RICOH, líder de mercado en Servicios de Impresión Gestionados

RICOH, líder de mercado en Servicios de Impresión Gestionados

En el informe de la firma consultora Quocirca (“Managed Print Services Landscape 2014”), RICOH aparece por tercer año consecutivo como líder mundial en servicios gestionados de impresión.

Los servicios gestionados de impresión o MPS (del inglés: Managed Print Services) añaden un importante valor a los equipos multifuncionales facilitando la productividad de las empresas a través de la digitalización de la información, la simplificación de los flujos de trabajo y la entrega más rápida de la información a las personas adecuadas y en el momento oportuno.

RICOH ofrece los Servicios de Impresión Gestionados a sus clientes como parte de sus Servicios Documentales Gestionados™ (MDS), en los que 30.000 profesionales de la compañía ayudan a organizaciones de todo el mundo en sectores como el financiero y el sanitario a mejorar su gestión de la impresión y de la información digital. Los Servicios Documentales Gestionados de RICOH ayudan a los clientes a gestionar procesos, actividades y recursos críticos del negocio con el principal beneficio de controlar los costes, incrementar la facturación y mejorar la productividad de los trabajadores.

RICOH posee unas capacidades únicas para ayudar a los clientes a ejecutar una estrategia completa para la mejora de los procesos documentales. Para ello, primero trabaja con ellos para comprender cómo acceden, usan y almacenan la información, y luego adapta y optimiza estos procesos para hacerlos más eficientes y efectivos. Su enfoque adaptativo focalizado en cada cliente crea un rumbo de mejora continua y ayuda a lograr resultados cuantificables y sostenibles.

 

“FOTOCOPIADORAS” para la gestión personal

“FOTOCOPIADORAS” para la gestión personal

Los actuales equipos multifuncionales incorporan una serie de aplicaciones que le permiten hacer frente de forma sencilla y ordenada a cualquier necesidad de la gestión del personal.

 

La vieja fotocopiadora ya no es lo que era. Los modernos equipos multifuncionales, además de imprimir, son capaces de convertirse en herramientas muy potentes que nos ayudan a gestionar nuestra empresa. Una de las aplicaciones menos conocida es la que tiene que ver con la gestión de personal.

Todo el proceso de gestión de recursos humanos tiene una fuerte base documental: se envían, se leen y se archivan curriculums; se firman, se dan de alta, se modifican y se archivan contratos; se elaboran y se distribuyen nóminas; se piden y conceden vacaciones, días libres, etc…. Todo ello necesita además de la aplicación de un “worflow” o flujo de trabajo que mueve de forma automática y segura la información de un departamento a otro: de personal a administración, de contabilidad a jurídico o de facturación a nóminas….

Todos estos procesos se pueden llevar a cabo de forma eficaz aplicando soluciones de gestión documental sobre la infraestructura de equipos que haya en su empresa.

Las organizaciones que han empezado a utilizar estas nuevas funcionalidades en Recursos Humanos, destacan que una de las ventajas más destacadas que encuentran tiene relación con un significativo ahorro de costes para el empleador al administrar, por ejemplo, electrónicamente todos los contratos y también la accesibilidad a los mismos, para la realización de consultas, o modificaciones. La creación de sistemas de alertas en la herramienta de gestión documental permite asimismo una mayor control de finalización de contrato o de renovaciones.

Otra de las ventajas tiene que ver con la seguridad. Y es que se aplica un mayor control en todo el proceso, de manera que disminuyen las probabilidades de errores en los documentos e incluso reducen las posibilidades de pérdidas y extravíos.

También permite generar así un archivo único de personal con todas las cuestiones relativas a la vida laboral de cada uno de los empleados. De esta forma, además, cada empleado puede acceder mediante password y contraseña a un área privada donde podrá seguir todo lo relativo a su expediente y consultar o solicitar cualquier cuestión relacionada con su puesto de trabajo, desde las vacaciones a su certificado de retenciones, por ejemplo.

Es evidente que la utilización de herramientas de gestión documental asociadas a equipos MFP tiene una serie de ventajas indiscutibles: reducción de tiempo, reducción de papel, reducción de recursos aplicados y, por consiguiente, mejora de la eficacia, mejora de la productividad y mejora de los resultados.

Pero también existen otras ventajas de naturaleza intangible: como la satisfacción de los empleados, la posibilidades de aplicación a la comunicación interna, la identificación del personal con procesos tecnológicos eficientes… lo que apunta a sostener una serie de valores reputacionales que son también un activo para la compañía.

