La eficiencia con la que funciona tu empresa puede que no sea siempre la adecuada. Utilizando una administración de procesos de negocio profesional, puedes obtener unos resultados notablemente mejores y visibles en poco tiempo.
Pero, ¿en qué consiste?
BPM
La administración de procesos de negocio o BPM (Business process management en inglés) es un proceso de mejora de procesos. Es una combinación de metodología corporativa y disciplina de gestión. El objetivo de este método es optimizar el desempeño de la empresa. La eficiencia y la eficacia son sus piedras angulares. La optimización de los procesos de negocio a través de la gestión de los procesos. Estos se deben diseñar, organizar, modelar, documentar y optimizar de forma constante.
Sin embargo, BPM no te otorgará la agilidad que necesitas por sí solo. Por ello necesitará un software moderno que esté construido usando un punto de vista en el que se oriente al servicio o a la arquitectura de servicios (SOA). De esta forma se provee la flexibilidad requerida para poner el BPM a trabajar, optimizando sus recursos de mayor relevancia.
Esta metodología permite optimizar los procesos productivos de diferentes departamentos dentro de una empresa, además de un considerable ahorro de tiempo y dinero a medio o largo plazo. En una sociedad en la que el mundo empresarial es muy complicado, la oportunidad de poder organizar los elementos de tu empresa es de vital importancia. Por ello es tan común ver como cada vez son más las empresas que implantan este proceso optimizador de procesos en su día a día. Por si fuera poco, con la gestión de BPM se puede controlar la visibilidad, el modelado y la gestión de las diversas actividades de producción que se llevan a cabo dentro de la empresa.
La gestión de procesos de negocio o BPM puede ser relacionado con algunos procesos de mejora de rendimiento empresarial, como Six Sigma. Pero en realidad este método tiene su origen hace bastante tiempo. Muchos expertos catalogan el modelo de gestión japonés llevado a cabo por la empresa Toyota durante la década de los 80 como el precursor de la organización de procesos de negocio. Posteriormente y con la internacionalización de las normas de calidad, hubo que implantar un sistema estructural basado en la gestión de los procesos realizados, el BPM. Este se caracteriza por la visibilidad, el entendimiento y el control de todos y cada uno de los procesos de una empresa por parte de todos los integrantes de cada uno de dichos procesos en los que están incluidos. Todo esto tiene la finalidad de llevar a cabo una mejora considerable de la eficiencia de la empresa, para mejorar la satisfacción del cliente.
Para que este método sea rentable de verdad en el interior de las empresas, se necesita contar con un conjunto de herramientas que otorguen el apoyo necesario para garantizar el cumplimiento de todo el proceso. Conocidas como Business Process Mangement Software, estas técnicas tienen una notación común, llamada Business Process Modeling Notation. Otras vienen con una notación propia y tienen la capacidad de crear un código propio. Con esta solución integrada la empresa puede automatizar de forma sencilla y muy confortable cualquier proceso interno que tenga que ver con recursos humanos, compras, control de calidad, relaciones con el cliente, venta y posventa, facturación, administración.
Sin embargo, no todo iba a ser color de rosa. Uno de los efectos indeseados de la gestión de procesos es el llamado efecto silo. Este espectro de problemas de comunicación suele darse ante el establecimiento de prioridades laborales que se da entre las empresas al cambiar una organización tradicional por el sistema BPM. El efecto silo es lo contrario al enfoque general, donde lo importante es el proceso conjunto y no los intereses individuales de cada departamento de la empresa. Una organización clásica está estructurada de forma vertical, dividida en áreas concretas, mientras que la gestión basada en procesos es presentada como un conjunto de líneas horizontales y que continúan a lo largo de tiempo.
La administración de procesos de negocio consta de 4 etapas:
Etapa 1 – Modelado de procesos
Esta etapa tiene como objetivos el entender cómo está operando nuestro proceso y facilitar la colaboración, generar preguntas de importancia como: ¿queremos seguir estas pautas en el proceso de venta? Y, por último, identifica cuellos de botella, momentos en el que la actividad de distintos departamentos puedan estorbarse en la elaboración de nuestro producto.
Etapa 2 – Automatización
Consiste en traducir todo la operación en un sistema informático que permita a cada etapa del trabajo llegar a la persona que debe hacerlo de forma automática.
Con esto logramos tres objetivos: poder crear nuevas instancias a través de vías diferentes independientemente de su origen, facilitar la colaboración de las personas que tienen que hacer su trabajo en cada etapa o consultar el estado de la operación. Además permite controlar los plazos para que ninguna instancia quede estancada en una etapa concreta.
Etapa 3 – Medición de procesos
Midiendo y comparando los procesos, actuales y los antiguos, a realizar podemos saber si vamos por buen camino o no. Esta etapa incluye herramientas de precisión que nos permiten crear informes que muestren la cantidad de las instancias, los tiempos en cada etapa y la productividad de cada persona.
Etapa 4 – Optimizar
A partir de la información recabada en la etapa anterior, se puede llegar a las mejoras en la eficiencia eficacia que se venían buscando desde el principio. Las herramientas de BPM con más éxito son las que no requieren de programación.
¿Por qué necesito BPM?
Esta pregunta se responde por sí sola habiendo leído todo lo anterior. Está claro que vivimos en un mundo empresarial muy competitivo y cambiante. Por ello la capacidad de adaptación de las empresas debe ser alta y no puede estancarse en un modelo de negocio sólo porque hasta ahora le había funcionado.
Como conclusión, debemos decir que no es posible crecer y competir exitosamente mientras los procesos que sustentan la operativa sigan anticuados. Las empresas no deben preocuparse de competir para pensar en administración de procesos de negocio más tarde, sino al revés, usar el BPM para sobrevivir y crecer.
Desde Ricopia te ofrecemos todo el apoyo necesario para que tu empresa se adapte correctamente a este nuevo cambio de paradigma y adopte sin problema una buena estrategia de administración de procesos de negocio.
