Ya sabemos por los Informes de Gartner que las empresas imprimen más de lo necesario, tienen poco control sobre quién y cómo se imprime y que todo ello genera unos costes añadidos que podrían reducirse fácilmente entre un 10 y un 30%. Esta es la realidad real y conocida por todos. Otra cosa es encontrar el momento, la oportunidad o la metodología necesaria para ponernos manos a la obra y trabajar para conseguir una reducción tangible de nuestros costes de impresión.
A continuación os ofrecemos diez medidas que pueden influir directamente en una gestión más eficaz de la impresión:
1. Digitaliza tus documentos y comparte y trabaja con ellos.
2. Evita la impresión de emails o de borradores de trabajo.
3. Elige recambios y cartuchos originales del fabricante
4. En la empresa, imprime en papel reciclado y en modo borrador
5. Utiliza en tus equipos el modo “ahorro de energía”.
6. Cambia o renueva tus equipos cada 5 años
7. Elige equipos que permitan agrupar diferentes órdenes de impresión y lanzarlas cuando sea más conveniente.
8. Cambia tus impresoras locales por impresoras de red.
9. Implanta sistemas para gestión de la impresión (MPS). Tendrás el control total y notarás el ahorro.
10. Plantéate la externalización del servicio de impresión. Será otro quien se ocupe de todo y podrás reducir hasta un 30% tus costes actuales.
Y una última reflexión: cada uno es profesional en su ámbito, pero no podemos saber de todo. Delegar en profesionales acreditados que auditarán nuestro parque de máquinas y nuestros sistemas de impresión nos permitirá detectar áreas de mejora y, en poco tiempo, conseguir una reducción efectiva de nuestros costes de impresión. Y no sólo eso. Cuando escanear, compartir o imprimir documentos deja de ser una preocupación para la empresa, se gana más tiempo para dedicarlo a la gestión del negocio.