 

Akihabara

Akihabara

El destino “tecnológico” de moda para geeks y otakus… y cualquiera que quiera vivir una genuina experiencia “made in Japan”.

 

Si estás aburrido de Benidorm, Torrevieja o Matalascañas, deberías probar Akihabara. Está un poco más lejos, desde luego, y te saldría sustancialmente más caro, pero si eres un fan de la electrónica, los gadgets, los videojuegos o del anime y del Manga… este barrio de Tokyo es el no va más de los destinos turísticos tecnológicos. Si eres un Otaku o un Tecno-Geek, este es el paraíso sobre la tierra. Y no entras en estas dos categorías, da igual, esto no es un viaje más, es una experiencia increíble.

 

Akihabara se ha convertido en estos últimos años en la zona comercial más importante de la ciudad. Lo último de lo último en tecnología y en electrónica lo encontrarás en sus calles y en sus tiendas. Y lo sorprendente es que lo verás de la mano de otros de los rasgos más sobresalientes de la cultura moderna japonesa: el anime y el manga. Sí, porque en la calle Chuo Dori te podrás comprar un robot y con tu nueva adquisición bajo el brazo, pasarte a tomar algo en un “maid café” donde te atenderán camareras vestidas de doncellas del siglo XIX pero con las faldas muy muy cortas… y en la mesa de al lado estará Goku o, mejor dicho, alguien vestido como el protagonista de Dragon Ball Z… Y todo es de lo más normal. Nadie está loco. Tienen estudios superiores y trabajos dignos.  Por eso decíamos antes que ya seas geek, otaku o simple turista este es un viaje que va más allá y alcanza a convertirse en una experiencia digna de ser vivida.

 

Además de la electrónica más avanzada y de los personajes del manga que cobran vida, en este moderno barrio tokiota encontrarás también las principales galerías de arte moderno, cafés temáticos, sex-shops y los karaokes más impresionantes que hayas visto….porque Akihabara es también una de las zonas principales de ocio nocturno de la capital nipona.

 

Eso si, barato, lo que se dice barato, no es…. Pero ¿quién pone precio a los sueños, a estos sueños?

Diez medidas para ahorrar para ahorrar imprimiendo y una reflexión final

Diez medidas para ahorrar para ahorrar imprimiendo y una reflexión final

Ya sabemos por los Informes de Gartner que las empresas imprimen más de lo necesario, tienen poco control sobre quién y cómo se imprime y que todo ello genera unos costes añadidos que podrían reducirse fácilmente entre un 10 y un 30%. Esta es la realidad real y conocida por todos. Otra cosa es encontrar el momento, la oportunidad o la metodología necesaria para ponernos manos a la obra y trabajar para conseguir una reducción tangible de nuestros costes de impresión.

A continuación os ofrecemos diez medidas que pueden influir directamente en una gestión más eficaz de la impresión:

1. Digitaliza tus documentos y comparte y trabaja con ellos.

2.  Evita la impresión de emails o de borradores de trabajo.

3. Elige recambios y cartuchos originales del fabricante

4. En la empresa, imprime en papel reciclado y en modo borrador

5. Utiliza en tus equipos el modo “ahorro de energía”.

6. Cambia o renueva tus equipos cada 5 años

7. Elige equipos que permitan agrupar diferentes órdenes de impresión y lanzarlas cuando sea más conveniente.

8. Cambia tus impresoras locales por impresoras de red.

9. Implanta sistemas para gestión de la impresión (MPS). Tendrás el control total y notarás el ahorro.

10. Plantéate la externalización del servicio de impresión. Será otro quien se ocupe de todo y podrás reducir hasta un 30% tus costes actuales.

Y una última reflexión: cada uno es profesional en su ámbito, pero no podemos saber de todo. Delegar en profesionales acreditados que auditarán nuestro parque de máquinas y nuestros sistemas de impresión nos permitirá detectar áreas de mejora y, en poco tiempo, conseguir una reducción efectiva de nuestros costes de impresión. Y no sólo eso. Cuando escanear, compartir o imprimir documentos deja de ser una preocupación para la empresa, se gana más tiempo para dedicarlo a la gestión del negocio.

 

DATACLISMO. Sexo, mentiras y Big Data.

DATACLISMO. Sexo, mentiras y Big Data.

l Big Data y el comportamiento sexual de los norteamericanos da a luz un interesante libro sobre la conducta humana.

