El aula del presente más allá de la pizarra digital

El aula del presente más allá de la pizarra digital

pizarra digital

Hoy toca incidir en un tema que forma parte del día a día de los estudiantes: la tecnología. Pero para que la concibas como una herramienta indispensable para conectar a las personas, transmitir información, facilitar los procesos rutinarios y, por supuesto, como fuente inagotable de entretenimiento. Pero ¿cuáles son sus beneficios si la trasladamos a las aulas más allá de la pizarra digital?

El aula digital: traspasando la teoría

Cada vez más las Tecnología de la Información y de la Comunicación (TIC) promueven cambios sustanciales en la educación. De este modo, las instituciones educativas se ven en la necesidad de crear nuevos ambientes de enseñanza de aprendizaje (aula digital) bajo el enfoque de los Entornos Virtuales de Aprendizaje (EVA). Un contexto en el que, como podrás ver, no dejan de sucederse nuevos formatos educativos:

E-learning: hace referencia al aprendizaje electrónico; es decir, a una educación a distancia completamente virtualizada, sin profesor.

B-learning: significa “aprendizaje mezclado” y engloba un proceso docente semi-presencial: o lo que es lo mismo, a través de este formato el alumno recibe una educación tanto presencial como en línea.

M-learning: o “aprendizaje electrónico móvil”. Se trata de utilizar dispositivos en el aula para favorecer y estimular la enseñanza.

Dispositivos en el aula: fuente de polémica

El uso de los smartphones y tablets se está generalizando en la educación. Esto ha provocado cierto aire de innovación; sin embargo, para muchos ha supuesto un enorme inconveniente al considerarlo como una potente distracción.

Aunque gran parte de la opinión pública está en contra del uso de estos dispositivos, no podemos negar los beneficios que se le asocian.

En este sentido, un uso adecuado (y supervisado) puede agregar valor añadido a la experiencia educativa, en lugar de ser un detrimento para la misma.

1. Comunicación instantánea

– El alumno estará comunicado en todo momento con su familia.

– Alivia la carga de trabajo del equipo administrativo del centro.

– Los mensajes de texto, whatsapp o correos electrónicos simplifican la comunicación (notificaciones, avisos, circulares, etc.)

2. Apoyo en el aprendizaje

– Se pueden utilizar aplicaciones diseñadas exclusivamente para el aprendizaje y dirigidas solo a los alumnos.

– Puede utilizarse como diccionario, traductor, calculadora, fuente de información, etc.

– Simplifica la búsqueda de información y se obtiene en tiempo real.

3. Memoriza las cosas

– La cámara puede emplearse para fotografiar o grabar lo que sucede en clase.

– Las imágenes pueden ser útiles para agilizar procesos (ej. tomar apuntes) y entender mejor las materias.

4. Calendario y notas de voz

– El calendario puede reemplazar a la agenda y permite activar avisos para recordar fechas importantes: exámenes, entrega de trabajos, actos, etc.

– La función de grabación de voz puede ser beneficiosa para aquellos estudiantes que deseen realizar de manera rápida un seguimiento de sus actividades.

5. Localización GPS

– Esta función es ventajosa para aquellos padres que quieren saber en todo momento donde se encuentra su hijo.

El uso de soluciones audiovisuales en la enseñanza

Utilizar soluciones audiovisuales como las PDI (Pizarras Digitales Interactivas) o los monitores interactivos puede marcar la diferencia. Estos dispositivos incrementan la motivación y el interés por parte de los alumnos y dan lugar a clases más llamativas y eficientes, lo que favorece el aprendizaje colaborativo y se traduce en un aumento de la capacidad de aprendizaje, el desarrollo de habilidades sociales y la mejora de la autoestima. Por lo que podemos deducir lo siguiente:

– El uso de recursos más dinámicos, visuales y variados como puede ser tener acceso a páginas web, visualizar vídeos, escuchar audios, utilizar aplicaciones educativas, etc. mejora considerablemente la experiencia educativa tanto del docente como del alumno.

– Estimula el interés del alumnado lo que se traduce en aumento de su participación, interacción y discusión en clase.

– Las soluciones son personalizables, por lo que se pueden adaptar a diferentes modos de enseñanza.

– Estos dispositivos refuerzan las estrategias de la enseñanza, siempre y cuando se combinen con el trabajo individual y grupal de los estudiantes.

El software educativo como base de la enseñanza de la Era Digital

El software educativo es esa herramienta pedagógica y/o de enseñanza que por sus características permite el desarrollo de ciertas habilidades cognitivas, así como la ejecución de una variada gamas de tareas. ¿Y cuáles son sus principales bondades?

Apoyo al docente. De esta manera, el profesor acude al software para ofrecer sus lecciones o para reforzar una clase.

Enriquece el campo de la pedagogía.

– Se puede adaptar a las particularidades y necesidades del grupo.

– Permite elevar la calidad del proceso docente-educativo.

– Posibilita el control de las tareas de los profesores, tanto de forma individual como colectiva.

– Muestra la interdisciplinariedad de las asignaturas.

– Estimula la interacción.

La plataformas online educativas: fusión de la web 3.0 y el b-learning

Podemos concebir las plataformas online educativas como aquellas herramientas tecnológicas que se utilizan para distribuir el conocimiento.

Clasificación de las plataformas

¿Qué es un CMS?

Hablamos de un Sistema de Gestión de Contenido. Es un software que permite la creación y administración de una página Web.

¿Qué es un LMS?

Nos referimos a un Sistema de Gestión de Aprendizaje que registra todos los actores que intervienen en el proceso de la enseñanza y que organiza los diferentes cursos en un catálogo, almacena datos sobre los usuarios, realiza un seguimiento didáctico y genera reportes automáticos.

¿Qué es un LCMS?

En este caso, se trata de un Sistema de Contenidos de Aprendizaje que combina las capacidades de gestión de cursos de un LMS con las capacidades de almacenamiento y creación de contenidos de un CMS.

Podríamos concluir que una plataforma es un amplio rango de aplicaciones tecnológicas instaladas en un servidor y cuya principal función sería la de facilitar al docente la creación, administración, gestión y distribución de cursos a través de la nube.

En definitiva, del mismo modo en que las empresas deben adaptarse al entorno digital para subsistir, la enseñanza debe ser consciente de esta nueva realizad. En la Era de la Generación X, los Millennials y demás nativos digitales es absurdo obviar la evidencia. En este sentido, las instituciones deben fomentar el uso de la pizarra digital y demás soluciones inteligentes para fomentar e impulsar proyectos y planes que contribuyan a desarrollar las competencias necesarias para este siglo. En otras palabras, deben contribuir a formar a los estudiantes de hoy para las profesiones de mañana.

LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR CON UN CERTIFICADO DIGITAL EN TUS FACTURAS

De un tiempo a esta parte, estamos seguros que comenzaste a escuchar y leer sobre la importancia de implementar un certificado digital en la facturación de tu compañía. Pero también estamos convencidos que aún no conoces todos los beneficios que te puede aportar este certificado, sobre todo en agilidad en trámites con la administración pública. Por ello, en este artículo encontrarás las claves de trabajar con un certificado digital en tus facturas.

¿Qué es un certificado digital?

Desde hace unos años, la Administración Pública y la Agencia Tributaria (AEAT) comenzó con un proceso de actualización de sus sistemas, que ha permitido a las empresas poder comunicarse con estos entes de forma telemática.

Las ventajas para tu empresa son más que claras:

  • Optimización del tiempo para tu equipo financiero y de administración, ya que para resolver los trámites con la Administración Pública, ya no es necesario desplazarse in-situ.
  • Eficiencia en los trámites, puesto que se puede organizar mejor las gestiones sin poner en riesgo el envío de la información fuera de plazo.

Cómo conseguir el certificado digital

Seguro que conoces cuál es el proceso para conseguir este certificado, pero nunca está de más tener esta información a mano. La Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre pone a disposición diversas formas de obtener el certificado digital:

  1. Solicitud vía internet del Certificado
  2. Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro

La Facturación Electrónica en tu empresa

Hasta el momento hemos revisado cómo obtener un certificado digital, con el cual agilizar nuestros trámites con la Agencia Tributaria y otros Organismos Públicos. Pero hay muchas más gestiones que puedes digitalizar dentro de tus procesos administrativos.

Si tu volumen de facturas es alto, una muy buena solución es enviar tus facturas por correo electrónico. Pero este trámite realizado de manera convencional, tal y como hacemos el envío tradicional de mails, no es admitido por la Agencia Tributaria. Dicho de otra manera, es necesario implementar un proceso aprobado por la Administración Pública para considerar ese envío como válido.

