El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) entró en vigor el 25 de mayo de 2018 en la Unión Europea (UE). Una de las mayores prioridades para las empresas, a día de hoy es la privacidad. Por ello, es de vital importancia que todas las organizaciones, ya sean startups, pymes o grandes empresas se paren a examinar su propia situación en cuanto a protección de datos se refiere. Ya que, entre otras cosas, están en juego grandes factores empresariales, como la competitividad o la confianza en las gestiones entre cliente y proveedor.
En muchas ocasiones nos centramos en invertir en seguridad en la empresa pero olvidamos el alto volumen de información que manipulamos a través de las impresiones por eso vuelvo a preguntarte ¿cumples la normativa RGPD en todos los ámbitos de tu empresa?
*Un informe de Quocirca de 2017 revela que más del 80% de las empresas indican que puede perder datos como resultado de la impresión
¿Qué son las soluciones AAA?
Las soluciones AAA (Authentication, Authorization y Accounting) se adapta a los actuales principios del RGPD al establecer un proceso desde el inicio hasta el fin de la vida útil del documento que cumple con los principios de seguridad, protección de datos y protección del acceso a la información de las personas y facilitan el día a día de nuestras actividades diarias en la oficina.
–Asegure su sistema de impresión: Consigue que todo el flujo, desde que se emite la orden de impresión hasta el documento ya impreso, sea seguro con controles de acceso, autenticación, auditoría y archivo de documentos.
–Reducir volumen de impresión: En cualquier organización que no cuenta con una solución AAA de impresión, multitud de documentos son abandonados en las bandejas de las multifunciones tras su impresión, para el cumplimiento de la normativa de protección de datos resulta inadmisible.
Emplear un sistema de impresión Follow Me ayudará a evitarlo ya que el trabajo no será impreso hasta que el usuario lo indique en el dispositivo. En Ricopia Technologies contamos con un amplio catálogo de equipos de impresión para que encuentres el que mejor se adapte a tu negocio.
–Políticas para proteger los documentos impresos: Las soluciones AAA nos permiten incluir marcas de agua. Podremos auditar el origen del documento, la fecha, el dispositivo y el usuario que realizó dicha impresión lo que no permitirá localizar el origen de la mala praxis.
–Respaldar el derecho de la persona, a la que se refieren los datos, a acceder a dicha información: Se trata de uno de los requisitos de la normativa, pudiendo solicitarnos toda la información que tenemos acerca de dicha persona, la solución AAA conserva información sobre cada usuario con datos como el nombre, la dirección de correo electrónico y su historial de impresión.
–Respaldar el derecho de la persona, a la que se refieren los datos, de ser olvidada: Directamente relacionado con el anterior punto y con la misma problemática, contamos con una posible solicitud de “olvido”. En una organización nos podemos encontrar con que un trabajador que ya no pertenece a la organización solicite que se elimine su historial de impresión. Esta tarea eliminando al usuario del sistema de impresión.
*El nuevo RGPD será una norma más estricta. Las sanciones a las empresas pueden llegar al 4% de la facturación anual mundial o a los 20 millones de euros (lo que sea mayor). Además, la condena podrá imponerse aunque no haya pérdida en sí de los datos.
En Ricopia Technologies contamos con más de 30 años de experiencia ofreciendo a nuestros clientes los mejores profesionales y medidas tecnológicas enfocadas a la nueva era de la transformación digital ¡descúbrelo!
