Introducción

Almacenar documentos digitalizados significa poder disponer del espacio físico que antes ocupaban los archivadores, no traspapelar documentación importante y poder disponer de ellos en cualquier momento además de asegurar que quienes acceden a éstos, son personas autorizadas para éste fin, establecer un proceso de gestión dentro de la empresa para que los documentos puedan ser visados, firmados digitalmente, autorizados, sellados, etc.

Esto es GDR, la herramienta que Ricopia crea a medida para tu empresa con el fin de que los documentos estén protegidos (restricción de visualización, identificación a través de contraseñas…), organizados como desees (uno o varios tipos documentales) y controlando en todo momento el proceso en el que se encuentra (pendiente de aceptación, entregado al departamento administrativo…) y sean de fácil localización en el momento que se requieran.
Sencillo de explicar y más sencillo de usar ya que es la herramienta que usted va a diseñar asesorado por nuestro equipo de Consultores Especialistas e Informáticos.

Hacemos lo que su empresa necesita, ni más ni menos.

Está demostrado que son mas eficientes las empresas que gozan de una buena organización y de ésta manera no pierden tiempo, y por lo tanto, aumentan su productividad y reducen costes estructurales a la vez que moderniza los procesos internos y externos.

Se hace imprescindible establecer diferentes fases en las que se encuentran la documentación que tiene la empresa, desde que llegan hasta que salen o se almacenan.

 

I. Captura de Datos

El primer paso es generar los documentos digitales, tan sencillo como escanear un albarán o factura, guardar un correo electrónico o cualquier documento que generemos en nuestro ordenador, incluso si el origen es del ERP que usamos actualmente. Ya está!

Los documentos generados, como si tuvieran vida propia, se almacenarán en el destino en el que siempre se almacenan todos los albaranes, facturas, etc. Como dice el refranero español “cada mochuelo a su olivo”.

Se pueden remitir a su destino de forma manual o automatizada según se haya establecido.

También se pueden duplicar si lo que buscas es que éste documento realice una ruta de autorización (con firmas digitales, sellos personalizados etc.), se envíe una copia a diferentes departamentos o a varios usuarios determinados de forma simultánea.

Como ves, es mucho más que una simple acción de escanear o copiar y pegar un documento.

 

II. Indexación

Indexar esta definido como la acción de registrar ordenadamente información para elaborar su índice. De esta forma al realizar posteriormente una consulta, el motor de búsqueda se dirige a éste índice para localizar los elementos deseados, arrojando así resultados precisos y rápidos.

GDR puede realizar diferentes formas de indexación (registro ordenado de los documentos):

• Indexación manual
  
  • Textos sin validación
  • Textos validados en listas internas o externas
    
    
• Captura automática
  
  • Por códigos de barras
  • Por nombre de fichero
  • Por ficheros de índices asociados al documento
    
    
• Captura semiautomática
  
  • Proceso idéntico al automático pero se necesita validación por parte del usuario final
    
  
  
  
  

III. Archivo Documental

Por lo general los documentos se almacenan en archivadores ubicados cerca del departamento administrativo, ocupando un espacio importante. El tiempo que se destina a guardar un documento para poder localizarlo fácilmente, cuando sea necesario, suele ser superior a 20 minutos diarios.

Digitalizando los documentos, evitamos el engorro de tener que colocarlos antes de guardarlos en el archivador correspondiente, además “según qué documentos” puede que no necesite guardarlos, pudiendo destruirlos.

Aunque decida guardar los documentos originales, éstos podrán estar fuera de su oficina, ganando espacio donde realmente lo necesita y manteniéndolos protegidos de cualquier accidente o intrusión.

Disponiendo de este sistema de Gestión Documental agilizamos los procesos y el flujo de información dentro de la empresa. Volvemos a hablar de aumento de la productividad y por lo tanto, reducción de costes.

IV. Seguridad

Con archivadores o carpetas colgantes estamos muy expuestos al sabotaje. Es fácil que un documento que he impreso se termine perdiendo o traspapelando.

La seguridad de tener los documentos digitalizados, pudiendo hacer copias periódicas (CD, DVD, etc.) no tiene precio.

El acceso a la información introducida en la Gestión Documental es mediante contraseñas de sólo lectura o completa, seguridad añadida de que nadie entrará a ver los documentos si no es una persona autorizada, manteniendo de esta forma la confidencialidad de los mismos.

Se gasta mucho dinero en seguridad para los sistemas informáticos (antivirus, antispam, etc.) y también de la información de su empresa pero, ¿cómo protege esta información una vez impresa?

V. Ahorro de Costes

Venimos hablando en varias ocasiones del aumento de productividad como efecto inmediato a la implantación del GDR. Ahora hagamos números.

• El 80% de la información de las empresas no está estructurada, por lo que no se utiliza de manera ventajosa.
• En una jornada de 8 horas el 20% de ésta (aproximadamente) se dedica a tareas de gestión documental.
• Un documento medio puede ser copiado de 9 a 11 veces.
• Archivar manualmente cuesta aproximadamente 20 €.
• Recuperar un documento mal clasificado cuesta alrededor de 120 €.
• El 85% de los documentos no vuelven a salir jamás de su archivador.
  

Prepárate con el mejor asesoramiento:

• Administre, guarde y distribuya documentación de manera automatizada.
  
• Flujo de trabajo controlado y ágil
  
• Aplicaciones a medida de la empresa
  
• Usuarios con y son permisoso para controlar gastos
  
• Soporte Técnico permanente