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La seguridad de los datos solía ser una preocupación relegada a grandes empresas. Los propietarios de pequeñas y medianas empresas (PYMES) eran más propensos a preocuparse por su seguridad de la información como clientes que como contexto empresarial. Pero a medida que evoluciona la era digital, el panorama de las amenazas a la seguridad se está volviendo más complejo, y las PYMES están cada vez más en el punto de mira. Casi la mitad de todos los ciberataques se dirigen a pequeñas empresas, y las pérdidas no son pequeñas. De hecho, la pérdida promedio por cada 100 registros comprometidos es $25.450-por no decir nada del daño que podría hacer a la reputación de su empresa.

Aunque un estudio de Xerox demostró que más del 40% de las empresas todavía confían principalmente en los procesos en papel, la mayoría no hace de la seguridad de impresión una prioridad, en su lugar prefieren centrarse en sus escritorios, laptops y servidores – si hay un plan de seguridad en su lugar. Los hackers saben esto.

Muchas empresas no aprecian la seriedad del riesgo. Las nuevas impresoras multifunción de hoy van más allá de la impresión, el escaneo, el fax y la copia para ayudar realmente a las PYMES a aumentar la productividad y mejorar su forma de trabajar. Pero sin garantía, cualquier dispositivo de red inteligente puede actuar como una puerta abierta a la red si se deja desprotegida. Los informes de los MFP que se piratean a través de puertos abiertos son cada vez más comunes y demuestran la necesidad de garantizar que los dispositivos estén protegidos del acceso no autorizado.

Otro riesgo sorprendente proviene de su propia gente. Los miembros del equipo, aunque bien intencionados, pueden ser un riesgo de seguridad grave.  Afortunadamente, hay varias maneras de minimizar los riesgos para su negocio, y son sorprendentemente fáciles de manejar.

Evalúe la amenaza

Si es una organización más grande con una flota de impresoras diversa, debe considerar encarecidamente la posibilidad de incluir la ayuda de un proveedor de servicios de administración de documentos (DMS) para evaluar la seguridad de los documentos de dispositivos, flotas y empresas. Una evaluación localizará los puntos de vulnerabilidad existentes y le ayudará a poner en marcha un plan de seguridad personalizado que tenga en cuenta todos los factores, desde el acceso de los usuarios a qué hacer con el dispositivo y sus datos almacenados cuando sea el momento de actualizar. 

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Integre la protección del dispositivo

El cifrado de disco duro es estándar en la mayoría de los MFP, junto con funciones de sobreescritura de datos. La sobreescritura de datos puede ayudarle a actualizar con seguridad un nuevo dispositivo cuando llegue el momento, sin preocuparse de qué información está dejando en él. Un servicio de protección de dispositivos sólido y completo garantiza que los equipos multifunción no proporcionen acceso abierto a la red y que todos los puertos abiertos se cierren según sea necesario. Por último, habilitar actualizaciones automáticas de firmware y software significa que nunca tendrá que preocuparse por instalar parches o realizar otros ajustes manuales. Siempre tendrás la protección más actualizada, sin interrupciones en tus flujos de trabajo, o asignando responsabilidades adicionales a los miembros de tu equipo.

Proteja su red

Hay varias maneras de hacer que su MFP sea más segura. La forma más común es cifrar los trabajos de impresión para que sea seguro que los documentos confidenciales se impriman a través de una red cableada o inalámbrica. Los MFP Xerox utilizan un conjunto completo de capacidades para evitar ataques maliciosos y accesos no autorizados. Los dispositivos habilitados con la tecnología Xerox® ConnectKey® también cuentan con la tecnología McAfee® Embedded control, que utiliza la tecnología de listas blancas de aplicaciones para proteger sus dispositivos contra software corrupto y malware. Puede echar un vistazo a los últimos dispositivos Xerox que ofrecemos aquí: compra de equipos multifuncionales Xerox

Recuperar el control

Pocos propietarios de negocios restringen el acceso de impresión porque la mayoría no se da cuenta de la amenaza planteada por la impresión sin restricciones. Mientras que los miembros de su equipo probablemente nunca pongan su negocio en riesgo deliberadamente, los errores como dejar datos críticos en una bandeja de impresora pueden conducir fácilmente a una brecha – sin mencionar los costes de impresión que se suman cuando las personas imprimen documentos que no necesitan. La impresión de PIN y de extracción permite que los trabajos de impresión se guarden electrónicamente en el dispositivo o en un servidor externo, hasta que el usuario autorizado esté listo para imprimirlos. El usuario proporciona un código PIN u otro método de autenticación, como una tarjeta de deslizamiento, o huella dactilar para liberar la impresión una vez que han llegado a la impresora. No más papel desperdiciado, y no más información confidencial a la vista de todos. Los controles de acceso también pueden garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a las funcionalidades de su MFP, una característica importante cuando esté usando una impresora con tecnología de aplicaciones o que contenga información confidencial en su disco duro.

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Supervise sus dispositivos ahora y en el futuro

Cuantos más dispositivos y empleados tenga, más complicada es la tarea de entender lo que se imprime, escanea y copia donde y por quién. Un partner de DMS experto puede integrar herramientas de gestión de impresión que les permitirán monitorizar y rastrear el uso de cada MFP en su organización, dándole información valiosa como qué dispositivos se están utilizando, cómo y por quién. Esta es una pieza importante del rompecabezas, ya que no sólo protege la seguridad de sus dispositivos y la información que almacenan; en última instancia, puede conducir a costos reducidos y un sistema de gestión de documentos más eficaz.

Para la mayoría de las empresas, la seguridad de impresión es un riesgo ignorado y un beneficio poco apreciado. Al confiar de un proveedor de DMS para construir un enfoque integrado para la seguridad de impresión, usted puede proteger su activo más valioso, sus datos, de manera que no le dé más quebraderos de cabeza.