“La seguridad de todos los documentos que pasan por nuestros equipos multifunción es tan importante o más como que realicen las copias con alta calidad”
La falta de seguridad de las impresoras y los equipos multifunción puede poner en riesgo a las compañías y organizaciones, ya que puede convertirse en una puerta de acceso a posibles ciberatacantes. Estos equipos, a menudo son dejados de lado desde el punto de vista de la configuración de la ciberseguridad, un descuido que, en caso de detectarse vulnerabilidades, puede suponer una vía de acceso para los cibercriminales. A través de estos dispositivos un ciberdelincuente podría acceder a información confidencial como correos electrónicos, credenciales de usuarios o documentos que contengan información sensible que hayan sido previamente escaneados.
Dado el riesgo de seguridad que esto plantea, las empresas de hoy en día ya no pueden funcionar sin un sistema fundamentalmente seguro de gestión de documentos y datos. Las capacidades de las impresoras de oficina y dispositivos multifunción se han multiplicado por diez en los últimos años, y por ello ahora son responsables de una gran proporción de entrada, salida y transferencia de datos comerciales y almacenamiento. En este sentido, un dispositivo multifunción que no solicite contraseña para acceder a su portal web, permite que cualquier persona que se encuentre en la red corporativa pueda tener control de la información que contiene y tener visibilidad de todos sus documentos, como sucede con aquellos que han sido escaneados.
Tres etapas de la seguridad de tu equipo de impresión en el lugar de trabajo digital
Ante el riesgo que suponen las impresoras y los equipos multifunción que no están debidamente protegidos, es clave que los responsables de seguridad de cada organización analicen exhaustivamente todas las vías por las que se podría abusar de configuraciones no seguras sobre las capacidades que ofrecen para poder proteger adecuadamente cada entorno.
- Control: Los controles efectivos de datos son cruciales para mantener la confidencialidad e integridad de los mismos. Como tal, Ricopia emplea una serie de autenticación de usuario y herramientas de administración de dispositivos para controlar y asegurar datos comerciales. Con nuestros equipos es posible configurar:
Control de copia no autorizada
Impresión bloqueada
Seguridad de captura avanzada
Controles de autenticación
Seguridad del documento físico
- Preservación: De acuerdo con los requisitos de los nuevos reglamentos de protección de datos, las empresas deben garantizar la confidencialidad de la información para que no pueda ser robada o filtrada, y su integridad continua. Para lograr esto, las empresas deben restringir el acceso a documentos confidenciales. La tecnología de encriptación puede seguir y proteger los datos a lo largo de su ciclo de vida. De este modo, controlamos la información de la empresa mediante:
Cifrado de datos
Validación de firmware
Gestión de contraseñas
Restricción de acceso de usuario
Función de bloqueo del usuario
- Destrucción: La eliminación segura de datos es una parte esencial de cualquier defensa integral de la seguridad cibernética. Es fácil de caer en la trampa de asumir responsabilidades comerciales cuando los datos dejan una organización. Las regulaciones estipulan que la destrucción de datos debe ser un proceso integral, eliminando cualquier riesgo de robo o mal uso posterior. En Ricopia ofrecemos un servicio para eliminar datos de estas impresoras al final de su vida útil. Esto incluye información pasada por alto como la configuración de red guardada, datos del usuario, datos del disco duro. Esto puede realizarse mediante:
Sobreescritura de imagen
Servicio de limpieza al final de su vida útil
Reemplazo de disco duro y almacenamiento extraíble
Por ello es importante siempre antes de adquirir un equipo tecnológico de cualquier tipo, especialmente si es un equipo de impresión o multifuncional, atender a sus capacidades de seguridad. Es muy importante que esta característica se incluya como beneficio del equipo, y por ello en Ricopia trabajamos con los mejores productos del mercado de la mano de RICOH para garantizar a todos nuestros clientes un correcto almacenamiento y control de toda la documentación que circula por los multifuncionales de la compañía.
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Santiago Miguel Peréz cuenta con más de 20 años de experiencia gestionando la parte técnica de nuestros productos tecnológicos, además de liderar el departamento de Servicio Técnico de Ricopia desde el año 2012
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