salida un flujo de trabajo?
Los contratos, las facturas, los albaranes… Por lo general las empresas se mueven alrededor de innumerables documentos y basan en ellos su día a día. Por ejemplo, en el caso de que estemos realizando un proceso de pago y un seguimiento de recepción y digitalización de facturas, el flujo de trabajo nos va a permitir realizar un seguimiento exhaustivo y a tiempo real de los pasos que ha de atravesar dicha solicitud.
Por lo tanto, respecto a nuestra pregunta previa el ciclo de vida útil de un documento durante un flujo de trabajo termina una vez que ya no quedan más pasos adicionales y se puede proceder a su archivo.
Paso a Paso
Sigamos con el ejemplo del proceso de una factura, pero ahora trataremos de explicarte paso a paso las diferentes fases o etapas que debe seguir este documento durante un flujo de trabajo.
Fase 1:
Las facturas digitales se acumulan en un archivador digital dedicado especialmente para “Facturas Entrantes”. Una vez entra el nuevo archivo comienza un nuevo flujo de trabajo.
Fase 2:
El flujo de trabajo que se ha activado crea una tarea digital con la cual se puede comprobar el documento y mandarlo al departamento determinado, en este caso el Departamento de Contabilidad.
Fase 3:
En esta tercera fase, el documento ya se visualiza desde el departamento de contabilidad, desde el que uno de sus trabajadores debe verificar dicha factura. En caso de que el resultado de este “análisis” sea óptimo, el trabajador en cuestión enviaría el documento al centro de costes y tras esta situación se puede decir que la primera tarea del flujo de trabajo se ha completado y se pasaría a la segunda, en la cual se debe de autorizar el pago.
Así se siguen desglosando el resto de tareas abriendo y cerrando etapas según las tareas quedan ejecutadas y revisadas hasta que se llega el pago final. Como puedes comprobar todas las fases del flujo de trabajo se apoyan en un documento, se desencadenan y se vinculan a él.
La información parte imprescindible en cualquier el flujo de trabajo
Si lo que buscamos es que las fases se desencadenen de forma automática según terminamos la anterior la información es 100% necesaria. Existen datos informativos, como ciertos nombres de compañías o cuantías económicas reflejadas en las facturas que el software debe captar del documento en cuestión o de los centros de costes, que se implementaron previamente al flujo de trabajo cuando este se instaló.
A los cuales, se debe de añadir la información que el flujo de trabajo creará por sí mismo en los diferentes procesos en los que se vea inmerso.
En resumen, gracias a un flujo de trabajo sus procesos se verán ejecutados de forma mucho más sencilla, rápida y segura garantizando a su empresa un éxito rotundo.
En Ricopia buscamos soluciones que gracias a un estudio elaborado por nuestros especialistas en documentación diseñan un escenario y organización con el único propósito de optimizar costes y minimizar los problemas de gestión de tu empresa.
