Si aún eres de los melancólicos y tradicionales que imprime todo el papeleo o los trámites necesarios para llevar asuntos de empresa, autónomos o cualquier otro tema que requiera un documento, ya puedes ir pensando en pasarte a los tiempos de la facturación electrónica. Sencillez, comodidad u otras ventajas te ofrece esta opción digital a tu alcance estés donde estés y dispongas del dispositivo de consulta que sea.
¿En qué consiste la facturación electrónica?
Facturar electrónicamente significa tener un archivo en formato PDF, DOC, EXCEL, RFT y un largo etcétera con todos los datos que incluye tu factura normal impresa, pero que está firmada de manera digital. Siempre que figuren en ella los certificados correctos, su autenticidad está garantizada. No difiere tampoco del papel en los derechos y obligaciones legales que acuerdas con otras partes. Eso sí, la firma electrónica es fundamental siempre para la validez del documento, así como guardar una copia física del mismo.
Face factura electronica
Todos los trámites con la Administración General del Estado español ya se gestionan desde enero de 2015 a través del mejor entorno digital. Gracias a una plataforma llamada FACe puedes presentar cualquier documento al órgano estatal correspondiente o administraciones locales y regionales. Todo desde tu ordenador. Además, incluye servicios extra como consultar el estado de tus facturas, la identificación de cada organismo que las recibe, la obtención de ayuda en temas relacionados que te despierten dudas…
Para los proveedores de la Administración Pública las e-facturas se establecieron obligatorias con el objetivo de evitar la morosidad. Una ley que pretendía crear un único registro contable de pagos, siempre para favorecer la transparencia, aunque recibió algunas negativas de Correos porque suponía una reducción de su actividad en servicios postales.
Además de ese papeleo con el Estado, las empresas que realizaban transacciones generales con la ciudadanía (servicios financieros, de gas, agua, electricidad, transporte, etc.) también tuvieron que adaptarse a la factura electrónica. Todo con el fin de mejorar los procesos de facturación.
Ley de Contratación Pública para pymes y subcontratistas autónomos
Esta ley que entró en vigor en marzo de 2018 y comenzó a aplicarse el verano pasado obliga a utilizar los medios electrónicos para las relaciones contractuales con la Administración Pública. Eso sí, siempre que la facturación sea superior a los 5000 euros. Por tanto, si eres una pequeña o mediana empresa o subcontratista autónomo, debes emitir e-facturas en esos dos supuestos: destinatario y cifra del servicio.
Por otro lado, las pymes del sector privado también tienen obligación de emitir facturas electrónicas si cuentan con más de cien empleados y alcanzan un volumen de facturación superior a los 6 010 121 €. Así que ya sabes, si es el caso de tu empresa, este tipo de gestiones ya evitan el papel impreso.
Ventajas de este tipo de facturación
El principal beneficio que te aporta facturar a través de la red está en los tiempos. Te ahorras tareas de impresión, plegado y envío de documentos a su destinatario mediante correo postal dentro de un sobre. Pero, sobre todo, te ahorras los cinco o seis días que tarda en llegarle la factura al buzón. De manera virtual, apenas tardas unos segundos en generar el archivo online, colocar la firma electrónica, enviarlo por mail y comprobar la recepción casi inmediata.
Además de eso, con tu facturación electrónica gozas de una mayor seguridad y control del documento, así como de los posibles errores que puedas haber cometido en él. La modificación de cualquier punto en apenas unos instantes es una gran ventaja, especialmente si se manejan muchos datos o detalles.
Por otro lado, la administración y contabilidad totalmente automatizada supone un beneficio para tu gestión más efectiva, en general. Además, puedes recuperar facturas de clientes en cualquier momento si necesitas alguna información puntual.
Luego, a ese ahorro de tiempo en envíos físicos se une la ausencia de lugares donde archivar tus facturas impresas y otros papeles. A la vez que cuidas el medio ambiente, puedes aprovechar esos espacios para otros materiales o simplemente evitarte esos costes.
¿Qué contiene una e-factura?
Como ya se ha explicado al inicio, tu factura debe estar completa con todos los campos que aparecen en la física tradicional. Por tanto, debe ser correctamente legible y comprensible por las partes relacionadas. También su autenticidad es esencial a la hora de identificar bien al proveedor de bienes o servicios facturados, así como al emisor, si es otra persona u organización. Por último y no menos importante, el documento digital debe cumplir con la integridad de datos o detalles figurantes, sin que aparezcan cambios extraños o modificaciones sospechosas e ilegales.
¿Cómo puedes expedirla?
Existen tres modos:
– A través de un programa informático generador de facturas electrónicas en línea o que directamente te descargas en tu ordenador para trabajar con él sin conexión.
– Mediante el uso de un intermediario que preste este tipo de servicios de facturación digital.
– De manera autónoma, con el propio destinatario del documento ocupándose de la tarea.
En cuanto al tipo de fichero más adecuado, el elegido por defecto para trámites con la Agencia Tributaria es el formato XML porque su lenguaje es ideal para envíos entre servidores u ordenadores. No obstante, puedes utilizar PDF (si la factura no requiere modificación alguna, solo para guardarla por el destinatario) o también el formato EDIFAC, creado por las Naciones Unidas. En este último caso, sí es posible que el receptor cambie los datos.
Otras opciones son HTML, DOC, JPEG (formato imagen) o incluso TXT (solo texto).
Pásate ya a la factura ‘online’
Si quieres beneficiarte de todas las ventajas mencionadas anteriormente, crear las próximas facturas electrónicas de tu empresa vía online te permitirá optimizar tiempos y ganar tanto en el envío como en el cobro por tus servicios prestados. Tendrás asegurado el pago del receptor o contratante gracias al rastro digital generado e incluso podrás guardar en la nube todos tus documentos emitidos, así como personalizarlos según el cliente.
¿A qué estás esperando? Pásate ya a la facturación electrónica. ¡Innovar también en este proceso es un gran avance!