No pienses que es un proceso complejo, sino todo lo contrario, es simplemente implementar una nueva forma de trabajo para esta área.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es exactamente te igual que la factura en papel, salvo que se envía a través de sistemas telemáticos o digitales. Desde un punto de vista estricto, la AEAT define la factura electrónica como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Para que nuestras facturas electrónicas sean completamente válidas con el Reglamento emitido por la Administración Pública, es necesario que cumplan una serie de características y campos obligatorios y comunes para todos.

Desde 2013, ya no es necesario contar con una firma digital o electrónica avanzada para el envío de las facturas, pero con el fin de evitar posibles contratiempos, desde Ricopia sí  recomendamos contar con ella. La firma electrónica o firma digital es un certificado que se implementa en tu sistema informático, mediante el cual queda verificado y validado la autenticidad de la información remitida, en este caso, una factura.

¿Qué beneficios aporta la facturación electrónica?

Gracias a la facturación electrónica, los procesos de facturación se optimizan tremendamente, ya que:

  1. La factura se envía a través de un soporte digital verificado (correo electrónico con firma digital), eliminando los procesos de impresión, plegado y envío por correos.
  2. Las facturas se entregan instantáneamente, manteniendo su validez legal.

Gracias a la facturación electrónica, te olvidarás del envío de las facturas en soporte papel por correo ordinario. La operativa se realiza de forma totalmente segura, firmando digitalmente la factura en formato PDF mediante una firma  electrónica y enviándola por e-mail a sus destinatarios.

Mediante este proceso tan ágil podrás:

  1. Tener mayor control y seguridad de los documentos enviados
  2. Eliminar archivos físicos de facturas de papel, ahorro en papel y espacio.
  3. Recuperación de información de facturas de clientes de forma rápida y sencilla.
  4. Ahorro de costes y optimación de tesorería.
  5. Reducción de los tiempos de clasificación y búsqueda.
  6. Mejora de la eficiencia.

La facturación electrónica ¿es obligatoria?

Desde enero de 2015, todas las facturas emitidas a la Administración Pública deben realizarse a través de procesos telemáticos. El principal objetivo de este sustancial cambio es evidente: tener un mayor control sobre los pagos de la Administración, agilizando a su vez el cobro a los proveedores.

Con el fin de canalizar todos estos trámites, se ha creado un único punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración. Por ejemplo, FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.

Qué otros trámites son necesarios realizar por vía telemática

El sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), es el nuevo modelo desarrollado por la Agencia Tributaria dedicado a la  gestión electrónica de los libros registro del IVA. Este sistema, obliga a la emisión y declaración electrónica, del detalle de las facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de 4 días naturales, incluidas las facturas simplificadas (tiques).

¿En qué consiste el proceso SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT?

Tal y como avanzábamos anteriormente, el SII también es conocido como ‘IVA online’ porque el objetivo de este proceso es que las empresas suministren los registros de facturación, emitida y recibida, de forma electrónica a través de su sede electrónica. Con esos datos la AEAT irá configurando, a tiempo real, los distintos Libros de Registros. Es decir, se irán configurando de forma paulatina y online los libros contables de las empresas en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿Es posible automatizar la Gestión del SII?

Desde Ricopia hemos generado una aplicación exclusiva mediante la cual se automatizan los procesos de facturación y envío de información con la administración pública. Nuestra herramienta cuenta con dos componentes:

  1. Una aplicación para conversión de datos y comunicación bidireccional con la AEAT. Instalada en el servidor del cliente.
  2. Una aplicación web para gestión de la trazabilidad de los datos. Instalada en el servidor del cliente.

Cómo funciona la Gestión Automatizada del SII

  1. Desde tu ERP se extraerá o recibirá la información de los registros necesarios
  2. La herramienta transformará la información a formato XML , tomando como obligatorios los campos definidos por la AEAT
  3. Automáticamente, la herramienta remitirá el archivo a la Agencia Tributaria
  4. Tras la validación del documento por la agencia tributaria, la herramienta procede de manera automática a archivar y clasificar la información.

Qué beneficios te aportará la Gestión Automatizada del SII

  1. Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso
  2. Aumento de seguridad y verificación de que tus datos se han subido.
  3. Mayor control. Por la trazabilidad de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.
  4. Información estadística de los datos gestionados.

 

La oficina se robotiza

La oficina se robotiza

Estamos acostumbrados a asociar la robótica con la industria, con los robots mecánicos. Sin embargo y desde el año 2004, existen otro tipo de robots, robots de software, conocidos como RPA, que imitan las acciones de los usuarios a la hora de trabajar con el ordenador. Las soluciones de automatización robótica de procesos, RPA, están diseñadas para potenciar la productividad, mejorar la precisión y ayudar a la empresa a expandirse, delegando las tareas manuales y repetitivas a robots.

RPA nos va a permitir, al igual que ocurrió en el ámbito industrial, robotizar la oficina. Si alguna vez habéis visto trabajar este tipo de sistemas, es como ver trabajar al hombre invisible, puedes ver como se abren las ventanas de las aplicaciones, se ejecuta el teclado, se mueve el cursor, y no hay nadie trabajando. El robot trabaja sobre la interfaz del usuario como lo haría una persona.

¿Cómo aplicar RPA en mi oficina?

Algunos ejemplos de uso que se pueden robotizar son:

  • Procesamiento de pagos/facturación.
  • Emisión de documentos generados desde un input automático o desde otras aplicaciones.
  • Gestión de órdenes de compra.
  • Producción de reportes regulatorios.
  • Gestión/producción de reportes para el Consejo de Administración o terceros interesados.
  • Validación de datos/Pruebas de migración de datos/interfaces.
  • Gestión de datos maestros.
  • Asegurar el cumplimiento de reglas y acuerdos de nivel de servicio

El RPA, se configura para entender cualquier proceso específico, el software puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas, trabajar con datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario.

Es importante, tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos

Hay que destacar también que RPA es un software rápido, no invasivo y con un retorno de la inversión inferior al año. Es una gran alternativa para reducir o eliminar carga de trabajo de las personas en procesos voluminosos de back-office (procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.) y se integra de manera poco invasiva con los entornos IT de las empresas y con prácticamente cualquier aplicación existente en un proceso.

El RPA se puede complementar con tecnología cognitiva e inteligencia artificial pero esto sería ya objeto de otro post. Estamos ante un cambio de época, y nuestra misión es adaptarnos, por ello debemos contar con tecnología que nos permita afrontar  esta nueva era con la tranquilidad de que podremos asumir nuevos retos, centrándonos en el negocio y en el talento de las personas. Por ello desde Ricopia queremos ofrecerte la posibilidad de conocer todo el potencial de esta herramienta aplicando sus ventajas en tu negocio. Estaremos encantados de poder descubrirte el mundo de la robótica.

***********************************************************************************************************************

Celia Asensio es nuestra responsable del departamento de Servicios Tecnológicos de Ricopia, el área que se ocupa de la implantación y desarrollo de las soluciones de automatización e innovación que nuestros clientes necesitan. 

¿Quieres conocerla? Haz clic aquí para acceder a su LinkedIn

¿Cómo escanear un documento de forma segura?

¿Cómo escanear un documento de forma segura?

AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL


Entrados en el siglo XXI, la automatización documental de las empresas supone un pilar básico tanto en la seguridad como en la productividad. Si has perdido el tren de la digitalización, o te has quedado atrás, sufrirás los efectos de la pérdida de competitividad respecto al resto del sector.

Sin duda es imprescindible la digitalización de documentos desde un soporte físico a otro digital ya que, además de ciertas ventajas operativas, también te aporta beneficios de carácter económico, medioambiental o incluso de imagen pública.

Optar por la digitalización de documentos

La pregunta que debes plantear es cómo escanear un documento y cuándo empezar a pasar documentos de un soporte escrito a un soporte digital. Si en tu empresa no has empezado a hacerlo el momento debe ser ahora, para que puedas aprovechar el impulso de la digitalización antes de que sea demasiado tarde.

Para escanear un documento tienes que contar con equipos fiables, seguros y tecnológicamente avanzados, que puedan llegar a cumplir con las necesidades actuales, pero también con aquellas que se te puedan presentar en un futuro muy cercano.

En cuanto a la seguridad que debes implementar al pensar en cómo escanear un documento, los nuevos equipos profesionales permiten, mediante claves personales, monitorizar qué se escanea, quién lo hace y en qué momento, con lo que mantendrás un perfecto control de la seguridad de la información.

Como escanear un documento

El proceso de automatización documental en las empresas es relativamente sencillo, pero debido a la seguridad que necesiten implementar las compañías se pueden requerir procesos complementarios.

Para la digitalización de documentos de formato estándar A4 puedes elegir entre colocar el documento en el alimentador, que en la mayoría de las máquinas es una bandeja superior, en la que se deposita el documento y se traslada automáticamente a la parte del escáner, o parte óptica, qué es una zona con un cristal a través del cual se realiza la lectura del documento.

