¿Por qué es necesaria una solución de gestión documental para adaptarse al RGPD de la Unión Europea?

Una solución de gestión documental puede resultarte de gran ayuda para hacer frente al nuevo panorama legal en relación a las bases de datos. Desde abril del pasado año 2016 la Unión Europea reforzó la protección de datos con la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Una férrea medida para salvaguardar la información de los ciudadanos europeos que supondrá grandes sanciones para aquellas empresas e instituciones que no la cumplan.

La mayoría de compañías son susceptibles a esta normativa, ya que afecta a todo tipo de empresas que manipulen, procesen, recopilen, almacenen u analicen datos de carácter personal. Con la aprobación del RDPD se pretende que tengan un control muy exhaustivo de toda la información para que pueda ser protegida e identificada en determinados momentos en los que sea necesario. Hasta ahora, la mayoría de negocios no eran conscientes del gran volumen de datos importantes que manejaban y por ende tampoco prestaban atención a su correcto almacenamiento. La otra gran novedad es la obligatoriedad de que las empresas permitan que las personas puedan ejercer su derecho de supresión para eliminar su información personal de las bases de datos en el momento en el que así lo deseen. Por ello, están obligabas a poner a disposición de esas personas el procedimiento para hacerlo.

Hasta el mes de mayo de 2018 transcurre el periodo transitorio, para la puesta en marcha de manera práctica en las empresas de esta normativa. A partir de ahí, las Unión Europea podrá sancionar a aquellas compañía e instituciones que no se hayan adecuado a la ley, con multas de hasta 20 millones de euros.

Soluciones de gestión documental para una correcta gestión de datos

Para facilitar este nuevo procedimiento de almacenamiento de datos, las soluciones de gestión documental de Ricopia son una magnifica oportunidad de para poner en marcha estas medidas en tu negocio. Con un software de gestión de datos podrás gestionar automáticamente y de manera más eficaz las diferentes tareas en las que intervienen  los datos de carácter sensible. Conseguirás una mayor protección de estos así como una mayor optimización al tener más trazabilidad, lo que permitirá a tus empleados llegar a la información que necesitan de manera más rápida.

Además de cumplir con la normativa del RDPD, las soluciones de gestión documental ayudan a estructurar de una manera más precisa nuestras bases de datos, y a tener todo en formato digital, evitando las posibles pérdidas que supone almacenar esta información de manera física. También permite tener un control de quién y cómo acceden a esos datos, bloquear modificaciones, suprimir de forma automática aquellos datos que así necesitemos borrar, etc.

Recuerda que para la fecha tope marcada por la Unión Europea tendrás que tener la implantación totalmente completada en tu empresa, así que es muy recomendable que comiences el proceso de automatización de todos tus datos cuanto antes para evitar posibles sustos.

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