El control de costes y la optimización de espacios es una máxima para cualquier empresa. En muchas compañías se está imponiendo el “papel cero” o la “oficina sin papel”. Pero en el departamento de administración, es muy complicado reducir su presencia. Una forma para evitar que el papel siga “dando vueltas” por los despachos, es utilizar la digitalización certificada.
La Digitalización Certificada es un proceso de homologación, mediante el cual el documento digitalizado pasa a tener la misma validez legal que el documento físico, ante cualquier organismo oficial.
Gracias a la Digitalización Certificada, cualquier empresa puede convertir las facturas de sus proveedores a formato electrónico con la misma validez legal que el papel. De esta manera, se puede optimizar espacio, costes y colaborar activamente con el cuidado del medioambiente.
El proceso de Digitalización Certificada es muy simple, pero debe realizarse a través de una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria. A través de esta herramienta, se puede garantizar la perdurabilidad y validez de todos los documentos tramitados.
Según la orden ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, en su artículo 7, en la que se establecen las bases que debe cumplir la Digitalización certificada: Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
Esta solución es crucial para las cuestiones fiscales y de facturación, pero es cierto que tiene una tremenda utilidad en cualquier proceso de intercambio de documentos, sobre todo con las Administraciones u Organismos Púbicos. Así gracias a la Digitalización Certificada, el ahorro de tiempo del personal de administración será notable.
Otra gran ventaja de la Digitalización Certificada es que la información siempre quedará disponible y perfectamente organizada en una base de datos para su búsqueda. Otra característica interesante para aquellas empresas que manejan grandes volúmenes de información.
La Digitalización Certificada ahorraría y optimizaría cientos de toneladas de papel en nuestro país.
El uso de la Digitalización Certificada se está convirtiendo en una solución de gestión documental enfocada al cuidado del medioambiente, puesto que su uso extendido permitiría limitar las emisiones de CO2 a la atmósfera y emplear la energía de manera mucho más eficiente.
Es conocido que el 90% de los residuos generados por las empresas vienen del alto uso del papel y el cartón. Si pensamos de forma individual una sola hoja claramente no significa nada, pero el uso de millones y millones en los procesos de facturación causa un gran daño irreparable al planeta ya que contribuye al calentamiento global, a no reducir las emisiones de dióxido, a destruir el hábitat de numerosos animales, insectos y plantas. Además de necesitar generar más energía para la producción de papel.
Cómo funcionan las Soluciones de Digitalización Certificada
Los softwares de digitalización certificada, tal y como apuntábamos anteriormente, son herramientas gracias a las cuales, se puede recibir facturas electrónicas totalmente válidas en el territorio nacional.
Los softwares homologados centran su atención en cumplir la normativa de la AEAT sobre conversión y emisión de facturas, aprovechando la información que tienen para realizar tareas administrativas de manera automatizada y autónoma.
Estos softwares tienen claros beneficios para las empresas como son:
- Ahorro de tiempo. La digitalización certificada proporciona un ahorro general del tiempo empleado en la gestión documental.
- Optimización de costes. El grupo de expertos de la Comisión Europea de Normalización valoró los ahorros en más de 20 € por factura contemplando todos los costes directos y tiempos asociados.
- Reducción del material de archivo. La eliminación del archivo físico es uno de los beneficios más llamativos de la digitalización certificada.
- Aumento de la productividad. El personal encargado de tratar con la documentación de la empresa verá cómo se agiliza enormemente su proceso de trabajo gracias a la digitalización.
Las soluciones de software líderes en el mercado de Digitalización Certificada son totalmente compatibles con los escáneres TWAIN, es decir, el sistema de lectura de escáner más frecuente del mercado. Además, cuentan con la gran ventaja de ser mínimamente intrusivos en los procesos de gestión documental de la empresa. Esto tiene un claro significado: no es necesario modificar nada de los sistemas informáticos de la empresa, con lo cual garantiza que su coste no es alto. Además de poder adaptarse a las necesidades de la empresa, es decir, son totalmente flexibles en función de los requisitos definidos.
Tras hablar sobre las posibilidades que ofrece la digitalización certificada de facturas, es importante centrarnos en analizar las soluciones de software homologadas por la Agencia Tributaria que están disponibles para realizar este cometido.
Tal y como decíamos anteriormente, hay que tener en cuenta que no es suficiente con escanear una factura y almacenar el fichero resultante, éste debe estar referenciado adecuadamente, de forma que permita el acceso completo al mismo. Por acceso completo se entiende aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
El procedimiento para realizar la digitalización certificada de facturas consiste en:
- Escanear las facturas a una resolución mínima de 200 ppp (píxeles por pulgada).
- Escanear las facturas a un formato digital homologado, como PDF, TIFF o JPG.
- Firmar las facturas con una firma digital que garantice la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.
- Almacenar las facturas firmadas en un repositorio documental seguro, de manera que se garantice su invariabilidad.
- Para cerrar este proceso de digitalización certificada de facturas es necesario vincular a cada factura escaneada una serie de metadatos (fecha de la factura, proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total), que pueden implementarse de tres maneras:
- manualmente,
- automáticamente, mediante OCR zonal en las propias facturas escaneadas,
- automáticamente, desde un fichero, base de datos o aplicativo externo con dichos datos extraídos del sistema contable de la empresa.
Cumplidos estos requerimientos y realizado el cierre fiscal de cada periodo de liquidación, ya sería posible destruir las facturas en papel, ya que las facturas digitalizadas siguiendo este procedimiento tendrán la misma validez legal que sus originales.
Las principales características que debe aplicar un software de Digitalización Certificada deben ser:
- Búsqueda inmediata de la información y el documento.
- Control de permisos de búsqueda e inclusión.
- Integración con el resto de las herramientas corporativas.
- Acceso cloud o web a la información.
- Ausencia de conflictos con otros sistemas internos.
- Integración de módulo de digitalización masiva
- Capacidad de controlar varias empresas
- Exportación automática de facturas a los sistemas de gestión
- Módulo de consulta web
No lo dudes más, es el momento para empezar a eliminar papel y optimizar el tratamiento de tus facturas entrantes. Desde Ricopia, contamos con la solución perfecta para comenzar a ser más ecológico, más eficiente y flexible.
