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Ahorrar tiempo y costes en tu departamento financiero

Para las empresas, es indispensable sacar el mayor rendimiento posible a las tácticas que sirven para aumentar la eficiencia y la productividad, sobre todo, para el departamento financiero. Es por todos estos motivos que tu departamento financiero debería utilizar un sistema de gestión documental para ahorrar tiempo, costes y compartir la información de manera más eficaz, consiguiendo así aumentar la productividad.

En este artículo del blog te explicamos qué es un sistema de gestión documental el motivo por el cual es la clave para ayudar a tu empresa y las ventajas que esto supone.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un sistema de gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, el almacenamiento, la disposición de los documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Ya que los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.

Por ejemplo, una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan. 

Algunas de las soluciones del sistema de gestión documental son:

  • Estructuración y categorización visual de carpetas y documentos.
  • Situación y versionado de documentos.
  • Almacenamiento e indexación de correo electrónico.
  • Búsqueda semántica y contextual de documentos.
  • Corrector ortográfico y sugerencias en búsquedas.
  • Gestor documental distribuido.
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4 ventajas de usar un Sistema de Gestión Documental

1. Evitar el caos en la empresa

Las empresas generan y almacenan gran cantidad de documentación que llega incluso a producir el caos. Las empresas que llegan a este punto, se ven desbordadas por la cantidad de información que reciben y que no saben cómo gestionar de forma eficiente. Detectar el tipo de información que contienen el documento, analizar sus datos, clasificarlo correctamente y archivarlo, para quizás, tener que volver a recuperarlo en un momento dado, se convierte en una tarea que requiere un tiempo y un esfuerzo exagerado.

2. Rápido almacenamiento y recuperación de documentos

Muchas tareas requieren procesar gran cantidad de documentos. La implantación de un gestor documental mejorará exponencialmente la eficiencia en su gestión. Gracias a que toda la información está gestionada por el sistema y se consigue lograr la inmediatez.

Además, aumenta la eficacia y la productividad. La información clasificada que vaya entrando en el flujo de trabajo hará que cada una de las personas que necesiten trabajar con ella pueda hacerlo de forma más eficaz y en consecuencia ser más productivos.

3. Ahorrar en costes y espacio

El proceso manual y en papel de diferentes gestiones consume mucho tiempo. La digitalización del proceso evitará tener que archivar en armarios y cajones todos los documentos año tras año. Simplifica drásticamente los procesos, ahorrando mucho tiempo y dinero.

4. Respuesta ágil a consultas de clientes y proveedores

Muchas facturas que se procesan requieren un seguimiento y si están en papel el proceso se hace muy difícil y tardado. Por ejemplo, cuando un cliente te llama y te cuenta que hay un fallo o un pago mal, el trabajador debe ir a buscar la factura al archivo físico, ubicar y revisar. Luego, debe llamar al cliente para aclarar el tema y, finalmente, volver a presentar la factura.

Si este proceso lo automatizamos, el tiempo de recuperación de documentos se reduce a segundos y permite a los empleados resolver incidencias en muy pocos minutos sin llegar a colgar el teléfono.

En Ricopia somos expertos en la gestión documental y llevamos más de 30 años ayudando a todo tipo de PYMEs en su proceso de digitalización.