El alimentador es muy útil en el caso de documentos estándar de múltiples páginas, puesto que no te verás obligado a levantar constantemente la bandeja superior e ir hoja a hoja, sino que podrás realizar el trabajo de digitalización de documentos de una sola vez depositando todo el papel.

Por otro lado, también es habitual en las empresas que exista documentación en formato diferente al A4 convencional, como por ejemplo tickets, boletas, hojas de pedido, etcétera. Para este tipo de documentos especiales habitualmente se utiliza la bandeja de escaneo manual, de tal manera que puedas colocar, si es tu intención, varios documentos a la vez y escanearlos simultáneamente.

Escanear documentos con seguridad

Con la aplicación de las nuevas normativas en materia de protección de datos se hace necesario proteger con sistemas efectivos el uso de dispositivos copiadores o de escáneres para la documentación sensible.

Esta seguridad se implementa con el uso de contraseñas ya sean por password u otras como la huella dactilar. De esta manera consigues que exista una trazabilidad en la duplicación, copia o envío de documentos a través de máquinas copiadoras y escáneres.

Las empresas más avanzadas ya han implementado este sistema y de esta manera cumplen con la normativa europea de protección de datos, que incide en la obligatoriedad de establecer controles para la transmisión de los datos de carácter personal.

Qué ventajas adicionales tiene la automatización documental

Además de disminuir los costes de funcionamiento y evitar la pérdida de información hay otras ventajas inherentes al hecho de desprenderse del papel.

La imagen pública de tu enseña se verá reforzada si haces hincapié en el hecho de que has dejado de consumir un gran volumen de papel. Esto valdrá para destacar por encima de nuestra competencia en cuanto a responsabilidad social corporativa.

Otra de las ventajas adicionales, que no se contempla habitualmente, es el hecho de que el personal pasará menos tiempo deambulando para realizar copias e impresiones. También tardará menos en buscar cualquier documento, puesto que si todo está digitalizado correctamente nuestro sistema de información nos lo mostrará fácilmente, gracias a el reconocimiento OCR.

Mejoras para las personas

Cuando una firma consigue eliminar un archivo documental físico se produce una gran liberación de espacio en las oficinas y lugares de trabajo, dejando zonas libres para poder ser ocupadas por otros elementos, o incluso para poder incrementar el espacio físico que ocupan los trabajadores.

En líneas generales, las empresas que han conseguido digitalizar de una manera óptima su información tienen unos trabajadores más motivados y con menos estrés, puesto que para ellos es más fácil la gestión de la información con la que tratan, al no tener que pensar en qué lugar se archiva qué documento, o qué personas pueden o no tener acceso a esta información.

La liberación de los trabajadores tiene una ventaja añadida, y es que se pueden dedicar dentro de la oficina a realizar tareas críticas, que de otra manera no podrían hacer si tuvieran que realizar impresión o archivo de documentación.

Por supuesto, la automatización documental de la información reduce el número de procesos a realizar en tu oficina o despacho.

La reducción del número de procesos implica una menor complejidad en el funcionamiento de los departamentos, y cuando se produce esto se mejoran los ratios de los trabajadores, no solo de absentismo sino también de productividad.

Evitar la pérdida de información en casos extremos.

No sería la primera vez que se ha producido un cierre de una compañía debido a que, por circunstancias catastróficas como incendios e inundaciones, se ha destruido completamente la documentación que poseía en sus archivos.

Cuando un documento se encuentra digitalizado y archivado en un sistema informático externo, como un servidor o una nube, este riesgo se desvanece completamente, puesto que en cualquier momento la empresa puede seguir funcionando, incluso desde otra ubicación, contando con las copias de seguridad de sus archivos que se han generado.

En definitiva, podemos concluir que la automatización documental es un proceso que mejora todos los aspectos de tu gestión y las tareas que desarrollan los trabajadores, por eso cada vez es más difícil encontrar excusas para retrasarlo.

Descubre la administración de procesos de negocio ¿por qué necesito BPM?

Descubre la administración de procesos de negocio ¿por qué necesito BPM?

administracion de procesos de negocio

La eficiencia con la que funciona tu empresa puede que no sea siempre la adecuada. Utilizando una administración de procesos de negocio profesional, puedes obtener unos resultados notablemente mejores y visibles en poco tiempo.
Pero, ¿en qué consiste?

BPM

La administración de procesos de negocioBPM (Business process management en inglés) es un proceso de mejora de procesos. Es una combinación de metodología corporativa y disciplina de gestión. El objetivo de este método es optimizar el desempeño de la empresa. La eficiencia y la eficacia son sus piedras angulares. La optimización de los procesos de negocio a través de la gestión de los procesos. Estos se deben diseñar, organizar, modelar, documentar y optimizar de forma constante.

Sin embargo, BPM no te otorgará la agilidad que necesitas por sí solo. Por ello necesitará un software moderno que esté construido usando un punto de vista en el que se oriente al servicio o a la arquitectura de servicios (SOA). De esta forma se provee la flexibilidad requerida para poner el BPM a trabajar, optimizando sus recursos de mayor relevancia.

Esta metodología permite optimizar los procesos productivos de diferentes departamentos dentro de una empresa, además de un considerable ahorro de tiempo y dinero a medio o largo plazo. En una sociedad en la que el mundo empresarial es muy complicado, la oportunidad de poder organizar los elementos de tu empresa es de vital importancia. Por ello es tan común ver como cada vez son más las empresas que implantan este proceso optimizador de procesos en su día a día. Por si fuera poco, con la gestión de BPM se puede controlar la visibilidad, el modelado y la gestión de las diversas actividades de producción que se llevan a cabo dentro de la empresa.

La gestión de procesos de negocio o BPM puede ser relacionado con algunos procesos de mejora de rendimiento empresarial, como Six Sigma. Pero en realidad este método tiene su origen hace bastante tiempo. Muchos expertos catalogan el modelo de gestión japonés llevado a cabo por la empresa Toyota durante la década de los 80 como el precursor de la organización de procesos de negocio. Posteriormente y con la internacionalización de las normas de calidad, hubo que implantar un sistema estructural basado en la gestión de los procesos realizados, el BPM. Este se caracteriza por la visibilidad, el entendimiento y el control de todos y cada uno de los procesos de una empresa por parte de todos los integrantes de cada uno de dichos procesos en los que están incluidos. Todo esto tiene la finalidad de llevar a cabo una mejora considerable de la eficiencia de la empresa, para mejorar la satisfacción del cliente.

Para que este método sea rentable de verdad en el interior de las empresas, se necesita contar con un conjunto de herramientas que otorguen el apoyo necesario para garantizar el cumplimiento de todo el proceso. Conocidas como Business Process Mangement Software, estas técnicas tienen una notación común, llamada Business Process Modeling Notation. Otras vienen con una notación propia y tienen la capacidad de crear un código propio. Con esta solución integrada la empresa puede automatizar de forma sencilla y muy confortable cualquier proceso interno que tenga que ver con recursos humanos, compras, control de calidad, relaciones con el cliente, venta y posventa, facturación, administración.

Sin embargo, no todo iba a ser color de rosa. Uno de los efectos indeseados de la gestión de procesos es el llamado efecto silo. Este espectro de problemas de comunicación suele darse ante el establecimiento de prioridades laborales que se da entre las empresas al cambiar una organización tradicional por el sistema BPM. El efecto silo es lo contrario al enfoque general, donde lo importante es el proceso conjunto y no los intereses individuales de cada departamento de la empresa. Una organización clásica está estructurada de forma vertical, dividida en áreas concretas, mientras que la gestión basada en procesos es presentada como un conjunto de líneas horizontales y que continúan a lo largo de tiempo.

La administración de procesos de negocio consta de 4 etapas:

Etapa 1 – Modelado de procesos

Esta etapa tiene como objetivos el entender cómo está operando nuestro proceso y facilitar la colaboración, generar preguntas de importancia como: ¿queremos seguir estas pautas en el proceso de venta? Y, por último, identifica cuellos de botella, momentos en el que la actividad de distintos departamentos puedan estorbarse en la elaboración de nuestro producto.

Etapa 2 – Automatización

Consiste en traducir todo la operación en un sistema informático que permita a cada etapa del trabajo llegar a la persona que debe hacerlo de forma automática.

Con esto logramos tres objetivos: poder crear nuevas instancias a través de vías diferentes independientemente de su origen, facilitar la colaboración de las personas que tienen que hacer su trabajo en cada etapa o consultar el estado de la operación. Además permite controlar los plazos para que ninguna instancia quede estancada en una etapa concreta.

