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Durante este año hemos tenido que aprender a guardar la distancias entre nosotros en un país dónde si por algo se caracteriza es por su gente y lo sociales y sociables que son. Por este motivo, muchas empresas han tenido que reinventarse y adaptarse al cambio, para poder seguir produciendo y seguir siendo igual de competitivas.

Es por ello, que surge la figura de la firma digital con el objetivo de poder cerrar acuerdos y firmar documentos con la misma validez que en persona manteniendo las distancias y preservando la seguridad.

¿Qué es la firma digital o electrónica?

Se trata de un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, dónde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido. De acuerdo a la Ley 8454 la firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada tiene la equivalencia jurídica de una firma manuscrita.

Una firma digital es un conjunto de datos asociados a un mensaje digital que garantiza la integridad del mensaje y de la persona que firma.

¿Cómo se utiliza la firma digital?

La firma digital se basa en complejos procedimientos matemáticos que relacionan el documento firmado con la propia información de la persona que firma y permiten a terceros reconocer la identidad del firmante y asegurar que el contenido no se altere.

El firmante genera, mediante una función matemática, una huella digital del mensaje, que se codifica con la clave privada del firmante. El resultado es la llamada firma digital, que se envía como un archivo adjunto al mensaje original. De esta manera, el firmante adjunta al documento un carácter que es único para ese documento y que sólo él puede crear.

Para llevar a cabo la verificación del mensaje, el receptor generará primero una huella digital del mensaje recibido y luego descifrará la firma digital del mensaje utilizando la clave pública del firmante, obteniendo así la huella digital del mensaje original; si ambas huellas digitales coinciden, esto significa que no se han producido cambios y que el firmante es quien dice ser.

Las autoridades certificadoras deben registrarse ante la DCFD para garantizar el cumplimiento técnico y administrativo que les permita emitir los certificados digitales con equivalencia jurídica.

Teniendo claro el concepto y para qué y cómo se utiliza esta herramienta veamos qué tipos existen.

GAMA RICOH INTELIGENTE

Tipos de Firma Digital

Podemos concluir e identificar que existen 3 tipos de firma digital diferentes lo cuales son usados por el departamento de Administración y Recursos Humanos.

Firma OTP

La firma electrónica con OTP y la firma biométrica gozan de plena validez legal gracias al Reglamento Europeo (Nº910/2014) conocido como eIDAS. La firma electrónica OTP, por sus siglas en inglés one-time-password, es un sistema de firma con contraseña personal que se caracteriza porque tanto tu uso como validez son temporal, es decir, tienen una veracidad limitada en el tiempo. Permite firmar documentos a través de cualquier dispositivo.

Firma Biométrica

La firma biométrica, también conocida como firma avanzada permite realizar la firma manuscrita sobre un dispositivo electrónico, recogiendo una mayor validez legal que la firma tradicional o en papel.

La velocidad, inclinación o presión del bolígrafo son los principales parámetros que registra el dispositivo durante el proceso de la firma, así también como el tiempo que permanece el bolígrafo en el aire durante la firma. En definitiva, permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior del contenido firmado.

Este sistema de firma tiene mucha más validez legal que la firma OTP.

En Ricopia trabajamos con este sistema de firma digital, ya que es el más óptimo en cuanto a resultados y validez legal. Nuestro sistema garantiza el cumplimiento de la normativa legal con respecto al biometrismo:

  • Datos biométricos del firmante.
  • Protección de los datos.
  • Identificación y sello.
  • Fichero seguro.

Algunos de sus principales beneficios son:

  • Captura fielmente la firma original, así como sus datos biométricos.
  • Permite la utilización de distintos tipos de firma.
  • Mejora la conformidad.
  • Su implementación es muy ágil.
  • Desarrollado desde su base para ser integrado.
  • Permite el despliegue en toda la empresa.
  • Permite una sencilla interoperabilidad con workflows.
  • Compatible con múltiples dispositivos.
  • Reducción de costes y apoyo a la sostenibilidad. Eliminación total del papel.
  • Reducción de tiempos.
  • Reducción de espacios de archivo.

¡Y muchos más! Esto son sólo algunas de sus innumerables ventajas. Puedes descubrir todas ellas aquí.

Firma Biométrica

El sistema de firma certificada es un documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación e identifica a una persona (física o jurídica) con un par de claves. Tiene como misión validar y certificar que una firma electrónica se corresponde con una persona o entidad concreta.

Permite obtener los documentos firmados en apenas unos minutos y conocer el estado de los envíos en tiempo real. 

Visto los tipos de firma más comunes y utilizados, podemos concluir que esta supone un aumento de la calidad y cantidad de los servicios, además de una mayor eficiencia y menos costes operativos en las empresas. La posibilidad de realizar trámites online en lugar de en persona favorece la gestión del tiempo al no perder tiempo realizando colas. Además, dada la situación que acontece actualmente es una excelente opción para seguir con el trascurso normal del día a día manteniendo la distancias y preservando la seguridad. Por ello, en Ricopia trabajamos en ofrecer y mejorar día a día esta novedosa y útil herramienta, pensando siempre en el bien de las empresas y sus empleados.