10 pasos para que la transformación digital llegue a tu PYME

Cada día recibimos cientos de impactos digitales en nuestras tareas cotidianas. Nuestros hábitos de consumo son cada vez más digitales, nuestros hijos estudian y juegan de forma digital, nuestras relaciones personales ya no son solo cara a cara, etc. La transformación digital ha llegado a nuestras vidas para quedarse, y por ello también debemos de tenerla más en cuenta que nunca en nuestros negocios.

Las tic ya forman parte desde hace años de nuestro mundo digital, pero con tener modernas y potentes herramientas tecnológicas no basta. La transformación digital en las empresas es uno de los principales focos de actuación para la mayoría de los CEOs de compañías tanto grandes como pequeñas. Ante el nuevo paradigma del mercado, adaptarse hacía  la omnicanalidad, la inmediatez, la hipersegmentación y la personalización no es algo optativo si no obligatorio para cualquier negocio que quiera seguir siendo competitivo en su mercado. De manera especial acusa esta necesidad en las pequeñas empresas, donde la evolución digital marcará la diferencia entre el éxito o la extinción ante el alto nivel de competencia.

Por ello, la importancia de llevar a cabo con éxito la transformación digital de tu pyme sin retrasar más este momento. Y para llevar a cabo este cambio, supondrá involucrar a todos los departamentos de la empresa, así como a la directiva, para plantear un cambio cultural en el modo de trabajar hacía la automatización, la eficiencia y la productividad. En otras palabras, hablamos del famoso darwinisimo digital, que no es otra cosa que la aceleración de una revolución en la empresa mediante la implantación de herramientas y procesos de innovación disruptiva que afectarán a los métodos de trabajo y la forma de entender la empresa hasta ese momento.

¿Qué es la transformación digital en las pymes?

Pero ante tanto aluvión de información sobre digitalización en las empresas y nuevas tecnologías, más de uno se preguntará ¿por donde comienzo mi transformación digital en mi pequeña empresa? Y es aquí donde nos encontramos en uno de los puntos más importantes del proceso de gestión del cambio: conocer el nivel de maduración digital inicial tanto de nuestros empleados como clientes, así como la tecnología con la que trabajan.

Pero para entender como llevar a cabo la transformación digital en la pyme tendremos que mirarlo desde tres perspectivas principales:

  • Ser conscientes de que el objetivo final será mejorar la experiencia de cliente, lo que pasa irremediablemente por mejorar nuestra capacidad de desarrollar el trabajo para ellos, buscando la eficiencia, rapidez, personalización y disponibilidad que nos demanda.
  • Entender que la transformación digital en las empresas no es comprar nuevos equipos o instalar novedosos software. Este cambio va más allá de la tecnología, esta es únicamente un medio y no un fin. Lo importante es involucrar a las personas que forman la organización, invitarles a salir de la zona de confort para conseguir ser más productivos y dedicar su talento a tareas de valor.
  • Dibujar de forma precisa y calendarizada el digital journey del proceso de transformación digital. Y para hacerlo, acompañarte de un equipo experto en la digitalización del puesto de trabajo que pueda asesorarte sobre las etapas y puntos de dolor en los que centrar tus esfuerzos e inversión. Lo más aconsejable para hacerlo es realizar en primer lugar una auditoria de madurez digital que permita diseñar la ruta de transformación de forma precisa una vez recogidos y analizados todos los datos de los empleados, los clientes y la tecnología de la compañía.

10 pasos para que la transformación digital llegue a tu PYME

Desde Ricopia queremos ayudarte a que consigas alcanzar con éxito este cambio en tu empresa, y por ello te contamos 10 pasos para que la transformación digital llegue a tu pyme:

  1. Incluir tu proyecto de digitalización como parte de la estrategia empresarial global

La transformación digital va más allá de poner ordenadores más potentes y digitalizar un par de procesos, se trata de un cambio importante en la compañía que afecta a la cultura de toda la empresa. Por ello es importante y prácticamente obligatorio que esta evolución esté integrada dentro de la estrategia global del negocio, con la dirección general como embajador principal del proyecto, con el fin de impactar en todos los departamentos y precursor protagonista de la iniciativa.

  1. Analizar las opciones más acordes para tu negocio de software y herramientas

Por descontado, esta gestión del cambio deberá estar ligada a la implantación de innovadoras tecnologías que te permitan automatizar procesos de tu negocio que hasta ahora no eran tan eficientes como deberían. Y para ello, deberás aliarte de potente software y hardware como equipos profesionales de impresión multifunción, soluciones colaborativas como pantallas interactivas o proyectores de videoconferencia, tecnologías a medida para tareas de administración como facturación electrónica o firma biométrica, etc.

  1. Focalizar las primeras fases en las áreas más estratégicas de nuestro negocio

Cuando nos enfrentamos  a un proyecto de transformación digital de esta magnitud nos damos cuenta de que son muchos procesos y muchas optimizaciones las que tenemos que llevar a cabo para alcanzar el éxito. Sin embargo, y como es lógico, no podemos pretender hacerlo todo sin ningún tipo de orden o programación, por lo que se recomienda dividir en fases la implantación. Para ello, mediante una auditoria inicial, detectamos los conocidos como puntos de dolor, aquellas áreas, procesos o tareas que requieren de una transformación con mayor urgencia por ser de mayor importancia o impacto sobre el negocio.