Etapa 3 – Medición de procesos

Midiendo y comparando los procesos, actuales y los antiguos, a realizar podemos saber si vamos por buen camino o no. Esta etapa incluye herramientas de precisión que nos permiten crear informes que muestren la cantidad de las instancias, los tiempos en cada etapa y la productividad de cada persona.

Etapa 4 – Optimizar

A partir de la información recabada en la etapa anterior, se puede llegar a las mejoras en la eficiencia eficacia que se venían buscando desde el principio. Las herramientas de BPM con más éxito son las que no requieren de programación.

¿Por qué necesito BPM?

Esta pregunta se responde por sí sola habiendo leído todo lo anterior. Está claro que vivimos en un mundo empresarial muy competitivo y cambiante. Por ello la capacidad de adaptación de las empresas debe ser alta y no puede estancarse en un modelo de negocio sólo porque hasta ahora le había funcionado.

Como conclusión, debemos decir que no es posible crecer y competir exitosamente mientras los procesos que sustentan la operativa sigan anticuados. Las empresas no deben preocuparse de competir para pensar en administración de procesos de negocio más tarde, sino al revés, usar el BPM para sobrevivir y crecer.

Desde Ricopia te ofrecemos todo el apoyo necesario para que tu empresa se adapte correctamente a este nuevo cambio de paradigma y adopte sin problema una buena estrategia de administración de procesos de negocio.

10 pasos para que la transformación digital llegue a tu PYME

10 pasos para que la transformación digital llegue a tu PYME

Cada día recibimos cientos de impactos digitales en nuestras tareas cotidianas. Nuestros hábitos de consumo son cada vez más digitales, nuestros hijos estudian y juegan de forma digital, nuestras relaciones personales ya no son solo cara a cara, etc. La transformación digital ha llegado a nuestras vidas para quedarse, y por ello también debemos de tenerla más en cuenta que nunca en nuestros negocios.

Las tic ya forman parte desde hace años de nuestro mundo digital, pero con tener modernas y potentes herramientas tecnológicas no basta. La transformación digital en las empresas es uno de los principales focos de actuación para la mayoría de los CEOs de compañías tanto grandes como pequeñas. Ante el nuevo paradigma del mercado, adaptarse hacía  la omnicanalidad, la inmediatez, la hipersegmentación y la personalización no es algo optativo si no obligatorio para cualquier negocio que quiera seguir siendo competitivo en su mercado. De manera especial acusa esta necesidad en las pequeñas empresas, donde la evolución digital marcará la diferencia entre el éxito o la extinción ante el alto nivel de competencia.

Por ello, la importancia de llevar a cabo con éxito la transformación digital de tu pyme sin retrasar más este momento. Y para llevar a cabo este cambio, supondrá involucrar a todos los departamentos de la empresa, así como a la directiva, para plantear un cambio cultural en el modo de trabajar hacía la automatización, la eficiencia y la productividad. En otras palabras, hablamos del famoso darwinisimo digital, que no es otra cosa que la aceleración de una revolución en la empresa mediante la implantación de herramientas y procesos de innovación disruptiva que afectarán a los métodos de trabajo y la forma de entender la empresa hasta ese momento.

¿Qué es la transformación digital en las pymes?

Pero ante tanto aluvión de información sobre digitalización en las empresas y nuevas tecnologías, más de uno se preguntará ¿por donde comienzo mi transformación digital en mi pequeña empresa? Y es aquí donde nos encontramos en uno de los puntos más importantes del proceso de gestión del cambio: conocer el nivel de maduración digital inicial tanto de nuestros empleados como clientes, así como la tecnología con la que trabajan.

Pero para entender como llevar a cabo la transformación digital en la pyme tendremos que mirarlo desde tres perspectivas principales:

  • Ser conscientes de que el objetivo final será mejorar la experiencia de cliente, lo que pasa irremediablemente por mejorar nuestra capacidad de desarrollar el trabajo para ellos, buscando la eficiencia, rapidez, personalización y disponibilidad que nos demanda.
  • Entender que la transformación digital en las empresas no es comprar nuevos equipos o instalar novedosos software. Este cambio va más allá de la tecnología, esta es únicamente un medio y no un fin. Lo importante es involucrar a las personas que forman la organización, invitarles a salir de la zona de confort para conseguir ser más productivos y dedicar su talento a tareas de valor.
  • Dibujar de forma precisa y calendarizada el digital journey del proceso de transformación digital. Y para hacerlo, acompañarte de un equipo experto en la digitalización del puesto de trabajo que pueda asesorarte sobre las etapas y puntos de dolor en los que centrar tus esfuerzos e inversión. Lo más aconsejable para hacerlo es realizar en primer lugar una auditoria de madurez digital que permita diseñar la ruta de transformación de forma precisa una vez recogidos y analizados todos los datos de los empleados, los clientes y la tecnología de la compañía.

10 pasos para que la transformación digital llegue a tu PYME

Desde Ricopia queremos ayudarte a que consigas alcanzar con éxito este cambio en tu empresa, y por ello te contamos 10 pasos para que la transformación digital llegue a tu pyme:

  1. Incluir tu proyecto de digitalización como parte de la estrategia empresarial global

La transformación digital va más allá de poner ordenadores más potentes y digitalizar un par de procesos, se trata de un cambio importante en la compañía que afecta a la cultura de toda la empresa. Por ello es importante y prácticamente obligatorio que esta evolución esté integrada dentro de la estrategia global del negocio, con la dirección general como embajador principal del proyecto, con el fin de impactar en todos los departamentos y precursor protagonista de la iniciativa.

  1. Analizar las opciones más acordes para tu negocio de software y herramientas

Por descontado, esta gestión del cambio deberá estar ligada a la implantación de innovadoras tecnologías que te permitan automatizar procesos de tu negocio que hasta ahora no eran tan eficientes como deberían. Y para ello, deberás aliarte de potente software y hardware como equipos profesionales de impresión multifunción, soluciones colaborativas como pantallas interactivas o proyectores de videoconferencia, tecnologías a medida para tareas de administración como facturación electrónica o firma biométrica, etc.

  1. Focalizar las primeras fases en las áreas más estratégicas de nuestro negocio

Cuando nos enfrentamos  a un proyecto de transformación digital de esta magnitud nos damos cuenta de que son muchos procesos y muchas optimizaciones las que tenemos que llevar a cabo para alcanzar el éxito. Sin embargo, y como es lógico, no podemos pretender hacerlo todo sin ningún tipo de orden o programación, por lo que se recomienda dividir en fases la implantación. Para ello, mediante una auditoria inicial, detectamos los conocidos como puntos de dolor, aquellas áreas, procesos o tareas que requieren de una transformación con mayor urgencia por ser de mayor importancia o impacto sobre el negocio.

  1. Fomentar el pensamiento de innovación de manera interna

Como hemos mencionado anteriormente, que la empresa al completo esté volcada en el proyecto de transformación digital es algo vital si queremos conseguir nuestro objetivo. Para ello, lo recomendable es realizar una serie de acciones de comunicación interna y marketing corporativo que permitan a los trabajadores sensibilizarse con la importancia de la innovación en el modo de trabajar. Esto nos ayudará a contar con el apoyo y la predisposición de los empleados a la hora de hacer frente a los cambios que afectarán directa o indirectamente su día a día en la compañía, venciendo así la resistencia al cambio tan común en la mayoría de los casos.

  1. Buscar la eficiencia con tecnología potente pero simple

Alta tecnología no es sinónimo de complejos software y difícil lenguaje técnico. Cada vez más los profesionales quieren trabajar en el ámbito de su trabajo con la misma facilidad que las marcas de consumo nos lo permiten hacer en nuestra vida personal. Por ello, procura trabajar con proveedores que te faciliten el día a día, cuyas herramientas no te supongan una implantación y formación muy pesada. Recuerda que estas nuevas tecnologías estarán presentes todos los días en el puesto de trabajo de tus empleados, y cuanto más sencilla y personalizada sea más productiva harás su jornada.

  1. Experimenta nuevas formas organizativas más colaborativas

Cada vez más empresas tienden más a la horizontalidad de las organizaciones en cuanto a puestos se refiere, potenciando el trabajo en equipo y los líderes frente a los jefes tradicionales. La transformación digital impulsa mucho más el trabajo colaborativo, ya que pone a disposición de las empresas tecnologías que permiten superar, por ejemplo, la barrera espacio temporal que pueda existir entre dos personas; las limitaciones de conexión, etc. Aprovecha tu proyecto de cambio para evolucionar también en esta materia y comienza a trabajar en equipo de verdad.