¿Quiénes somos en realidad cuando creemos que nadie nos está mirando? Psicólogos, sociólogos, filósofos, biólogos y genetistas han dedicado y dedican sus mejores esfuerzos a responder esta aparentemente sencilla cuestión. En el siglo XXI, con la generalización del uso de internet y del anonimato intrínseco que permite la red, Christian Rudder ha “inventado” una nueva forma de acercarse al estudio de la conducta humana: el estudio de las redes sociales y, especialmente las webs de citas y contactos, como espacio de “relaciones” entre personas que pueden mostrarse como son porque creen que nadie está mirando.

Rudder, el autor del estudio, es licenciado en Matemáticas por la Universidad de Harvard y creador, entre otras empresas en la red, de OKCupid, una de las mayores redes de contactos para adultos en Estados Unidos. El resultado de su investigación es sorprendente y ha cosechado numerosos elogios entre especialistas de distintas disciplinas, incluidos los críticos literarios. “Provocador, revelador, absorbente” son algunos de los calificativos con que se describe el trabajo de Rudder, por ejemplo, en el New York Times.

Los hombres prefieren contactos con mujeres jóvenes de entre 20 y 30 años. Las mujeres, por el contrario, prefieren relaciones con personas de una edad parecida a la suya. El 6% de los hombres heterosexuales busca de forma directa sexo casual, pero sólo el 0,8% de las mujeres heterosexuales lo hace. Gays y lesbianas suben el porcentaje hasta casi un 7%. Los varones de origen latino valoran hasta un 13% más el atractivo de las mujeres latinas. Las mujeres afroamericanas reciben de media un 25% menos de solicitudes de contacto. Y así hasta 304 páginas llenas de gráficos e información que, por supuesto, va más allá del comportamiento sexual: si quieren saber si se duchan más en Vermont o Nueva Jersey o la opinión de las afroamericanas sobre Simon&Garfunkel… este es su libro.

Más allá de la anécdota, detrás de este estudio lo que hay es Big Data. Mucho Big Data aplicado en beneficio de las Ciencias Sociales. Millones de TB de información proveniente de Facebook, Twitter, OKCupid y otras plataformas sociales a las que se ha aplicado el poder de análisis de las nuevas tecnologías y la mirada lúcida de un observador capaz de ensamblar todas las piezas.

Si, el Big Data tiene innumerables aplicaciones y la investigación social no podía ser una excepción. Lo que sorprende y destaca de esta propuesta es la naturaleza de las fuentes y la originalidad del método de análisis.

Y hasta aquí podemos leer. Hacer “spoiling” no es lo nuestro. Para saber más tendrán que acudir a “Dataclysm. Who we are when we think no one’s looking”, de Christian Rudder, publicado por Crown y disponible en tiendas online, por supuesto.

Pequeñas trabajando como grandes

Pequeñas trabajando como grandes

La digitalización de los procesos documentales y la gestión integral del documento iguala a la PYME con las grandes empresas.

Todo los expertos coinciden en que una parte importante del valor del negocio se encuentra en los documentos o, mejor dicho, en la información contenida en documentos. Digitalizar este contenido, distribuirlo adecuadamente en un workflow y poder manejarlo de forma colaborativa mejora sin lugar a duda el proceso de toma de decisiones, la eficiencia de los procesos y, en consecuencia, la competitividad de las empresas. Tomen nota de este dato: el 84% de los directivos de las organizaciones empresariales españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%.

En este camino, el tamaño no importa. Existen soluciones en el mercado capaces de dotar a una PYME de las mejores herramientas de gestión documental cuyo coste puede oscilar entre los 5.000 y los 15.000 euros, según la complejidad de la empresa y las funcionalidades deseadas. Si la implementación de estas tecnologías digitales supone además una reducción real de costes de hasta un 20% del volumen de facturación, es evidente que el retorno de la inversión y la amortización de la inversión es muy favorable.

Por ello, la digitalización del archivo físico y la incorporación de procesos de gestión documental debería ser una prioridad para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que, paradójicamente, llevan ventaja en este campo. Su tamaño, flexibilidad y capacidad de adaptación hace que puedan detectar esta necesidad y moverse mucho más rápido que las grandes corporaciones. Se estima que casi un 60% de las PYMES españolas esperan haber digitalizado todo su archivo documental en los próximos tres años. Esta cifra se reduce al 45 % cuando hablamos de grandes empresas.

Para que estos cambios sean posibles, es crítico contar con un “partner”, un socio tecnológico, que pueda guiar el proceso de transformación hacia la gestión de los procesos documentales de forma efectiva y sin que esta evolución pueda afectar o restar tiempo a la actividad normal de la empresa.