  1. Fomentar el pensamiento de innovación de manera interna

Como hemos mencionado anteriormente, que la empresa al completo esté volcada en el proyecto de transformación digital es algo vital si queremos conseguir nuestro objetivo. Para ello, lo recomendable es realizar una serie de acciones de comunicación interna y marketing corporativo que permitan a los trabajadores sensibilizarse con la importancia de la innovación en el modo de trabajar. Esto nos ayudará a contar con el apoyo y la predisposición de los empleados a la hora de hacer frente a los cambios que afectarán directa o indirectamente su día a día en la compañía, venciendo así la resistencia al cambio tan común en la mayoría de los casos.

  1. Buscar la eficiencia con tecnología potente pero simple

Alta tecnología no es sinónimo de complejos software y difícil lenguaje técnico. Cada vez más los profesionales quieren trabajar en el ámbito de su trabajo con la misma facilidad que las marcas de consumo nos lo permiten hacer en nuestra vida personal. Por ello, procura trabajar con proveedores que te faciliten el día a día, cuyas herramientas no te supongan una implantación y formación muy pesada. Recuerda que estas nuevas tecnologías estarán presentes todos los días en el puesto de trabajo de tus empleados, y cuanto más sencilla y personalizada sea más productiva harás su jornada.

  1. Experimenta nuevas formas organizativas más colaborativas

Cada vez más empresas tienden más a la horizontalidad de las organizaciones en cuanto a puestos se refiere, potenciando el trabajo en equipo y los líderes frente a los jefes tradicionales. La transformación digital impulsa mucho más el trabajo colaborativo, ya que pone a disposición de las empresas tecnologías que permiten superar, por ejemplo, la barrera espacio temporal que pueda existir entre dos personas; las limitaciones de conexión, etc. Aprovecha tu proyecto de cambio para evolucionar también en esta materia y comienza a trabajar en equipo de verdad.

  1. Formación como pilar fundamental para alcanzar el éxito

Si mides la madurez digital de tus empleados podrás medir en los resultados que no todos ellos se pueden enfrentar del mismo modo a un cambio cultural hacia lo digital. No supondrá la misma adaptación una persona con un alto nivel de informática, manejo de redes sociales o herramientas como la nube, a otra que no utilice el ordenador más allá de su día a día en la compañía. Ten en cuenta que aunque no tengas disponible para ellos en su día a día cierto tipo de herramientas no significa que no sepas o no quieran usarlas, simplemente que no tienen la oportunidad de hacerlo en su ámbito profesional pero si quizás personal.  Por ello, y para paliar estas diferencias en cuanto a conocimiento tecnológico entre tus empleados, planifica dentro del proyecto de digitalización un calendario de formación específico para cada área en función de los procesos que se tengan previsto automatizar.

  1. Análisis de la inversión y de resultados

¿Qué sería un proyecto sin su correspondiente y a veces temido retorno de inversión? Recuerda analizar y fijar objetivos en cada una de las fases a desarrollar, y por supuesto medir el impacto del cambio en las cuentas de la empresa tras los primeros meses desde su implantación. Un proyecto de transformación digital que no repercuta de forma directa en la cuenta de resultados probablemente no haya sido bien planificado o desarrollado, ya que el principal objetivo de este deberá ser mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, lo que nos permitirá dar un mejor servicio y por ende vender más.

  1. Aliarte de los mejores colaboradores

Y para no tener que sufrir cifras negativas en lo comentando en el punto anterior, y que la inversión haya sido amortizada con éxito, procura hacerlo de la mano de especialista en este tipo de cambios en empresas. Gran parte de las empresas, de forma especial las pymes, fracasan en sus procesos de transformación digital por una mala planificación tanto de la estrategia como de los recursos, y para evitarlo lo que necesitas es tener a tu lado un consultor especializado en digitalización del puesto de trabajo que analice contigo todos los pasos del proyecto.

  1. Mantener una mejora continua tras la implantación

El mundo tal y como lo conoces evoluciona de manera rápida debido a la tecnología, casi sin darnos cuenta a adaptarnos a los cambios, y en las empresas ocurre lo mismo. La digitalización nos obliga a mantenernos siempre alerta para no quedarnos atrás en el mercado, y por ello en la empresa ocurre exactamente lo mismo. Es conveniente  repasar de forma periódica nuestros procesos para seguir buscando mejoras que puedan hacer nuestro negocio aun más eficiente.

En Ricopia Technologies creemos en la importancia para una pyme de subirse al tren de la transformación digital para no quedar relegada en el mercado, y por ello, como lo hemos vivido en nuestra propia experiencia, te animamos a acometer un proyecto de esta magnitud con el que mejorar tus cifras y colocarte a la cabeza frente a tu competencia.

Si estás interesado en iniciar tu proceso de evolución hacia lo digital, podemos ayudarte a cubrir todas las fases del proyecto, así como a diseñarlo contigo y acompañarte durante la transformación. Llevamos haciéndolo desde hace más 30 años, evolucionando junto al sector, e invirtiendo siempre en innovación para poner a disposición de la pyme la más alta tecnología.

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