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Cada vez más empresas apuestan por las herramientas colaborativas. Estos son aquellos dispositivos que facilitan la comunicación entre sus usuarios, por lo general los empleados de la compañía. Con su uso se facilita no solo el que todos los empleados tengan que estar en la misma sede, si no que incluso alguien que esté en un viaje en la otra parte del mundo puede estar pendiente de las reuniones que se están teniendo en su compañía.

¿Qué son las herramientas colaborativas para la PYME?

Hablamos de ellas cuando nos referimos a los servicios y aplicaciones informáticas que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo, sin necesidad que esas personas se encuentren ubicados físicamente en el mismo lugar. Estas herramientas permiten compartir información y documentos a tiempo real, permitiendo producir a todos los usuarios un material conjunto.

En el mercado actual tan sumamente globalizado las herramientas colaborativas no son solo propiedad de las grandes empresas, sino que cada vez más PYMEs están apuntándose a la tendencia. Independientemente de su facturación, tamaño y modelo de negocio las compañías pueden tener clientes y proveedores en cualquier parte del mundo, a los que tienen que atender y con quién tienen que reunirse.

Las herramientas colaborativas más utilizadas hoy en día

Gracias a su popularización encontramos prácticamente una de esas herramientas destinada de manera exclusiva a una tarea en la oficina, tanto gratuitas como de pago. Aunque creas que no, seguramente en tu empresa ya utilices alguna de ellas.

Videoconferencia

Es el ejemplo de herramienta colaborativa por excelencia. Se trata de una conferencia emitida desde un aparato eléctrico, a tiempo real, y que permite al emisor y al receptor verse, intercambiando sus papeles en cualquier momento sin encontrarse en el mismo lugar físico.

Gracias a las videoconferencias se pueden mantener reuniones de equipos estado cada persona en una ubicación física diferente. Seguro que la has probado alguna vez.

Estas comunicaciones pueden realizarse entre 2 personas o más. Su gran avance en los últimos años es que además de permitir enviar imagen y sonido (propios de la comunicación propiamente dicha), también es posible enviar archivos de texto, imágenes, vídeos o cualquier otro documento que se precise, pudiendo trabajar todos los participantes en él a tiempo real y obteniendo un documento final en conjunto.

herramientas colaborativas - videoconferencias

Pantallas interactivas

También conocidas popularmente como pizarras digitales (PDI), la pantalla interactiva es un ordenador que se conecta a una proyector gracias al cual todas las personas en la sala pueden ver lo que ahí sucede. Su peculiaridad respecto a los proyectores habituales es que desde esa misma pantalla se controla el ordenador, realizando anotaciones a mano, o conectándose a través de un teclado o un ratón a la misma. El documento puede enviarse a tiempo real a través de correo electrónico, mensaje o ser exportado a los diversos formatos.

Las pantallas interactivas permiten además que otras personas, conectadas en remoto desde un dispositivo de sobremesa o uno móvil, trabajar en el mismo documento en el que se está trabajando en la sala.

 

herramientas colaborativas - pantallas interactivas

Proyectores

Se trata de herramientas que permiten ver ‘en grande’ lo que está sucediendo en una pantalla de ordenador. La principal diferencia entre las pantallas interactivas (de las que te hablamos en el punto anterior) es que no permiten trabajar sobre el documento en la misma pantalla dónde se muestra, básicamente porque suele ser una sábana o una pared blanca.

Pero si los marcamos como herramientas colaborativas es porque gracias a ellos las personas que se encuentran en una sala pueden ir viendo los documentos en los que se está trabajando en el ordenador que emite la imagen.

Gracias a herramientas de trabajo en equipo cualquier miembro del mismo que se encuentre físicamente en la reunión o que asista a ella a través de una videoconferencia puede trabajar en el documento que se esté exponiendo para así lograr que todos vean los cambios a tiempo real, pudiendo discutirlos y comentarlos.

herramientas colaborativas - proyectores

Reserva de salas (Evoko)

Gracias a los gestores de reservas de salas como Evoko se evita el overbooking en la sala de reuniones y el típico papel que encontramos en la entrada de las mismas en algunas empresas. Permiten optimizar el tiempo de uso de las salas y se puede planificar con tiempo el uso de las mismas antes de citar a clientes o proveedores en las oficinas.

Sus principales ventajas son además de esta planificación, el saber desde el mismo puesto de trabajo o si la sala se encuentra ocupada o no en un momento concreto o reservar las salas para poder tener una reunión, además de poder unir las agendas a los calendarios del equipo.

herramientas colaborativas

Gestión de gastos (Captio)

Sin duda, el hacer menor la cuenta de gastos es uno de los objetivos de cualquier empresa. Y la mejor forma de hacerlo es tenerlos controlados. Existen un tipo de herramientas colaborativas que facilitan la gestión de gastos como Captio.

Gracias a ellas los empleados podrán reportar los gastos de empresa en tiempo real, generando los informes desde su propio dispositivo móvil; administrar los gastos automatizando las tareas; o realizar la contabilidad de la empresa a tiempo real sumando los gastos de todos los trabajadores.

¿Aún no utilizas herramientas colaborativas en la PYME?

Pues este es un grave error, ya que gracias a ellas como has visto podrás mejorar la comunicación entre los empleados ubicados en sedes en todo el mundo. Mantener reuniones con proveedores sin que ninguno tenga que desplazarse a la sede del otro. Realizar trabajos en equipo sin estar en la misma ubicación física.

La inversión en este tipo de herramientas es mucho menor que los beneficios que se obtienen, tanto económicos como de tiempo, mejorando de manera significativa además la productividad de los empleados.

Es el momento de apuntarse a las herramientas colaborativas puesto que en un mercado tan competitivo como el actual todos los beneficios que apuntamos pueden suponer el éxito o el fracaso de la empresa.

¿Estás preparado para llevar tu PYME al siguiente nivel y que te aconsejemos de cuáles son las mejores opciones para tu negocio?