  1. Formación como pilar fundamental para alcanzar el éxito

Si mides la madurez digital de tus empleados podrás medir en los resultados que no todos ellos se pueden enfrentar del mismo modo a un cambio cultural hacia lo digital. No supondrá la misma adaptación una persona con un alto nivel de informática, manejo de redes sociales o herramientas como la nube, a otra que no utilice el ordenador más allá de su día a día en la compañía. Ten en cuenta que aunque no tengas disponible para ellos en su día a día cierto tipo de herramientas no significa que no sepas o no quieran usarlas, simplemente que no tienen la oportunidad de hacerlo en su ámbito profesional pero si quizás personal.  Por ello, y para paliar estas diferencias en cuanto a conocimiento tecnológico entre tus empleados, planifica dentro del proyecto de digitalización un calendario de formación específico para cada área en función de los procesos que se tengan previsto automatizar.

  1. Análisis de la inversión y de resultados

¿Qué sería un proyecto sin su correspondiente y a veces temido retorno de inversión? Recuerda analizar y fijar objetivos en cada una de las fases a desarrollar, y por supuesto medir el impacto del cambio en las cuentas de la empresa tras los primeros meses desde su implantación. Un proyecto de transformación digital que no repercuta de forma directa en la cuenta de resultados probablemente no haya sido bien planificado o desarrollado, ya que el principal objetivo de este deberá ser mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, lo que nos permitirá dar un mejor servicio y por ende vender más.

  1. Aliarte de los mejores colaboradores

Y para no tener que sufrir cifras negativas en lo comentando en el punto anterior, y que la inversión haya sido amortizada con éxito, procura hacerlo de la mano de especialista en este tipo de cambios en empresas. Gran parte de las empresas, de forma especial las pymes, fracasan en sus procesos de transformación digital por una mala planificación tanto de la estrategia como de los recursos, y para evitarlo lo que necesitas es tener a tu lado un consultor especializado en digitalización del puesto de trabajo que analice contigo todos los pasos del proyecto.

  1. Mantener una mejora continua tras la implantación

El mundo tal y como lo conoces evoluciona de manera rápida debido a la tecnología, casi sin darnos cuenta a adaptarnos a los cambios, y en las empresas ocurre lo mismo. La digitalización nos obliga a mantenernos siempre alerta para no quedarnos atrás en el mercado, y por ello en la empresa ocurre exactamente lo mismo. Es conveniente  repasar de forma periódica nuestros procesos para seguir buscando mejoras que puedan hacer nuestro negocio aun más eficiente.

En Ricopia Technologies creemos en la importancia para una pyme de subirse al tren de la transformación digital para no quedar relegada en el mercado, y por ello, como lo hemos vivido en nuestra propia experiencia, te animamos a acometer un proyecto de esta magnitud con el que mejorar tus cifras y colocarte a la cabeza frente a tu competencia.

Si estás interesado en iniciar tu proceso de evolución hacia lo digital, podemos ayudarte a cubrir todas las fases del proyecto, así como a diseñarlo contigo y acompañarte durante la transformación. Llevamos haciéndolo desde hace más 30 años, evolucionando junto al sector, e invirtiendo siempre en innovación para poner a disposición de la pyme la más alta tecnología.

El Cloud no es más barato, pero si más rentable

El Cloud no es más barato, pero si más rentable

“En 2019 el 45% de las empresas estarán trabajando con cloud”

El retorno de inversión es el eterno parámetro que toma las decisiones en las empresas. Dependiendo de este criterio, muchas organizaciones deciden ir al cloud o no. Pero ¿realmente tiene efectos sobre los resultados corporativos? ¿Hasta qué punto puede ser más rentable estar en la nube?

Precisamente sobre este ha sido el análisis de un estudio de Economist Intelligence Unit. La investigación revela que el 38% de las empresas a nivel mundial ya está en cloud. Aunque en España estamos un poco por encima de la media, se espera que el nivel de adopción llegue al 45% de las organizaciones en menos de 1 año. Pese a que solo el 16% confía plenamente en la nube, en general las empresas consideran que es un medio para caminar hacia la transformación digital. De hecho, el 62% de los consultados considera que el cloud puede suponer una ventaja competitiva en los negocios.

Sin embargo, todavía hay mucho trabajo por hacer. En la actualidad estamos viendo como todavía el porcentaje de negocios que tienen un retorno de inversión con el cloud no alcanza ni el 20%, muy probablemente porque pocos saben implementar estrategias optimizadas. Aunque hay que tener en cuenta que el cloud es el modelo de negocio mas ágil en comparación a otras áreas, hay que saber trabajar con la mejor opción para nuestra empresa.

Cuando se habla de cloud computing, todavía hay muchos que interpretan que se trata de complejas soluciones únicamente para grandes empresas, cuando en realidad, la nube es especialmente útil para pymes y autónomos. Esta son solo algunas de las razones:

  • Con la nube se reducen costes de mantenimiento y se prescinde de inversiones en infraestructura TI
  • Se trabaja con una tecnología siempre actualizada
  • Se aumenta la productividad ya que facilita la movilidad y el trabajo colaborativo
  • Se controla mejor el gasto porque se paga únicamente por los servicios que se utilizan (pago por uso)
  • No tienes problemas de ancho de banda
  • No necesitas ordenadores más potentes ni programas específicos
  • Tampoco es necesario tener conocimientos tecnológicos especiales
  • Adaptarse a la nube es muy sencillo, pero confía siempre en integradores con experiencia demostrada
  • Un soporte técnico en remoto es siempre más económico
  • Los datos nunca se pierden, aunque pares tu actividad
  • Tus datos siempre estarán más seguros en un buen data center que en tu casa u oficina

El cloud computing es un sistema que tiene un potencial de crecimiento imparable en España, de hecho tarde o temprano tus aplicaciones estarán en la nube, por lo que estamos en condiciones de afirmar que es un modelo de trabajo rentable para la mayoría de las pymes. ¿Y la rentabilidad? Al comparar las empresas que están en la nube con las que no, el diferentes estudios se destacan varias conclusiones. Por un lado, las compañías que han apostado por aplicaciones o plataformas cloud han conseguido reducir costes, lo que da puntos positivos a esta tecnología.
Los estudios también corroboran que los negocios cloud pueden adaptarse a mejor a los cambios. De hecho, los ratios de colaboración, tiempo de respuesta en el mercado y agilidad mejoran a medida que las organizaciones van aprovechando las virtudes de la nube. Pero el cloud no solo ha favorecido en materia económica. Las empresas que ya están en la nube admiten que han ganado en agilidad, gestión de riesgos, reputación y capacidad para innovar. Temáticas todas ellas que influyen de forma indirecta pero muy positivamente en la cuenta de resultados de cualquier compañía.

Desde Ricopia podemos ayudarte a subir a la nube de forma segura y controlada, con una solución adaptada a tus necesidades en la que únicamente pagarás por el almacenamiento que precises en cada momento, teniendo la confianza de guardar tu información en uno de los data center más seguros de España con categoria TIER IV: Kio Network. Si quieres comenzar a utilizar cloud en tu pyme, hazlo con Kloudsherpa.

***********************************************************************************************************************

Lola García es responsable de consultoría tecnológica de Ricopia, con más de 10 años de experiencia en el sector de la transformación digital de las empresas

¿Quieres conocerla? Haz clic aquí para acceder a su LinkedIn

¿Cuánto te está costando la baja productividad de tu pyme?

¿Cuánto te está costando la baja productividad de tu pyme?

Hay cifras que muchos no quieren escuchar, especialmente en pequeñas y medianas empresas, pero que sin embargo tienen el objetivo de despertar y hacernos reaccionar. Partimos de la base de que hoy en día una compañía ineficiente es una compañía poco competitiva. Las demandas de un mercado cada vez más exigente nos exprimen continuamente para evolucionar procesos de trabajo mucho más ágiles que nos permitan mantener nuestra posición y seguir llegando a tiempo a los requerimientos de nuestros clientes, cada vez más inmediatos.

Sin embargo lo números no nos dejan muy bien parados en España. Según el último estudio de Sage, la falta de productividad en las empresas de nuestro país ha producido pérdidas de 20.400 euros en lo que va de 2018. ¿Alarmante, no es así? Probablemente sea algo que está afectando a más compañías de las que piensas, o incluso a la tuya, aunque quizás muchas de ellas no sean conscientes de la cantidad de peso de trabajo que no está aportando valor al negocio, si no que resta. Especialmente es en las labores rutinarias de back office de carácter administrativo donde las pymes son menos productivas, y donde la digitalización de los puestos de trabajo más puede ayudar.

Dejar de perder dinero comenzando  por la concienciación

Lo más importante para dar la vuelta a estas complicadas cifras es valorar en qué está invirtiendo el tiempo nuestros trabajadores. ¿Estamos empleando el talento de nuestro personal en tareas adecuadas? En la mayoría de las pymes, la falta de productividad y eficiencia se debe a la cantidad de horas que los trabajadores emplean en tareas básicas, muy manuales, repetitivas  y que no aportan ningún valor. Tareas que si son imprescindibles pero que la transformación digital ya está automatizando, de manera que todo ese talento puede dedicarse a realizar otro tipo de labores más ligadas a la innovación, atracción de cliente y desarrollo de negocio. Por ello el cambio debe partir desde la dirección de la compañía, ya que se trata de una decisión a nivel estructural que debe implementarse con el impulso de los responsables de los departamentos con mayor volumen de back office.

