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Conócete a ti mismo. Así está escrito en la piedra del Templo de Apolo en Delfos, el lugar al que se consultaba a los dioses sobre sus intenciones sobre la vida de los mortales. No deja de ser una profunda ironía que el oráculo más famoso de la antigüedad recibiera a los peregrinos con una advertencia de que no hay mejor forma de comprender lo que está pasando y lo que puede pasar que conocerse a uno mismo; que el autoconocimiento es el camino de la perfección.

Lo que vale para la vida, vale los negocios. Conocernos bien, aporta valor. Conocernos bien, mejora nuestro rendimiento.

Y una de las primeras lecciones que nos da la vida y que aprenden cada día cientos de empresas es que las cosas no duran para siempre, que lo único permanente es que permanentemente hay que ir adaptando nuestros sistemas y nuestros procesos en la búsqueda de la máxima eficiencia y productividad.

Llevado a su máxima expresión, la ingeniería industrial denomina a este hecho “obsolescencia programada”, esto es, la certeza de que cualquier equipo técnico, ya sea un coche o una impresora multifuncional, tiene una vida útil limitada tras la cual se convierte en un “trasto” obsoleto, no funcional e inservible. Pero antes de que llegue el cierre total, el desguace o inicie el camino al punto limpio, los equipos van sufriendo una degradación paulatina que repercuten directamente en los costes de operación. Es decir, que mucho antes del fin de su vida operativa, dejan de ser eficientes.

Como hacemos con nuestro coche cada dos años o 20.000 km, revisar periódicamente nuestros sistemas de impresión o los procesos de gestión de la información y documentación de nuestra empresa, puede aportarnos ventajas indudables. Tan indudables como una reducción de costes de hasta un 30%. Tan indudables como evitar unos sobrecostes por gestión de papel físico de hasta 7.300 € al año.

Pero decirlo (o escribirlo) es mucho más fácil que hacerlo. La dictadura del día a día va relegando lo importante en favor de lo urgente y así mes tras mes hasta que al final el “trasto” dice basta. O hasta que se produce una incidencia grave en Facturación, por ejemplo. Y cuando se produce ya es tarde. Tarde y caro. Muy caro.

Poner una mirada no contaminada y alejada de la tiranía de la gestión de la empresa es la recomendación más inteligente que nos pueden hacer. Para Erich Joachimsthaler de la Harvard Business School, la innovación y la mejora tiene una base muy simple: mirar desde fuera. Un sencillo proceso de Análisis o audit nos ayudará a conocernos mejor. Y a esta sencilla recomendación le ocurre como al sentido común… que suele ser el menos común de los sentidos, es decir, que aunque parezca obvio, la realización de un diagnostico externo y profesional de nuestros equipos o sistemas de impresión, por ejemplo, no es lo más frecuente. Y eso al final se nota en el bolsillo, aunque a corto plazo, los problemas suelen estar envueltos en la invisibilidad que da el buen funcionamiento aparente de los equipos.

Un audit externo, como el de Ricopia Technologies, es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias sobre el rendimiento y adecuación de la infraestructura de equipos, funcionalidades y procesos de impresión y gestión documental. Un equipo multifuncional de 4 años puede imprimir, escanear y fotocopiar correctamente. El audit le permitirá tener una foto precisa de los factores de coste y rendimiento de sus equipos, pero un audit contextual, además, lo pondrá en relación con las referencias estándar de eficacia, productividad y rentabilidad para las operaciones que esa empresa necesita y le indicará las oportunidades de mejora tanto en la mejora de procesos, como de reducción de costes asociados a la impresión.

Es decir, este Análisis le dirá lo que hace pero también lo que podría hacer y no está haciendo. Le dirá lo que cuesta su sistema actual pero también lo que podría costar, dimensionando de forma visible las oportunidades de reducción de costes o de mejora del rendimiento.

Para saber si nuestro equipo multifuncional está consumiendo un 20% más de energía eléctrica no hace falta acudir al Oráculo. O quizás si, quien sabe. Una mirada experta desde fuera podría ser suficiente. Con toda seguridad.