Un botón para controlar el mundo

Un botón para controlar el mundo

Webinar de Ricopia Technologies para presentar One.

 

Con un solo botón podemos controlar el mundo. Al menos el proceloso y complejo mundo de la gestión del día a día de una empresa. Cada vez más la integración de equipos y software hace posible que desde un puesto de trabajo sea posible controlar los procesos críticos de cualquier organización, desde la confección de las nóminas hasta la integración de pedidos y entregas con facturación, por ejemplo.

 

Aunque el papel, el documento físico, todavía tendrá un largo recorrido, la tendencia imparable convertida en realidad en muchas grandes organizaciones es a convertirlo a formato digital para poder ser compartido, manejado y archivado con mucha más facilidad y eficiencia.

 

La funcionalidad avanzada ONE que presentará Ricopia en su próximo webinar es precisamente un “pack” que combina software con un equipo MFP para organizar la captura de documentos en papel y que permite gestionar de forma integral y unificada desde ese momento todas las fases del proceso de vida de un documento y de todas las áreas de aplicación de la empresa, ya sea de recursos humanos, contabilidad, ventas, facturación…

 

La posibilidad de agrupar en una sola aplicación estas funcionalidades hace que la gestión de la empresa requiera menos tiempo, se produzcan menos errores y, por tanto, se reduzcan los costes operativos y mejore la eficiencia general.

 

Para saber más de One puede ponerse en contacto con Ricopia Technologies y unirse a los webinars que organizamos periódicamente. Le mantenemos informado.

 

TECNOLOGÍA GELJET, innovación en los sistemas de impresión

La innovación en los equipos y sistemas de impresión es constante. Con el objetivo de mejorar las prestaciones y reducir costes, los principales fabricantes se esfuerzan en ofrecer productos más evolucionados tecnológicamente, más eficientes y más respetuosos con el medio ambiente. La tecnología GELJET de Ricoh es un buen ejemplo de ello.

Geljet es una tecnología combinada de equipos y tintas capaz de imprimir a una mayor velocidad que los equipos multifuncionales láser color o inyección de tinta, con una mayor calidad y con un coste de propietario más contenido. No es una promesa electoral, es una realidad que se aplica ya en muchas empresas.

Geljet utiliza una tinta “gelatinizada” que tiene una mayor viscosidad y que seca instantáneamente una vez que llega al papel. Este hecho permite, por ejemplo, que la velocidad de impresión sea sustancialmente mayor (debido al secado rápido) y que la calidad de la impresión sea mayor, ya que la tinta gelatinizada se fija con mucha mayor precisión que el resto de tintas líquidas.

Por su parte, los equipos desarrollados para esta tecnología incorporan un sistema específico de recorrido de papel que sustituye el tradicional de rodillos por un sistema de transferencia de bandas que hace que el papel haga su recorrido “liso”, sin arrugas ni pliegues, lo que aporta al uso de tintas de gel una mayor definición y precisión.

De hecho, los cabezales de impresión son mucho más anchos que los convencionales y con la aplicación de la tecnología M-Dot, se aprovecha esta característica del recorrido “plano” del papel para alcanzar resoluciones de hasta 3.600 x 1.200 dpi

El futuro de la educación es digital

El futuro de la educación es digital

Pizarras digitales, smartphones y tablets, conexiones a internet en el aula, experiencias colaborativas en tiempo real, aulas virtuales, aplicaciones de videoconferencia, acceso remoto a museos… dentro de cinco años el aula será digital y la experiencia educativa habrá cambiado sustancialmente.

Y el cambio tecnológico en el sector educativo no alcanzará sólo a la didáctica, sino que la mayoría de los responsables del sector educativo confirman que la madurez digital es una prioridad en la gestión de las instituciones docentes. Están convencidos de que la digitalización de los procesos se convertirá en una ventaja competitiva de alto valor: influirá positivamente en el rendimiento y en la metodología de estudio de los alumnos y hará más eficientes los complejos procesos de gestión administrativa.