No hay recursos para digitalizarse pero el coste no deja de aumentar

Muchos otros análisis y estudios ya han revelado que entre los principales problemas y barreras que una empresa tiene a la hora de comenzar su transformación digital uno de los que mayor peso posee es la falta de recursos económicos. Sin embargo, con cifras de este tipo nos planteamos la pregunta ¿una inversión de futuro o una continúa perdida de beneficios? En este caso la decisión no debería de alargarse mucho más, la digitalización y automatización en tu empresa debe comenzar de forma inmediata si no quieres quedarte en la cola del sector.

Desde Ricopia apostamos por llevar de manera accesible y sencilla las tecnologías de automatización de procesos de trabajo más punteras del mundo a tu pyme. Al mismo tiempo que las multinacionales comienzan a trabajar con herramientas de alto rendimiento, la pequeña y mediana empresa también puede hacerlo sin tener que esperar a que pase de moda. Y aunque son muchas las herramientas y soluciones de negocio que pueden ayudarte a ganar en productividad, algunas de las más destacadas que puedes comenzar a emplear ya son:

Además de esto, son muchas otras las tecnologías que las pymes en la actualidad precisan para seguir siendo competitivas y que desde Ricopia ponemos a tu disposición: subida a la nube, consultoría de experiencia de cliente, soluciones de seguridad, Big Data, etc. ¡No dudes en consultarnos sin compromiso para poder ofrecerte la opción que más pueda ayudarte!

Comparativa Impresora Multifuncional Blanco y Negro

Comparativa Impresora Multifuncional Blanco y Negro

El adquirir una impresora multifuncional nunca ha sido tarea sencilla.

Debemos ser conscientes de las necesidades reales que va a demandar nuestra empresa, como por ejemplo el tamaño de papel al que vamos a recurrir con más frecuencia, cuantos empleados van a utilizar el equipo o cuantas copias vamos a realizar al día. Os vamos a presentar distintos modelos que se pueden acoger a las características más buscadas y solicitadas por nuestros clientes.

 

La impresora multifunción blanco y negro más vendida:

Ricoh Aficio MP 301

Las impresoras multifuncional  Aficio MP 301 ha sido diseñada como una de las soluciones para flujo te trabajo altos, con diseño compacto y potencia. Nos encontramos con una producción de alta calidad  en blanco y negro a altas velocidades, con  escaneo en color y con fax opcional.

La facilidad que ofrece la conexión en red y configuración de usuarios hace de este equipo uno de los más versátiles del mercado. Sus principales características incluyen una productividad de 30 páginas por minuto, manejo por pantalla táctil y funcionalidad de controlador avanzada. Este equipo multifuncional cuenta con  capacidad de papel estándar de 350 hojas, pero llegando a poder  ampliarse hasta las 1350 hojas.

Nos encontramos con los primeros modelos de Ricoh que nos ofrecen un nuevo diseño, denominado I-Style, conjugando sofisticación y funcionabilidad. Nos encontramos con la incorporación del controlador de próxima generación de Ricoh, el cual permite una interacción inteligente entre usuarios, facilita el acceso a la información y genera una automatización en la gestión documental de tu empresa.

Todo esto permite tener un mayor control sobre los costes económicos a la vez que la impresora multifuncional se vuelve más respetuosa con el medio ambiente al optimizar tanto el consumo de electricidad como el de los tóner. También nos sorprende el apartado de seguridad, ya que en este quipo nos encontramos con características que permiten tanto la protección de documentos como el poder ingresar información de seguridad o firma electrónica en archivos PDF.

Para resumir los beneficios que aporta la RICOH MP C307SP pueden resumirse en:

  • Respecto a los anteriores modelos mejora en 50% más de productividad.
    Sus funciones mejoradas mejoran la productividad gracias a las mejoras introducidas en la gestión de los flujos de trabajo y de los usuarios.
  • Nada de esperas para empezar a utilizarla.
    Nos encontramos con un equipo extremadamente rápido, realizando la primera copia en solo 5,4 segundos. Además el aumento de productividad se ve reflejado en una impresión rápida de documentos o copias únicas. Y si lo deseas, puedes interrumpir impresiones para priorizar otra sin perder la configuración de ninguno de los trabajos.
  • Su diseño es un valor añadido.
    Esta impresora multifuncional no tiene nada que envidar a ninguna otra, además, juega con la ventaja de tener multitud de funcionabilidades reducidas en un tamaño compacto y de estilo cuidado al mínimo detalle.
  • Cualquiera puede utilizarla desde el primer momento.
    Nos encontramos una pantalla táctil a color que facilita el uso del dispositivo. Este es personalizable de tal forma que con solo un toque consigamos la función que necesitamos.
  • Eficiencia por naturaleza.
    El nuevo diseño que tiene y sus cuidados sistemas la hacen que gaste un 11,5% menos de electricidad que sus antecesoras. Además nos encontramos con los modos de reposo que disminuye al mínimo su consumo y el de Quick  Start-Up que ponen el equipo operativo en menos de diez segundos.
  • Permite el Document Server.
    Este dispositivo tiene la opción de equiparse con Document Server, de esta forma ya no se necesita tener disponibles los archivos en ordenadores, cuentas de correo, USB, etc. Guardando ahí los documentos recurrentes, los podremos obtener con un solo toque de pantalla.
  • Facilidades para empresas bancarias.
    Su escaneo A6 es un requisito clave en el sector bancario, donde es necesario escanear y copiar recibos y acuses de pago. Configurando la opción de acceso rápido en la pantalla, escaneara estos documentos al momento, ahorrando tiempo a los empleados.

 La impresora multifunción blanco y negro más eficiente:

Ricoh MP 305+

Pues sinceramente, la aparición de este modelo de impresora multifuncional es un antes y un después en el sector. Antes de su aparición nos encontrábamos con equipos A3 de grandes dimensiones, ruidosos y costosos. La Ricoh MP 305 + es el primer híbrido  que nos une la opción de imprimir, escanear y copiar en tamaño A3 con una dimensión de un equipo de sobremesa, ocupan la mitad de cualquier equipo convencional de A3 del mercado.

Además tiene la opción de añadirle la función de fax, de forma que todas las funciones necesarias estén conjuntadas en un solo equipo. Otro factor a tener en cuenta, tratándose de un equipo que puede ponerse encima de una mesa, es lo ultrasilenciosa que llega a ser. Y por último, queremos exponer sus velocidades de impresión.

Esta máquina  consigue realizar la primera impresión en tan solo 4,9 segundos y tiene una velocidad de 30 impresiones por minuto. Esto se traduce en que, siendo 5 hojas la media de documentos a imprimir, lo podemos tener en la mano en menos de 15 segundos, con un acabado impecable y excelente. Siendo conscientes de estas prestaciones, contamos con una bandeja que admite de 250 hojas más un bypass para el formato A3

Los datos más destacables de la impresora multifuncional Ricoh Mp305+ son:

  • Las propiedades de este equipo son únicos en el mercado.
    Todo es posible con los modelos MP 305+, todas las funciones de una A3 en tamaño de equipo A4. Además con el  Smart Operation Panel se simplifica el uso de la misma.
  • Dimensiones de una A4 con las funciones de una A3.
    Ocupan menos de la mitad de espacio que el resto de equipos A3. Es tan compacta que puede ponerse encima de cualquier mesa sin ocupar el espacio que sus semejantes.
  • Más que silenciosa, ultrasilenciosa.
    Teniendo en cuenta que es un equipo que su colocación es encima de una mesa, cerca de los empleados, no podía descuidarse este detalle. Se ha conseguido reducir un 50% el ruido, consiguiendo evitar las molestias que producen los equipos A3.
  • La productividad del mañana al alcance hoy.
    La velocidad de trabajo de este equipo es increíble. Completa un trabajo de cinco páginas en tan solo 15 segundos. Con un tiempo de 4,9 segundos en la primera impresión y una velocidad de 30 copias al minuto.
  • Increíblemente fáciles de usar.
    Este modelo cuenta con el Smart Operation Panel, lo que simplifica los métodos de trabajo. Pudiendo personalizar las tareas más comunes para conseguir que se realicen en un instante.
  • Control absoluto sobre el flujo de trabajo.
    El Smart Device Print&Scan permite escanear y realizar impresiones a través de cualquier dispositivo, de forma que ya no es necesario estar en la misma sala que el equipo para hacer estas acciones.

