En el mercado altamente competitivo de hoy, la capacidad de acceder y distribuir información de manera efectiva es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Los entornos laborales han evolucionado hacia un mayor dominio de la información digital. Aun así, los documentos impresos siguen siendo esenciales para el trabajo.
Muy pocas empresas saben realmente cuánto gastan en impresión y, dado que los equipos suelen estar repartidos por departamentos y ubicaciones, resulta difícil controlar las impresoras, las fotocopiadoras, los suministros y la gestión centralizada. Por lo tanto, es necesario evaluar todas las opciones disponibles para reducir los gastos en impresión.
Es aquí cuando las soluciones de impresión entran en escena. Hoy te contamos por qué en solo cuatro razones.
Establecer una ruta para los trabajos de impresión y la generación de informes
Cuando las impresoras, fotocopiadoras, escáneres e impresoras multifunción se distribuyen y administran localmente, no hay una descripción general de la producción, los suministros o los problemas. Teniendo esto en cuenta, es difícil hacer recomendaciones a nivel organizacional para reducir los gastos y mejorar la colaboración.
Por el contrario, la centralización del parque de impresoras se centra en el número y tipo de unidades correspondientes en la organización y en la automatización de tareas manuales con control centralizado, así como procesos estandarizados y acceso compartido.
Controlen el acceso y reduzcan el desperdicio
El lugar de trabajo está cambiando. Todos trabajamos de manera diferente y tenemos acceso a tecnología y servicios más intrusivos que nunca. Toda empresa necesita tener una forma segura y conveniente de acceder a sus servicios de impresión o escaneo, independientemente de dónde provenga el trabajo.
Con un control de impresión eficiente no solo tendrás seguridad y administración de procesos, sino que también puede reducir los costos de controlar el desperdicio de papel y la impresión innecesaria. Un buen sistema de control de impresión debe incluir las tres funciones básicas: autenticación, autorización y registro contable o de actividad.
Supervisión de la asignación del uso y controlen los costes respectivos
El lugar de trabajo está cambiando. Todos trabajamos de manera diferente y tenemos acceso a tecnología y servicios más intrusivos que nunca. Toda empresa necesita tener una forma segura y conveniente de acceder a sus servicios de impresión o escaneo, independientemente de dónde provenga el trabajo.
Con un control de impresión eficiente no solo tendrás seguridad y administración de procesos, sino que también puede reducir los costos de controlar el desperdicio de papel y la impresión innecesaria. Un buen sistema de control de impresión debe incluir las tres funciones básicas: autenticación, autorización y registro contable o de actividad.
Gestionen el entorno de salida
Utilice software para administrar la salida de documentos generados por todas las aplicaciones en cualquier plataforma y envíelos a una ubicación física o virtual para brindarle más control y acceso a los documentos. Este tipo de solución va más allá de la gestión de impresión, ya que puede conectarse al resto del universo Windows y los sistemas empresariales.
En Ricopia ofrecemos soluciones a medida para optimizar los procesos de documentos de modo que la información precisa esté disponible en el momento adecuado, ya que las empresas suelen lograr ahorros de hasta un 40% al aplicar nuestras recomendaciones de impresión.
Nos gustaría ofrecerte una auditoría de impresión gratuita en la que estudiamos los procesos de documentación que se llevan a cabo en tu empresa sin compromiso.
Nuestro servicio aborda los tres elementos importantes de la gestión de documentos:
- Creación de información
- Movimiento de información sobre el negocio
- La preparación de información para crear valor
Tras la auditoría, que realizamos de forma no vinculante u obligatoria para futuros empleos, podrás elegir cuál de las soluciones propuestas quieres implementar en qué tiempo y forma. Adáptese siempre a las prioridades de su empresa.