La importancia que se atribuye a la madurez digital se debe probablemente a la oportunidad de atraer nuevos estudiantes que proporciona el uso de las tecnologías digitales, ya sea a través de aulas mejoradas o experiencias de aprendizaje en línea. El desarrollo y evolución de instituciones de educación superior que trabajan exclusivamente en entornos online y las posibilidades acceso a prestigiosos cursos y titulaciones en cualquier parte del mundo gracias a internet se ha convertido en un motor de las aplicaciones y sistemas de e-learning.

Del mismo modo, la gestión de la ingente información electrónica que necesitan estos procesos requerirá de aplicaciones eficientes de gestión documental: matriculas, abonos de matriculas, facturación, expedientes académicos, calificaciones, unidades didácticas, archivo electrónico… una buena parte de esta documentación podrá estar en formato físico y otra en formato digital, pero la tendencia es hacia la digitalización completa de todos los procesos y al manejo de documentos exclusivamente electrónicos, lo que requerirá una infraestructura de IT capaz de atender estas necesidades. En este sentido, un efecto colateral positivo será la racionalización del sistema de impresión: se imprimirá menos, se fotocopiará menos y se reducirán los costes asociados.

 

Conocernos para ser mejores

Conocernos para ser mejores

Conócete a ti mismo. Así está escrito en la piedra del Templo de Apolo en Delfos, el lugar al que se consultaba a los dioses sobre sus intenciones sobre la vida de los mortales. No deja de ser una profunda ironía que el oráculo más famoso de la antigüedad recibiera a los peregrinos con una advertencia de que no hay mejor forma de comprender lo que está pasando y lo que puede pasar que conocerse a uno mismo; que el autoconocimiento es el camino de la perfección.

Lo que vale para la vida, vale los negocios. Conocernos bien, aporta valor. Conocernos bien, mejora nuestro rendimiento.

Y una de las primeras lecciones que nos da la vida y que aprenden cada día cientos de empresas es que las cosas no duran para siempre, que lo único permanente es que permanentemente hay que ir adaptando nuestros sistemas y nuestros procesos en la búsqueda de la máxima eficiencia y productividad.

Llevado a su máxima expresión, la ingeniería industrial denomina a este hecho “obsolescencia programada”, esto es, la certeza de que cualquier equipo técnico, ya sea un coche o una impresora multifuncional, tiene una vida útil limitada tras la cual se convierte en un “trasto” obsoleto, no funcional e inservible. Pero antes de que llegue el cierre total, el desguace o inicie el camino al punto limpio, los equipos van sufriendo una degradación paulatina que repercuten directamente en los costes de operación. Es decir, que mucho antes del fin de su vida operativa, dejan de ser eficientes.

 

Como hacemos con nuestro coche cada dos años o 20.000 km, revisar periódicamente nuestros sistemas de impresión o los procesos de gestión de la información y documentación de nuestra empresa, puede aportarnos ventajas indudables. Tan indudables como una reducción de costes de hasta un 30%. Tan indudables como evitar unos sobrecostes por gestión de papel físico de hasta 7.300 € al año.

Pero decirlo (o escribirlo) es mucho más fácil que hacerlo. La dictadura del día a día va relegando lo importante en favor de lo urgente y así mes tras mes hasta que al final el “trasto” dice basta. O hasta que se produce una incidencia grave en Facturación, por ejemplo. Y cuando se produce ya es tarde. Tarde y caro. Muy caro.

Poner una mirada no contaminada y alejada de la tiranía de la gestión de la empresa es la recomendación más inteligente que nos pueden hacer. Para Erich Joachimsthaler de la Harvard Business School, la innovación y la mejora tiene una base muy simple: mirar desde fuera. Un sencillo proceso de Análisis o audit nos ayudará a conocernos mejor. Y a esta sencilla recomendación le ocurre como al sentido común… que suele ser el menos común de los sentidos, es decir, que aunque parezca obvio, la realización de un diagnostico externo y profesional de nuestros equipos o sistemas de impresión, por ejemplo, no es lo más frecuente. Y eso al final se nota en el bolsillo, aunque a corto plazo, los problemas suelen estar envueltos en la invisibilidad que da el buen funcionamiento aparente de los equipos.