 La impresora laser a color multifunción más rápida:

Ricoh MP 601 SPF

Las nuevas Ricoh MP 601 SPF  son de las más maquinas más productivas del mercado. Se les ha incorporado un procesador  ultrarrápido, con el cual obtenemos unos rendimientos muy superiores a sus antecesoras. Un aspecto que nos ha sorprendido es la facilidad que tienen el en procesamiento de documentos, tanto en su tratamiento como en la impresión de los mismos.

Con la opción OCR nos aseguramos una gestión documental excelente, ya que puede extraer información precisa de los documentos escaneados, a la vez que los administra de forma eficiente y ordenada. El punto fuerte de este equipo sin duda es su velocidad, nos permite obtener la primera impresión en tan solo 6 segundos, y las siguientes a una velocidad de 60 copias por minuto, convirtiéndola en una impresora multifuncional con poca competencia en el mercado. Como la mayoría de los nuevos equipos de Ricoh, contamos con la inmejorable ayuda de los mandos Smart Operation Panel de 10,1”, compatibilidad amplia con soluciones variadas.

Si la  calidad es un apartado que nos importa, con este equipo estamos más que satisfechos porque cuenta con una imagen mejorada, con calidad  1.200 x 1.200 ppp y un rendimiento duradero  Al igual que otros productos de Ricoh, han sido diseñadas para ser lo más respetuosas con el medioambiente, bajando los consumos tanto energéticos como el de consumibles.

 Podemos destacar que la Ricoh MP 601 SPF es una de las mejores maquinas del mercado por:

  • Son perfectas para crear plataformas de trabajo.
    Cuando tu empresa necesita varios dispositivos puedes crear una red entre ellas que facilitan la gestión de los documentos y conseguir rendimientos óptimos.
  • Interfaz para que cualquier empleado pueda utilizar desde el primer día.
    Estos equipos han sido creados para ser sencillos y operativos. Gracias al Smart Operation Panel de Ricoh nos encontramos con un método de uso intuitivo y de fácil uso. Todas sus funciones en tan solo un toque.
  • Cualquier gestión desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
    Hoy en día todas las empresas trabajan con multitud de dispositivos y soportes. Al ser compatibles con esta impresora multifuncional rompemos con las restricciones que antes nos encontrábamos a la hora de realizar cualquier acción.
  • No más esperas ni pérdidas de tiempo.
    Los procesadores de alto rendimiento hacen que las tareas sean ejecutadas de forma instantánea. Además, el propio administrador del equipo puede configurar opciones para que el equipo realice varias acciones correlativas de forma que agilizamos el proceso, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
  • Reduzca al mínimo el impacto medioambiental.
    Una de las preocupaciones de Ricoh es ser producir equipos lo más responsables con el medioambiente. Nos encontramos un modelo diseñado para cumplir con los estándares medioambientales e incluso mejorando alguno de estos.
  • Además de ser rápida es muy dura y todo terreno.
    Nos encontramos con un equipo que tiene una velocidad de 60 impresiones por minuto convirtiéndola en una de las más rápidas de mercado, pero su vida útil y la calidad de impresión es tan elevada que la convierten en un dispositivo idóneo para cualquier tipo de empresa.

La impresora multifunción con formato A3 más económica:

Ricoh MP 2555 SP

Si lo que necesitamos es una impresora multifuncional A3 en blanco y negro, y no necesitamos un equipo con unas características muy elevadas, encontramos en la Ricoh MP 2555 SP la perfecta aliada. Nos encontramos con un dispositivo con una velocidad de impresión de 25 copias al minuto y con los nuevos procesadores de alto rendimiento de la familia Ricoh.

Además, como en los modelos de alta gama, nos encontramos el poder trabajar sin teclas porque también incorpora el Smart Operation Panel de 10,1″, el mayor de su clase. Su facilidad de uso, lo intuitiva que es la maquina y las mejoras en productividad que proporciona gracias a la nueva e intuitiva interfaz de usuario con sus aplicaciones inteligentes de copia, escaneo y copia de tarjetas ID.

Su conectividad es excelente, permitiendo el trabajo con cualquier dispositivo inteligente que permite entre otras cosas  imprimir documentos recibidos a través de correo electrónico o redes sociales. La función de fax es opcional. Un detalle a tener en cuenta en esta impresora multifuncional  es la  capacidad de papel, llegando a 4700 hojas,  y las opciones de acabado incluyen una unidad de plegado interna, exclusiva de Ricoh y un finisher híbrido con o sin grapas.

 Porqué la Ricoh MP 2555 SP es la mejor opción y mas económica dentro de las A3 de blanco y negro

  • Condiciones de alta gama en un equipo económico.
    Nos encontramos que las funcionabilidades que tienen los equipos más altos también están incluidas en este modelo, haciendo de él un compañero inmejorable.
  • Equipos con una rentabilidad indiscutible.
    Representan una excelente relación calidad-precio. Con configuración lista para usar, pueden imprimir, copiar y escanear e incorporan un potente servidor de documentos.
  • Instalación rápida y a usar.
    La configuración de la impresora es de las más sencillas, pudiendo configurar características de impresión complejas en un solo toque en su Smart Operation Panel, el cual te permite navegar mediante los gestos de pellizcar, deslizar y tocar, como en un smartphone o una tablet.
  • La nube también es compatible en este modelo.
    La transformación digital esta cambiando la forma de trabajar de las empresas, muchas de ellas incluyendo la nube en su día a día, y que mejor manera de mejorar la productividad que poder trabajar con ella desde tu impresora multifuncional.
  • Toda la compatibilidad con tus flujos de trabajo.
    El controlador GWNX de Ricoh, el rápido procesador Intel, gestiona flujos de trabajo y cuentas para el uso. El administrador puede predeterminar las cuentas según sea necesario para el correcto funcionamiento de la empresa.
  • Alimentación, plegado y acabado.
    Además de su gran capacidad de 4700 hojas, es compatible con unidades de plegado, finisher híbrido, con o sin grapas, con todo tipo de documentos.

 

En Ricopia ponemos a tu disposición un equipo completo de profesionales que te asesoraran desde el principio para que puedas obtener la mejor para tu negocio. Te realizamos la instalación del equipo y daremos las formaciones necesarias y continuadas para que puedas sacar el máximo partido a tu equipo.

 

Comparativa Impresora Láser Color Multifunción

Comparativa Impresora Láser Color Multifunción

Ricopia-Impresora-Ricoh-MP402SPF

Después de años de experiencia, en Ricopia, hemos ido conociendo las necesidades de los clientes a la hora de comprar una impresora láser color multifunción

Entendemos que las necesidades de cada empresa son muy distintas entre ellas, tanto por su estructura como por el sector en el que se desenvuelven. La mayoría de los clientes optan por la adquisición de  dispositivos de sobremesa  de 30 a 40 ppm en blanco y negro pero existe una multitud de ellos que precisan el introducir una impresora láser color. Pero aún así tenemos una serie de equipos que son los más reconocidos y utilizados por la mayoría de nuestros clientes. Os presentamos una pequeña sección donde os contamos cuales son las máquinas que solemos recomendar según sus características.

La impresora láser color multifunción más vendida.

impresora láser color más vendida

RICOH MP C307SP

Nuestros clientes se decantan principalmente por este equipo multifuncional, ya que sus características hacen de este equipo uno de los más versátiles del mercado. La MP C307SP una impresora láser color multifunción con medida A4, con un 3 en 1 que ofrece las funciones de impresión en color, copia y  escaneo, además de fax de modo opcional. La velocidad de impresión llega a 30 páginas por minuto tanto en las impresiones en blanco y negro como en las impresiones a color.

Estas velocidades de impresión suelen ser la media más solicitadas por la mayoría de las empresas. Estos equipos ya vienen equipadas con una bandeja de papel de 250 hojas, bandeja multibypass de 100 hojas, unidad dúplex y alimentador de documentos a doble cara de una sola pasada (SPDF) para un escaneo de hasta 80 escaneos por minuto, consiguiendo una productividad muy elevada generada por el ahorro de tiempo. La capacidad de papel puede ampliarse hasta un máximo de 1350 hojas.

Una bandeja de un separador opcional duplica la capacidad de salida multiplicando la versatilidad y velocidades de rendimiento. Un detalle muy importante es que vienen equipados con Smart Operation Panel, el controlador GWNX más actual y el  potente procesador Intel a 1,46 GHz. El SOP tiente un tamaño de  10,1″, con un funcionamiento muy parecido al de cualquier smartphone android, haciendo del mismo, una interfaz sencilla, intuitiva y con la posibilidad de personalización para ejecutar las funciones más usadas de forma inmediata.

