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Mejorar las relaciones con tus proveedoresComo todo en esta vida, una buena relación necesita tiempo, atención y dedicación. Las relaciones con nuestros proveedores deben basarse en estos criterios, ya que sin ellos, crear conexiones fuertes y duraderas con nuestros clientes puede resultar más complicado.

Existen muchas formas de mejorar las relaciones con nuestros proveedores, pero sólo hay unas pocas que lo hacen de manera tan sencilla y eficiente como la automatización de Facturas de Proveedores.

En este artículo, descubrirás cómo optimizar la gestión de facturas de proveedores y qué beneficios aporta para el éxito de tu empresa.

¿QUÉ SON LAS FACTURAS DE PROVEEDORES?

Proceso Automatización FacturasEstos documentos son requerimientos de pago, los cuales son emitidos por los proveedores cuando tu empresa u organización emite una orden de compra.

Es importante destacar, que dependiendo de las políticas de facturación que tenga el proveedor, se tiene un periodo de tiempo limitado para pagar dicha factura.

Importante destacar la diferencia con los recibos de compra, los cuales son unos documentos que tienen como objetivo confirmar que los pagos han sido recibidos de manera satisfactoria

¿EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN AUTOMATIZADA DE FACTURAS DE PROVEEDORES?

El proceso necesario para pagar a un proveedor es complejo y es necesario realizar una serie de tareas:

  • Identificar los datos de la factura
  • Verificar los datos con el albarán o pedido
  • Aprobación por distintos validadores
  • Contabilización de la factura
  • Autorización del pago
  • Archivo de la factura

Mediante la integración de sistemas de OCR inteligente y herramientas de gestión de procesos documentales que permiten crear flujos de trabajo digitales, se optimiza el tratamiento y gestión de las facturas de proveedores que llegan a una empresa.

El OCR es un sistema óptico inteligente que tiene la capacidad de reconocer caracteres y datos de cualquier tipo de documento (papeles escaneados, PDFs, imágenes capturadas…).

También conocido como Reconocimiento Óptico de Caracteres, es un sistema capaz de reconocer de forma automática e independiente donde se encuentran los diferentes datos que podemos encontrar en una factura:

  • Número de factura
  • Fecha de factura
  • Tipo de impuesto
  • Importe impuesto
  • Base imponible
  • Importe total
  • CIF emisor

Beneficios automatización facturasEl uso de tecnologías como el OCR inteligentes y la implementación de flujos de trabajo personalizados suponen un cambio y una ventaja importante en la cuenta de resultados de cualquier empresa.

La factura se digitaliza en los puntos de entrada establecidos por la organización. El sistema OCR extrae los datos de la factura y los identifica mediante reglas y algoritmos llegando a un porcentaje de efectividad de extracción muy alto. Una vez los datos son verificados, bien de forma manual o automática contra el sistema ERP de la compañía, el documento factura debe ser cotejado contra pedido o albarán, podrá ser punteado total o parcialmente.

Una vez se verifican todos los datos y se realizan las comprobaciones necesarias de cuadre, la factura inicia el proceso de validación establecido de antemano, pasando por los responsables que deben visar y aprobar la factura.

Con la aprobación de todas las partes implicadas se procede al apunte contable de la misma y se deja pendiente de pago.

Esto es un ejemplo de un posible proceso de facturas, evidentemente cada organización tiene su propio procedimiento establecido, es fundamental seleccionar una herramienta que te permita configurar el workflow en función de tus necesidades.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS

Es importante hablar de las herramientas que hacen posible este tratamiento de facturas de proveedor y las diferentes virtudes que éstas ofrecen.

Aplicación de BPM (Business Process Management)

Digitalización certificadaCreación de Workflows (flujos de trabajo)

Gestión inteligente de documentos relacionados (albaranes, pedidos…)

Exportación automática de datos

Digitalización certificada

Aplicación de OCR inteligente

Extracción automática de datos por OCR para identificación de información en documentos. Sin necesidad de usar plantillas. Auto-Aprendizaje. Eliminación de falsos positivos. Minimiza la aparición de errores

¿CÓMO ERA LA FACTURACIÓN TRADICIONAL DE PROVEEDORES?

Aquellos sistemas de facturación no adaptados a las necesidades de una organización no solo consumen más recursos de gestión (humanos y técnicos), sino que también afecta de forma directa a los procesos de negocio y por consiguiente, a los resultados finales de la compañía.

Pero los problemas asociados a los procesos tradicionales no sólo radican en los aportados anteriormente. Existen mucho más y a continuación los enumeramos:

  • Errores en la recepción y tramitación de facturas
  • Entrega de documentos a unidades de gestión erróneas
  • Altos costes en validación y tramitación
  • Ciclos de pago más imprevisibles
  • Errores en los cierres contables
  • Retrasos que no pueden ser justificados
  • Mala relación con los proveedores

Este último punto es importante, ya que no apostar por sistemas de facturación avanzada de proveedores no solo generará mala relación con los proveedores, ya que también estaremos renunciando a los descuentos que estos ofrecen por pronto pago.

Qué es BPMVENTAJAS DE LA GESTIÓN AUTOMATIZADA DE FACTURA DE PROVEEDORES

  • Reducción de costes en el procesamiento de facturas
  • Aumento de la productividad, al transformar el flujo de trabajo en un proceso ágil y eficiente
  • Mejora de la relación con los proveedores y acceso a descuentos que muchos de ellos ofrecen por pronto pago
  • Reconocimiento de datos superior al 95%
  • Captura de información multi-fuente: Fax, Impresoras, E-Mail, Carpetas electrónicas o Servicios Web entre otros.
  • Instalación sencilla y fácil: 48 horas

Además, el paquete que ofrece Ricopia reduce hasta en un 85% lo costes asociados a un sistema estándar con las mismas características. Una solución que garantiza que el proceso de captura, tratamiento y aprobación de facturas de tu empresa esté automatizado, controlado y optimizado.

Si deseas saber más sobre este proceso, no dudes en contactar con nosotros. Nuestro equipo de consultores buscarán la solución más adecuada para tus necesidades.

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