Un audit externo, como el de Ricopia Technologies, es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias sobre el rendimiento y adecuación de la infraestructura de equipos, funcionalidades y procesos de impresión y gestión documental. Un equipo multifuncional de 4 años puede imprimir, escanear y fotocopiar correctamente. El audit le permitirá tener una foto precisa de los factores de coste y rendimiento de sus equipos, pero un audit contextual, además, lo pondrá en relación con las referencias estándar de eficacia, productividad y rentabilidad para las operaciones que esa empresa necesita y le indicará las oportunidades de mejora tanto en la mejora de procesos, como de reducción de costes asociados a la impresión.

 

Es decir, este Análisis le dirá lo que hace pero también lo que podría hacer y no está haciendo. Le dirá lo que cuesta su sistema actual pero también lo que podría costar, dimensionando de forma visible las oportunidades de reducción de costes o de mejora del rendimiento.

 

Para saber si nuestro equipo multifuncional está consumiendo un 20% más de energía eléctrica no hace falta acudir al Oráculo. O quizás si, quien sabe. Una mirada experta desde fuera podría ser suficiente. Con toda seguridad.

RICOH, líder en sostenibilidad y gestión de la innovación

RICOH, líder en sostenibilidad y gestión de la innovación

RICOH ha recibido el reconocimiento Oro en la encuesta sobre sostenibilidad realizada por EcoVadis, consultora internacional especializada en sostenibilidad y análisis de la cadena de valor entre clientes/proveedores.

EcoVadis ha evaluado en este caso a proveedores de 99 países pertenecientes a 150 sectores distintos sobre sus políticas, iniciativas y logros corporativos en áreas relacionadas con el medio ambiente, prácticas laborales, prácticas comerciales justas y cadena de suministro. RICOH ha sido finalmente incluida dentro del 10% que engloba las mejores compañías del total de encuestadas.

Cada vez más, los resultados obtenidos por las organizaciones en materia de sostenibilidad se han convertido en un factor importante a la hora de elegir un proveedor. En el caso de RICOH, también es cada vez más común que los clientes soliciten los datos de sostenibilidad de la compañía como parte de su proceso de selección de proveedores, y a menudo demandan la evaluación realizada por EcoVadis.

RICOH valora este reconocimiento como una prueba de su compromiso con la sostenibilidad. Lograr un crecimiento sostenible en su modelo de negocio es sin duda una contribución al crecimiento sostenible de la economía mundial.

Esta calificación se suma a la lista de galardones “sostenibles” en el haber de RICOH, puesto que la compañía ha sido reconocida como una de las 100 corporaciones más sostenibles del mundo e incluida en el Índice FTSE4Good, en ambos casos por décimo año consecutivo. Recientemente RICOH también ha sido incluida en el Índice Dow Jones de Sostenibilidad como mejor compañía de su sector en “gestión de la innovación” y “atracción y retención del talento”.

 

Menos papel más eficacia

Menos papel más eficacia

Ocho de cada 100 documentos se pierde o se clasifica erróneamente. El coste laboral del tiempo que invierte un empleado al año en buscar y archivar documentos físicos es de 7.300 €.

Todas las empresas hoy en día trabajan en un entorno digital. Basta un ordenador, una conexión a internet y un equipo multifuncional para entrar de lleno en la gestión 2.0. Las derivadas de este hecho llegan hasta el punto de cambiar las formas de trabajar, el entorno de trabajo y los estándares de por, ejemplo, medición de la productividad de los empleados.