Para resumir los beneficios que aporta la RICOH MP C307SP pueden indicarse en:

  • Velocidad y versatilidad son los impulsores clave en el sector de unidades de sobremesa.
    30 páginas por minuto en impresión y 80 páginas minuto en escaneo la hacen ser un equipo que cubre las necesidades de las empresas más exigentes con una alta calidad de impresión
  • Un diseño que te permite optimizar el espacio de tu oficina.
    Incluso siendo una equipo multifuncional laser con la cantidad de funcionabilidades que posee, este equipo se considera de los más compactos del mercado, permitiéndote ahorrar espacio.
  • Con el Smart Operation Panel simplificas las tareas.
    El poder personalizar y adaptar las funciones, hacen que los flujos de trabajo sean más rápidos y eficientes.
  • Un equipo muy sostenible y que te proporciona un ahorro de costes.
    La impresora multifuncional ofrece una reducción tanto en la huella de carbono como en el ruido, bajando entre un 20% y 40% en comparación con otros equipos.
  • Proporciona una alta seguridad de los documentos.
    Al poseer el controlador GWNX más actual, la protección de los archivos hace que sea muy difícil que sean vulnerados.
  • Su conectividad es impresionante.
    Puede conectarse con cualquier dispositivo, además puede vincularse con la tecnología NFC e incluso utilizar códigos QR.impresora láser color más vendida precio

La impresora láser color multifunción más eficiente.

 

impresora láser color más eficiente

RICOH MP C3004exsp

Las nueva impresora láser color multifunción en color A3 de Ricoh es uno de los modelos más solicitados por los clientes por la completa funcionalidad que proporciona. Trabaja silenciosamente y maneja sin esfuerzo todas las necesidades. Estos equipos imprimen, copia en color desde formato A3, dan un impecable acabado, escanean y distribuyen la información, además  procesan mensajes de fax, aunque también es opcional. Con una velocidad de impresión de 30 páginas por minuto y en color hasta la misma velocidad.

La impresora multifunción presenta también  el nuevo Smart Operation Panel, el cual se ilumina y activa con tan solo un toque. Este modelo incluye  PostScript 3 de forma estándar, para empresas que lo puedan precisar.  Entre las demás funciones se incluye IPDS, así como escaneo OCR. Las versiones SP se suministran con un ARDF y las versiones ASP con un SPDF de alta velocidad (alimentador dúplex de una sola pasada). Mediante el SPDF, pueden introducirse hasta 220 originales en un solo proceso, llegando a la velocidad de 110 escaneos por minuto y un máximo de 180 si contamos con el dúplex. Los nuevos equipos de Ricoh ya cuentan con el controlador GWNX , y procesadores de Intel de alta velocidad.

Uno de los aspectos que podemos destacar de este modelo es el ahorro de tiempo que nos proporciona el sensor de presencia que incorpora. Con este sensor conseguimos que el equipo salga del modo reposo en tan solo un segundo, evitando tiempos de espera para su uso y que se traduce en productividad Las MP C3004 exsp  también admite  el uso de soluciones optativas para el flujo de trabajo, como StreamLine NX y GlobalScan NX de Ricoh. Y para finalizar nos sorprende la capacidad de papel, que se adapta desde 1200 a 4700 hojas, permitiendo a la maquina adaptarse a las necesidades reales de cualquier cliente.

Para resumir los beneficios que aporta la RICOH MP C3004exsp:

  • Es de las mejores compañeras que puedes tener.
    Teniendo en cuenta las funcionabilidades que tiene, te ofrece una respuesta versátil y de uso sencillo para responder a las necesidades que generan los documentos en oficinas
  • Su interfaz facilita las tareas de trabajo.
    Estos equipos pueden instalarse como parte de una solución uniforme para toda la empresa, e incluyendo aplicaciones opcionales para aumentar el rendimiento de los empleados.
  • La integración de cualquier dispositivo al instante.
    Contamos con una maquina con una alta conectividad a cualquier dispositivo y con cualquier tipo de conexión.
  • Personalización por parte del administrador que aportara seguridad.
    El administrador del equipo puede crear perfiles específicos a cada empleado que le permitirá y limitara tantos las funciones como los accesos.
  • Configurable para facilitarte el trabajo diario.
    Como hemos indicado, desde el volumen de papel que permite a las opciones de instalación de finisher para obtener los mejores acabados.
  • Opciones de impresión que te ahorran costes.
    El equipo permite imprimir en distintos formatos y tamañas, a la vez que se pueden utilizar diversos tipos de papel, haciendo que puedas crear tu propia publicidad sin depender de empresas externas.impresora láser color más eficiente precio

La impresora láser color multifunción más rápida.

impresora láser color más rápida

 

RICOH MP C5504exsp

Nos encontramos que muchos clientes necesitan un volumen elevado de trabajo sin llegar a tener la necesidad de un equipo de producción. En este caso recomendamos la versión con velocidad de impresión  de 55 copias por segundo de la anterior maquina mencionada y con impresión a doble cara.  Hay que tener en cuenta que al ser el equipo más completo, sus ampliaciones y mejoras también los son, es decir, todo el equipamiento que podemos introducir en la maquina más eficiente se ve con complementos aumentados a su máximo exponente. Si tu empresa necesita una impresora láser color multifunción para un alto volumen de trabajo, esta es tu maquina

Para resumir los beneficios que aporta la RICOH MP C5504exsp serían:

  • Los mismos beneficios que el anterior modelo.
    A titulo general, los beneficios son, mínimo, los mismos la RICOH MP C3004exsp.
  • Tiene un procesador más potente para hacer frente a los altos flujos de trabajo.
    Al ser un equipo que necesita más potencia, se le ha implantando un procesador Intel de  1´75Ghz.
  • Más copias en menos tiempo.
    Llegamos a las 55 copias por minuto, casi una por segundo.impresora láser color más rápida precio

La impresora láser color multifunción con formato A3 más económica.

impresora láser color más económica

MP C2004exsp

Muchas empresas tienen una necesidad muy específica para imprimir en A3, que sea a color, sin la necesidad de mucha cantidad de impresiones y que a la vez sea económica. Entonces nos encontramos en la unión de todos factores que convergen en este modelo, ideal para cubrir todas estas necesidades.

Es una de las maquinas más completas del mercado, cumpliendo todas las necesidades que requiere la empresa que tiene poca cantidad de impresiones, pero a la vez con las características antes indicadas. Esta impresora láser color multifuncional trabaja con todos los formatos inferiores a A3, incluyendo este, es decir, que puede cubrir todas las necesidades básicas que cualquier empresa necesita en su día a día pero con la opción de hacerlo también en A3 a un precio más que económico.

Para resumir los beneficios que aporta la RICOH MP C2004exsp diremos que:

  • Imprime, copia en color y proporciona un acabado impecable a los documentos.
    Las opciones modulares adicionales pueden ampliar las funciones y automatizar los procesos manuales.
  • El controlador de impresión universal y el Smart Operation Panel de Ricoh proporcionan una plataforma uniforme.
    La personalización del Smart Operation Panel, el cual funciona como cualquier dispositivo Android, facilita el uso de todas las funciones de forma intuitiva.
  • La conectividad que tiene sigue siendo uno de sus puntos fuertes.
    El poder conectarse desde cualquier dispositivo de forma remota, también vía conexión wifi, facilita los flujos de trabajo al igual que optimiza el tiempo de los trabajadores.
  • La seguridad es otro de sus puntos fuertes frente a equipos de la competencia.
    Las posibilidades de personalización de todo el equipo por parte del administrador, al igual que sus controladores novedosos hacen de el un equipo muy seguro.
  • Ampliable y actualizable.
    Aunque la mayoría de los equipos Ricoh tienen estas opciones y mucho más, siendo la maquina más económica A3 te da la posibilidad de ahorrar y, si cambian tus necesidades, poder ampliar sus funciones.impresora láser color más económica precio

Aunque os hemos presentado un breve resumen de las mejores impresoras láser color con unas características muy especificas no quiere decir que sean las más idóneas para vuestro negocio. Siempre recomendamos a nuestros clientes que uno de nuestros expertos les realice un estudio personal para obtener más información, de esta manera se detectan las necesidades reales que va a demandar el negocio.

Una vez conocidas todas las necesidades reales os indicaremos cual de los equipos multifuncionales de Ricoh son los más idóneos para que vuestra empresa sea más productiva, obtengas mejores rendimientos y tu eficiencia aumente considerablemente. Tanto para comprar una impresora como para alquilarla, estamos a tu disposición.

En Ricopia llevamos más de treinta años asesorando a miles de clientes, haciendo que su trabajo diario sea más fácil. El contar con un partner tecnológico con tanta experiencia es un valor añadido para tu empresa, porque lo que realmente nos importa es que tu negocio sea fructífero. Además nuestro servicio técnico y de atención al cliente estará siempre a tu lado, para que puedas sacar el máximo partido a tu impresora laser a color multifunción.