¿Cómo escanear un documento de forma segura?

AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL


Entrados en el siglo XXI, la automatización documental de las empresas supone un pilar básico tanto en la seguridad como en la productividad. Si has perdido el tren de la digitalización, o te has quedado atrás, sufrirás los efectos de la pérdida de competitividad respecto al resto del sector.

Sin duda es imprescindible la digitalización de documentos desde un soporte físico a otro digital ya que, además de ciertas ventajas operativas, también te aporta beneficios de carácter económico, medioambiental o incluso de imagen pública.

Optar por la digitalización de documentos

La pregunta que debes plantear es cómo escanear un documento y cuándo empezar a pasar documentos de un soporte escrito a un soporte digital. Si en tu empresa no has empezado a hacerlo el momento debe ser ahora, para que puedas aprovechar el impulso de la digitalización antes de que sea demasiado tarde.

Para escanear un documento tienes que contar con equipos fiables, seguros y tecnológicamente avanzados, que puedan llegar a cumplir con las necesidades actuales, pero también con aquellas que se te puedan presentar en un futuro muy cercano.

En cuanto a la seguridad que debes implementar al pensar en cómo escanear un documento, los nuevos equipos profesionales permiten, mediante claves personales, monitorizar qué se escanea, quién lo hace y en qué momento, con lo que mantendrás un perfecto control de la seguridad de la información.

Como escanear un documento

El proceso de automatización documental en las empresas es relativamente sencillo, pero debido a la seguridad que necesiten implementar las compañías se pueden requerir procesos complementarios.

Para la digitalización de documentos de formato estándar A4 puedes elegir entre colocar el documento en el alimentador, que en la mayoría de las máquinas es una bandeja superior, en la que se deposita el documento y se traslada automáticamente a la parte del escáner, o parte óptica, qué es una zona con un cristal a través del cual se realiza la lectura del documento.

El alimentador es muy útil en el caso de documentos estándar de múltiples páginas, puesto que no te verás obligado a levantar constantemente la bandeja superior e ir hoja a hoja, sino que podrás realizar el trabajo de digitalización de documentos de una sola vez depositando todo el papel.

Por otro lado, también es habitual en las empresas que exista documentación en formato diferente al A4 convencional, como por ejemplo tickets, boletas, hojas de pedido, etcétera. Para este tipo de documentos especiales habitualmente se utiliza la bandeja de escaneo manual, de tal manera que puedas colocar, si es tu intención, varios documentos a la vez y escanearlos simultáneamente.

Escanear documentos con seguridad

Con la aplicación de las nuevas normativas en materia de protección de datos se hace necesario proteger con sistemas efectivos el uso de dispositivos copiadores o de escáneres para la documentación sensible.

Esta seguridad se implementa con el uso de contraseñas ya sean por password u otras como la huella dactilar. De esta manera consigues que exista una trazabilidad en la duplicación, copia o envío de documentos a través de máquinas copiadoras y escáneres.

Las empresas más avanzadas ya han implementado este sistema y de esta manera cumplen con la normativa europea de protección de datos, que incide en la obligatoriedad de establecer controles para la transmisión de los datos de carácter personal.

Qué ventajas adicionales tiene la automatización documental

Además de disminuir los costes de funcionamiento y evitar la pérdida de información hay otras ventajas inherentes al hecho de desprenderse del papel.

La imagen pública de tu enseña se verá reforzada si haces hincapié en el hecho de que has dejado de consumir un gran volumen de papel. Esto valdrá para destacar por encima de nuestra competencia en cuanto a responsabilidad social corporativa.

Otra de las ventajas adicionales, que no se contempla habitualmente, es el hecho de que el personal pasará menos tiempo deambulando para realizar copias e impresiones. También tardará menos en buscar cualquier documento, puesto que si todo está digitalizado correctamente nuestro sistema de información nos lo mostrará fácilmente, gracias a el reconocimiento OCR.

Mejoras para las personas

Cuando una firma consigue eliminar un archivo documental físico se produce una gran liberación de espacio en las oficinas y lugares de trabajo, dejando zonas libres para poder ser ocupadas por otros elementos, o incluso para poder incrementar el espacio físico que ocupan los trabajadores.

En líneas generales, las empresas que han conseguido digitalizar de una manera óptima su información tienen unos trabajadores más motivados y con menos estrés, puesto que para ellos es más fácil la gestión de la información con la que tratan, al no tener que pensar en qué lugar se archiva qué documento, o qué personas pueden o no tener acceso a esta información.

La liberación de los trabajadores tiene una ventaja añadida, y es que se pueden dedicar dentro de la oficina a realizar tareas críticas, que de otra manera no podrían hacer si tuvieran que realizar impresión o archivo de documentación.

Por supuesto, la automatización documental de la información reduce el número de procesos a realizar en tu oficina o despacho.

La reducción del número de procesos implica una menor complejidad en el funcionamiento de los departamentos, y cuando se produce esto se mejoran los ratios de los trabajadores, no solo de absentismo sino también de productividad.

Evitar la pérdida de información en casos extremos.

No sería la primera vez que se ha producido un cierre de una compañía debido a que, por circunstancias catastróficas como incendios e inundaciones, se ha destruido completamente la documentación que poseía en sus archivos.

Cuando un documento se encuentra digitalizado y archivado en un sistema informático externo, como un servidor o una nube, este riesgo se desvanece completamente, puesto que en cualquier momento la empresa puede seguir funcionando, incluso desde otra ubicación, contando con las copias de seguridad de sus archivos que se han generado.

En definitiva, podemos concluir que la automatización documental es un proceso que mejora todos los aspectos de tu gestión y las tareas que desarrollan los trabajadores, por eso cada vez es más difícil encontrar excusas para retrasarlo.

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