Pero una de las consecuencias prácticas y tangibles de esta transformación digital es la radical disminución del uso de papel. Los correos llegan y se editan en equipos informáticos, los documentos físicos se escanean y se convierten en archivos pdf o word. Las facturas son en su mayor parte electrónicas. Y después de trabajar con ellos, se archivan también de forma digital. Cada vez se imprime menos o, de forma más acertada, se imprime sólo lo necesario, así que contar con una gestión documental efectiva que automatice todos estos procesos, ordenando los flujos de trabajo y repartiendo las tareas adecuadamente, mejora la productividad de la organización.

Un empleado dedica 1,8 horas de media al día a manipular documentos físicos (recibir, clasificar, ordenar, archivar…). Aún así, 8 de cada 100 documentos se pierde o se archiva erróneamente. El coste en personal de estas operaciones es de 0,20 € por minuto. El coste oculto de extravíos y pérdidas, evidentemente, no es posible calcular. Y tampoco calculamos el coste, por ejemplo, de imprimir cuatro veces un mismo documento para distribuir internamente a diferentes departamentos.

Una oficina con un PC, un equipo multifuncional con las aplicaciones y soluciones adecuadas y una conexión a internet puede hacer que todos estos procesos sean completamente automáticos con el consiguiente ahorro de tiempo y de coste.

Por esta razón la gestión documental está adquiriendo un papel protagonista y hace que convertir la gestión de documentos físicos en documentos digitales sea ya una prioridad imperiosa. Junto a ello, hay que añadir la mejora de productividad y eficiencia de las organizaciones al reducir costes. Se estima que la digitalización de los documentos supondría una reducción anual de costes operativos que oscilaría entre el 5 y el 20% del volumen de negocio. Ahí es nada.

Laptop 3d and files (done in 3d)

La factura electrónica ahorra 280.000 horas de trabajo

La factura electrónica ahorra 280.000 horas de trabajo

La incorporación de la facturación electrónica en las empresas está produciendo un impacto favorable en la productividad de las mismas. Según todos los estudios realizados hasta ahora, en especial el Informe de SERES, las empresas españolas han generado más de 100 millones de facturas electrónicas en 2013, lo que ha supuesto un ahorro de 550 millones de euros y más de 280.000 horas de trabajo reiterativo e improductivo para los departamentos administrativos de empresas e instituciones públicas. Sólo el ahorro en papel supone evitar la tala de más 3.000 pinos.

Aunque el tamaño de la empresa es importante, hay que destacar que las ventajas de la Factura Electrónica no son exclusivas de grandes empresas o empresas multinacionales (de hecho sólo el 12% de este tipo de empresas utiliza la e-Factura), sino que el beneficio paras las PYME’s es también indiscutible: el ahorro medio de una factura electrónica respecto a otra en papel es de 4,95 euros en la recepción y de 2,82 euros en la emisión. Son precisamente las pequeñas y medianas empresas las que más utilizan la factura electrónica, un 56,3%. En total, unas 130.000 empresas recibieron y emitieron facturas digitales en el periodo de tiempo que abarca el estudio de Seres.

El Sector Servicios, con un 56%, lidera el uso de este tipo de factura, seguido por la Industria con un 39,5%.

Por Comunidades Autónomas, las empresas radicadas en Cataluña y Madrid son las que encabezan la emisión y recepción de facturas digitales con un 15% y un 22% respectivamente. Las empresas catalanas, por ejemplo, facturan electrónicamente un 50% más que las andaluzas y un 75% más que las vascas. Lo mismo ocurre con las empresas de Madrid, que doblan o triplican el número de e-facturas con respecto de Andalucía y el País Vasco, dos comunidades que, a pesar de ello, ocupan el tercer y cuarto puesto del ranking de facturación electrónica. Castilla-La Mancha, con un 3,5%; Extremadura, con un 1,7%; La Rioja, con un 1,5% y Baleares, con un 1,2% ocupan las últimas posiciones de la tabla.

La Factura Electrónica será obligatoria entre las Administraciones y sus proveedores a partir de  enero de 2015.